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En tant que chef d’entreprise, tout ce qui peut optimiser la gestion de vos activités, et donc de votre temps, est bienvenu. Un logiciel de dispatch le fera considérablement. Accessible depuis tout appareil (ordinateur, téléphone ou encore tablette), il vous permettra de gérer la planification de votre activité et ainsi satisfaire votre clientèle. N’oublions pas l’aspect écologique puisque cela permet de supprimer une majorité des documents papiers.
Pourquoi l’utiliser ?
Utiliser un logiciel de dispatch c’est répondre à des problématiques fondamentales pour les entreprises telles que :
- La planification des tournées d’intervention
- La facturation
- Le manque de communication instantané avec les acteurs de terrain
- La gestion des stocks et des consommables
L’avantage de ce type de logiciel est que toutes les données seront centralisées en un seul serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs.. Les informations sont ainsi mises à jour immédiatement et accessibles à tous les acteurs et services de l’entreprise.
A qui est destiné un logiciel de dispatch ?
Globalement, à toute entreprise de services, quel que soit sa taille. Il est certes pertinent pour les entreprises à effectif important. Cependant, il profitera aussi aux TPE dès lors que les acteurs de l’entreprise ne travaillent pas tous dans un même lieu géographique.
Quelles en sont les fonctionnalités ?
Nous pouvons dissocier trois classes de fonctionnalités.
1) La gestion de la planification
Tout d’abord, un logiciel de dispatch optimisera la planification des interventions. Chaque technicien aura ainsi, sur son appareil, toutes les informations liées à ses interventions (transmission des données nécessaires, attribution du matériel requis). Cela simplifie la réalisation des tâches. Par ailleurs, les techniciens auront un suivi GPS afin d’optimiser les tournées. En outre, ils pourront réaliser des bons de travail sur place et à distance grâce au logiciel. Cela permet de partager immédiatement les informations au sein de l’entreprise et d’éviter ainsi les pertes ou doublons d’informations. Et surtout, cela permet d’être réactif et qualitatif auprès des clients.
2) La gestion du service
Vous apprécierez particulièrement le suivi des activités. En effet il est possible de réaffecter ou modifier la planification prévue si besoin grâce à l’analyse instantanée des activités et créations de bons de travail.
Par ailleurs, et c’est un élément primordial à la gestion de service, la gestion des rapports d’activité sera très appréciée. Ainsi, le technicien pourra rendre un rapport précis et visuel pour chaque intervention. Il pourra en effet intégrer des photos à son compte-rendu.
Par ailleurs, la signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique. est intégrée au logiciel de dispatch. Le client pourra également cocher des éléments spécifiques au besoin. La collecte des données est ainsi optimisée et permet une qualité de service inégalable. De nouveau, nous notons l’angle environnemental via la digitalisation des formulaires et signatures. Également, une notification après chaque intervention sera formalisée par l’envoi d’un SMS ou d’un e-mail à chaque acteur associé à celle-ci. Cela encourage la satisfaction de votre clientèle.
3) La gestion de la facturation
Tout comme il est possible de créer des bons de travail et devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation. à distance, le technicien pourra également assurer la facturation. Doté de toutes les informations voire d’une petite imprimante, il pourra ainsi générer immédiatement une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. si nécessaire.
En conclusion, un logiciel de dispatch vous permet d’optimiser considérablement votre activité et votre organisation. Vous gagnez du temps en digitalisant toutes les informations. De plus, celles-ci étant partagées, cela permet une adaptabilité et une réactivité sans faille. Et ainsi, élément essentiel, cela permet de satisfaire votre clientèle et de la fidéliser.
