SommaireDans l’écosystème des ERP (logiciels de gestion d’entreprise), il existe une pléthore de solutions, chacune plus ou moins adaptée à une problématique donnée.
Une des sous-catégories à laquelle le monde des progiciels s’adresse est l’univers de la gestion financière d’entreprise.
Business Central, partie intégrante de la suite logicielle phare de Microsoft, Dynamics 365, est un excellent exemple de ce qui peut se faire de mieux en matière de gestion de services financiers par ordinateur. Fort d’un grand nombre de fonctionnalités, son cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. s’articule surtout autour d’une problématique clef : le rapprochement bancaire.
Cependant, pour composer avec toutes les possibilités de ce logiciel dans un temps raisonnable, la première question que l’on peut se poser est : de quelle façon configurer Business Central pour tirer au mieux parti de ses fonctions d’analyse comptable ?
Le rapprochement bancaire sous Business Central
Très prisé dans le monde financier, ce progiciel de gestion intégrée offre des avantages clefs pour les PMEs de taille moyenne et plus modestes :
- Une étude en temps des différentes métriques financières de l’entreprise;
- La possibilité d’exploiter toutes ces métriques grâce à une centralisation des données;
- Un lot de paramètres initiaux permettant d’être rapidement opérationnel;
- Un haut niveau de personnalisation pour une automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. à la carte de différents processus de calcul financier.
Pour ces raisons, les utilisateurs de Microsoft Dynamics 365 ont tendance à rester au sein de la zone de confort que cet ERP offre en choisissant d’utiliser la très flexible solution qu’est Business Central. Mais comment, justement, passer des paramètres initiaux livrés opérationnels à une personnalisation suffisamment adaptée à l’entreprise pour réaliser une analyse comptable de façon adéquat et en un rien de temps ?
La recette infaillible du rapprochement bancaire
Cette procédure se déroule en 3 étapes :
- Affectation d’un compte bancaire;
- Configuration du système pour recevoir une importation;
- Association des transactions relatives.
Étape 1 : l’affectation d’un compte bancaire
Une fois dans Business Central, cliquez sur l’onglet “Compte bancaire”, que vous retrouverez dans la partie supérieure de l’écran.
Une fois cette opération réalisée, la fenêtre qui apparaîtra vous proposera un menu contextuel intitulé “Service des relevés bancaires”, dont l’option “Créer un nouveau compte bancaire” sera celle à cliquer.
En entrant les coordonnées bancaires du compte à suivre, vous le lierez au profil utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. que vous utilisez sous Business Central.
Il se peut que vous ayiez besoin d’informations de connexion (comme un mot de passe) qui devra vous être fourni par la banque qui héberge le compte considéré.
Étape 2 : configuration du système pour recevoir une importation
Les informations émanant du compte, une fois celui-ci synchronisé, seront centralisées pour être exploitées par Business Central. Cela vous permettra de disposer directement de celles-ci pour automatiser la génération de vos différents rapports financiers. Une mention “automatique” dans le statut qui vous sera affiché vous confirmera que l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. est bien en place.
Cependant, si par malchance l’importation automatisée n’est pas activée, cliquez sur l’onglet “Configuration de l’importation” qui ouvrira une fenêtre dont l’icône “Inscription automatique” devra être cochée.
Étape 3 : association des transactions relatives
C’est dès à présent que vous pouvez choisir les transactions que vous souhaitez intégrer à ce pool de données pour la génération de vos rapports à venir et, a fortiori, de l’analyse comptable que vous cherchez alors à réaliser.
Il vous est possible, pour ce faire, de choisir les transactions par nature (notes de frais, avoirs, factures, etc.).
Une fois que vous aurez composé votre choix comme vous l’entendez, il ne vous restera plus qu’à cliquer sur le bouton “Publier” relatif à l’onglet “Action” du menu, afin de générer un PDF retraçant l’analyse comptable que vous souhaitez obtenir.
Étape supplémentaire (facultative) : la suppression de ligne
Si vous avez besoin d’éditer une ligne fausse, entrée malencontreusement, vous pouvez le faire en choisissant de cliquer sur l’option “supprimer la ligne”, en regard d’une ligne donnée, suite à un clic sur le bouton de menu de ladite ligne (symbolisé par trois petits points verticaux).
Rapprochements bancaires manuels et impressions de rapports
Si, d’aventure, vous cherchez à réaliser “manuellement” un rapprochement bancaire, il vous est toujours possible de taper dans l’onglet de recherche de tout écran de Business Central (symbolisé par une loupe) “Rapprochement bancaire“.
Le menu qui vous sera proposé vous permettra de composer à la carte avec un fin niveau de détail la conception de votre rapprochement. Cette méthode nécessitera cependant d’entrer tous vos détails bancaires (libellés d’opérations, dates, solde, etc.), car ne faisant pas appel à l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. de Business Central et la synchronisation de ses données avec celles de votre compte bancaires.
Pensez à utiliser l’option “Bank Rec.” afin toute impression, qui permet une détection automatique des erreurs éventuelles.
Enfin, une première impression de “rapport de test” est conseillée, afin de vous permettre d’ajuster, si nécessaire, le contenu et la forme de votre rapport pour obtenir une version parfaite de votre document officiel à venir.
Des difficultés à faire votre choix ? Contactez-nous !
Microsoft Dynamics 365 s’impose naturellement depuis quelque temps dans le paysage financier avec sa confortable solution Business Central, mais vous pouvez vous retrouver dans une situation où ce logiciel de répond pas à vos besoins.
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