PME Viticoles : Comptabilité, démat, trésorerie

Dans un grands domaines viticoles bordelais, la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. n’est plus une option mais une nécessité stratégique. Fini le temps où la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. et la trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque. rimait avec tableaux Excel et classeurs débordants. Dans les chais d’un prestigieux château médocain, pendant que les barriques affinent leur nectar, une autre transformation s’opère. Rencontre avec notre expert IT qui orchestre cette métamorphose digitale.

Une complexité à plusieurs niveaux

« Une petite goutte dans l’océan d’un groupe international » – c’est ainsi que Mme Dumas*, responsable administratif et financier, décrit un fleuron des grands crus classés. Une simple goutte dans un groupe international ? En apparence seulement. Ce grand cru classé, avec ses 63 collaborateurs, gère un flux de 12 000 documents annuels – un volume qui exige une transformation digitale immédiate. 

Au-delà des chiffres, le véritable défi réside dans l’équilibre : comment concilier l’agilité d’une structure locale avec les exigences d’un groupe international qui impose des projections financières sur trois ans ?

La complexité est réelle. D’un côté, les opérations quotidiennes d’un domaine prestigieux. De l’autre, les standards de reporting d’un groupe mondial. Entre les deux ? Une équipe administrative qui jongle avec des outils dépassés, handicapant sa capacité à répondre efficacement à cette double exigence. 

Les enjeux ? Immédiats et stratégiques :

• Fiabiliser les données financières
• Accélérer les processus de validation
• Garantir une visibilité en temps réel

Comment transformer cette apparente contradiction en opportunité d’innovation ? La réponse se trouve dans une digitalisation intelligente, adaptée aux spécificités du secteur viticole.

État des lieux 

« Je défendrai mon point de vue, » précise-t-elle, car la décision finale impliquera la direction locale et le groupe. Une négociation subtile où chaque argument compte. Pourquoi cette approche hybride ? Pour conjuguer sécurité et innovation, tradition et modernité. Une transformation digitale qui respecte l’ADN du domaine. 

Fahde accompagne cette réflexion avec finesse, préparant le terrain pour une évolution naturelle vers le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations.. Pour cela, il déploie une pédagogie claire sur les options d’hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. :

• Mode SaaS : solution cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations., flexible et accessible.
• On-Premise : hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. sur les serveurs du domaine.

Le système actuel 

La comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. s’appuie sur Sage 100. Cette fondation, bien que solide, mérite une modernisation à la hauteur des enjeux du domaine. De plus la structure des comptes de trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque. orchestrent les flux financiers :

• Le compte principal pour la gestion quotidienne, autonomie locale ;
• Le compte groupe pour supervision internationale, vision stratégique.

En effet, le cash management se doit d’être d’une précision horlogère. Au-delà d’un certain seuil, les fonds remontent au groupe international. En deçà, le groupe irrigue le domaine viticole. Un ballet financier qui ne tolère aucune approximation. La transformation digitale doit donc répondre à une double exigence : maintenir le contrôle local tout en fluidifiant les échanges avec le groupe. Un défi que Fahde Bouamda relève avec une approche sur mesure.

Chaque option est pesée selon les spécificités du château et les exigences du groupe international.

Les solutions

Fahde Bouamda, notre consultant IT, pose un diagnostic précis. Les symptômes ? Une gestion de trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque. prisonnière d’Excel, deux comptes bancaires à piloter, des reportings chronophages et un processus de validation qui s’essouffle. La solution ? Une plateforme de trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque. intelligente capable d’extraire automatiquement les données comptables.

Comment transformer une contrainte budgétaire en levier de performance ? En choisissant une plateforme qui s’adapte aux spécificités du domaine viticole. Une solution qui libère les équipes des tâches répétitives pour se concentrer sur l’analyse stratégique.

Verdict : Fahde propose des logiciels adaptés aux besoins du domaine viticole. En ressort en tête de proposition Sage. Budget prévisionnel : 20 000€ annuels, un investissement raisonnable pour libérer le temps des équipes et sécuriser les processus financiers. 

Mais au-delà du chiffre, que gagne réellement le domaine ?

• Des extractions automatiques des tableurs Excel depuis Sage
• Une vision consolidée de la trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque.
• Un workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. de validation fluide et sécurisé

La dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. : une évolution naturelle

Le diagnostic est sans appel : 80% des documents arrivent déjà au format numérique. Pourquoi alors continuer à imprimer, classer, scanner ? Le projet de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. s’impose naturellement, avec des exigences précises :

• Une interface intuitive pour 8 à 10 utilisateurs
• Un workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. de validation rigoureux
• Une intégration transparente avec les systèmes existants 
• Un process d’archivage sécurisé et conforme aux normes en vigueur

Notre expert a structuré sa démarche en trois temps :

1. Analyse approfondie des besoins spécifiques du château
2. Présélection des solutions les plus pertinentes du marché
3. Accompagnement personnalisé jusqu’à la mise en production début 2025

L’excellence d’un grand cru demande patience et précision. Il en va de même pour la transformation digitale de ce domaine bordelais. Le planning est calé sur le rythme naturel du domaine : décision avant la fin 2024, déploiement post-vendanges 2025. La RAF du château le sait bien : cette transformation n’est pas qu’une question d’outils, c’est une évolution culturelle. Les solutions sélectionnées devront s’intégrer harmonieusement dans l’ADN du domaine, respectant ses traditions tout en le propulsant dans l’ère digitale.

Premiers retours encourageants : la direction adhère au projet, le budget est validé. Prochaine étape : le choix final des solutions, avec déjà quelques pistes prometteuses à l’étude. 

Ce grand cru nous rappelle qu’excellence viticole et innovation technologique peuvent faire bon ménage. Un mariage subtil, comme celui d’un grand vin, qui demande expertise, patience et vision.