Loire Atlantique Développement a choisi DocuWare pour l’archivage et la centralisation de ses documents dans un espace numérique exclusif, largement utilisé par les 140 collaborateurs de l’agence au quotidien.
Cette agence d’ingénierie publique, dédiée à l’amélioration du cadre de vie des habitants, a entrepris une restructuration complète de sa gestion interne et de l’organisation de son fonds documentaire en 2020. Ce projet s’inscrit dans une stratégie globale de développement numérique, visant à remédier à la dispersion des documents sur différents serveurs, entraînant une perte de temps significative dans la recherche d’informations.
La recherche d’un outil de gestion documentaire a conduit à un appel d’offres en 2020, et la solution DocuWare a été sélectionnée pour sa polyvalence, sa réactivité et sa capacité à évoluer. Les fonctionnalités de son interface d’administration, son alignement avec les solutions métier, et ses capacités de workflow ont été des points clés dans cette décision.
L’adoption de DocuWare a considérablement amélioré la productivité des équipes, avec une économie de temps équivalente à 75% dans la recherche de documents. Cette solution a été recommandée par un partenaire local et s’est démarquée en tant que seule solution compatible avec les PC et les MAC sur le marché.
Malgré la pandémie de Covid-19, le soutien du partenaire local a été crucial pour la gestion et l’adoption réussie du projet. La pandémie a également souligné l’importance de l’accès aux documents à distance, accélérant ainsi la décision de mener à bien cette initiative de digitalisation.
Le déploiement de la GED a permis au pôle IT d’exploiter les données en interne et de développer des outils de pilotage et d’extraction d’informations. Après une année de soutien et de gestion du changement, la GED est désormais pleinement opérationnelle et accessible à l’ensemble des 140 collaborateurs de l’agence.
Le premier volet de la démarche de digitalisation a concerné la comptabilité et la commande publique, et le projet s’étendra bientôt à la dématérialisation des contrats. Les fonctionnalités avancées de DocuWare, telles que l’auto-indexation et le connecteur Outlook, ont rencontré un vif succès.
« Grâce à DocuWare, nos équipes ont optimisé leur productivité ; l’équivalent de 75% de temps gagné dans la recherche des documents. », conclut Laurent Guihard. La direction envisage d’étendre l’utilisation de l’outil à l’automatisation des workflows et à la signature électronique dans un proche avenir.
