Comment gérer les congés des employés

Innovations sociales majeures, les congés payés ont fait leur apparition en France en 1853 avec le décret de Napoléon III. Depuis lors, leur durée et leurs conditions d’obtention, qui n’ont cessé de progresser, sont considérées comme des progrès sociaux majeurs. Proportionnels au temps de travail effectué dans l’année, les congés payés sont attribués aux seuls travailleurs salariés du secteur privé et du public. En France, le quota de congés payés est de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectué dans la limite de 30 jours par an. La période de référence générale s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Les congés payés sont un droit qui s’applique aussi bien aux salariés en contrat à durée déterminée qu’à ceux en contrat à durée indéterminée.

Anticiper les demandes de congés

La période principale de congés est fixée soit par accord de branche, soit par la convention collective. Elle doit s’étendre entre le 1 er mai et le 31 octobre. Durant cette période, chaque salarié doit disposer de 12 jours minimum et de 24 jours maximum de congés payés. La date et l’ouverture du planning des congés payés doit être affiché dans les locaux de l’entreprise et accessible à tous au moins deux mois avant l’ouverture de cette période. Une fois les dates de congés de chacun établies, l’employeur ne peut plus changer ces dates à partir de un mois avant la date de départ prévue.

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Déterminer le solde de congés du personnel

Le solde de congés du personnel s’entend selon la manière suivante. Il s’agit de déduire le nombre de jours de congés pris sur la période de référence (du 1er juin au 31 mai). Les arrêts de maladie de moins de quatre semaines consécutives sont considérés, dans le décompte du solde des congés payés, comme des périodes travaillées. Pour les salariés n’ayant pas au moins un an d’ancienneté dans la structure et ne bénéficiant donc pas des trente jours de congés payés, il conviendra de calculer le solde de congés payés au prorata du nombre de jours travaillés. Sauf accord de branche ou de convention collective et si l’entreprise ferme ses portes sur un durée supérieure aux nombres de jours de congés disponibles pour la salariés, l’employeur n’est pas tenu de payer à son salarié les jours dépassant son contingent.

Établir des règles concernant les demandes de congés

Si l’ordre des départs en vacances n’a pas été fixé préalablement par accord de branche ou par convention collective, c’est à l’employeur qu’il revient de trancher en prenant en compte un certain nombre de critères.
Si l’employeur décide de fermer sa structure durant la période de congés, il doit préalablement en informer ses salariés et obtenir l’accord du CSE. Cette fermeture ne peut excéder 24 jours consécutifs. Si cette fermeture est inférieure à 24 jours elle doit être validée par le personnel ou le CSE. Les salariés doivent être informés de cette fermeture de l’entreprise pour congés dans un délai suffisant.

Prendre en compte la situation familiale de chaque salarié

Pour fixer les périodes de congés payés de ses salariés il doit tenir compte de la situation familiale de chacun (enfant scolarisé, période de congés du ou de la conjointe, personne en situation de handicap au sein du foyer du salarié …), situation professionnelle du salarié (si ce dernier a plusieurs employeurs), ancienneté au sein de l’entreprise.