Whiskies du Monde, une PME spécialisée dans la distribution de vins et spiritueux, a choisi la solution de dématérialisation DocuWare pour accélérer la recherche de documents et simplifier la préparation des audits comptables.
Cette solution est désormais largement adoptée par tous les collaborateurs de l’entreprise, contribuant ainsi à une gestion plus efficace du temps.
Fondée en 1999 à Mérignac, près de Bordeaux, Whiskies du Monde est une entreprise familiale spécialisée dans le négoce de spiritueux. Dotée d’une force de frappe commerciale à travers divers réseaux de distribution, elle s’appuie sur une équipe dévouée à la construction des marques de spiritueux.
Whiskies du Monde propose une gamme variée de spiritueux, incluant une large sélection de whiskies écossais, japonais, irlandais, indiens, taïwanais, anglais et français. La marque occupe ainsi une position de premier plan dans la production de whiskies français, grâce à un réseau de distribution étendu sur le territoire national.
Spécialiste de la gestion électronique des documents depuis 1988, DocuWare accompagne les organisations en proposant des workflows automatisés et une gestion dématérialisée des documents pour les services Finance/Comptabilité, Ressources Humaines et Ventes/Marketing.
Après une phase de décision et d’implémentation impactée par les confinements liés au Covid, la solution a été déployée en début d’année 2022 sur un périmètre restreint. À la fin de l’année 2022, la solution est totalement opérationnelle, centralisant l’ensemble des documents relatifs au périmètre des achats et des dépenses liées au marketing.
Suite à une phase initiale d’adaptation, les équipes ont rapidement adopté les fonctionnalités avancées, notamment l’indexation intelligente et le système de workflows favorisant le travail collaboratif, même en situation de télétravail.
Véronique Godard, Responsable Comptabilité, met en avant : « La solution DocuWare est magique. Elle nous fait gagner un temps énorme dans la recherche et le traitement des documents. Grâce à DocuWare, nous n’aurons aucun problème pour la préparation des audits réalisés par les commissaires aux comptes.»
De plus, l’ensemble des départements au sein de l’entreprise, qui compte une cinquantaine de collaborateurs, utilise DocuWare pour la consultation ou le traitement des documents, conformément à un système de droits d’accès préalablement défini. « Tout le monde est satisfait de l’outil et y voit son intérêt », souligne Véronique Godard, Responsable Comptabilité. De plus, l’interface comptable avec l’ERP Sage 100 cloud est également fortement appréciée.
La Gestion Électronique de Documents (GED) facilite la préparation des règlements et des remises, offrant aux validateurs des paiements un accès direct au détail des factures via DocuWare.
Fortement satisfaite de l’outil, la direction explore désormais de nouvelles initiatives, débutant par la mise en place de la facturation électronique obligatoire, prévue pour entrer en vigueur à partir du 1er juillet 2024. Ensuite, elle prévoit de se concentrer sur le projet relatif aux dossiers liés aux ventes, notamment ceux associés aux contrats fournisseurs.
