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La gestion de projet est une activité essentielle à la croissance de l’entreprise. Comme toute activité professionnelle elle peut connaître la crise. Sa gestion repose sur la qualité de la communication. C’est une compétence essentielle du chef de projet. Celui-ci peut désormais compter sur des logiciels adaptés et très performants. Il n’empêche que tout repose sur la pertinence de ses recommandations et la façon dont il les formule. Pour que sa mission soit couronnée de succès il doit absolument soigner sa communication. Aussi bien auprès du comité de pilotage que de l’équipe projet. Plusieurs cas de figure de communication projet en temps de crise sont envisageables.
Différents scénarios de crise
Scénario 1 : le projet de dernière minute
Il n’est pas rare d’avoir à mettre sur pied un projet dans l’urgence. Il est sensé résoudre un problème ponctuel. Bien sûr ce tour de force doit se concrétiser instantanément ! Soyez à l’écoute du comité de pilotage. N’essayez pas de leur expliquer dans les détails votre approche. Comprenez plutôt leurs attentes afin de les satisfaire le plus rapidement possible. Mettez votre stress de côté lorsque vous communiquez avec l’équipe projet. La pression est déjà suffisante. Pensez plutôt à répondre au plus vite et le plus précisément possible à leurs questions. Communiquez largement sur votre façon d’envisager les choses. Pensez à investir une bonne partie de votre temps à peaufiner votre communication. N’hésitez pas à faire valider vos idées par vos collègues.
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Scénario 2 : le projet présente un réel risque d’échec
Lorsque de nombreux indicateurs du projet passent au rouge il est temps de prendre les mesures qui s’imposent. Il est essentiel de ne pas attendre d’être dans une situation irréversible pour communiquer l’état de santé déficient du projet. Soyez totalement transparent auprès du comité de pilotage. Il est très dangereux de présenter un projet moribond sous un jour favorable. Auprès des membres de l’équipe projet favorisez l’émergence de solutions collectives. Ne soyez pas trop dirigiste. La mauvaise santé du projet ne doit pas être une surprise. N’oubliez pas que dans ce cas de figure vous êtes votre seul allié.
Scénario 3 : le moral de l’équipe projet est au plus bas
Il faut détecter au plus vite une baisse de moral de votre équipe projet. La poursuite des tâches subit un relâchement de plus en plus prononcé. Les participants aux réunions sont de plus en plus en retard ou carrément absents. Les raisons de cette perte de motivation sont souvent une incompréhension croissante des objectifs additionnée à l’accumulation de fatigue. N’hésitez pas à faire part de vos préoccupations auprès du comité de pilotage. Cela peut se communiquer de façon informelle. Soyez à l’écoute de l’équipe projet. Il est fort probable que vous n’ayez pas su très bien comprendre leurs attentes. Il se peut qu’il se sentent incompris où qu’on ne leur prête pas assez attention. Favorisez les rencontres en tête à tête pour répondre de façon spécifique aux attentes individuelles.
Scénario 4 : les parties prenantes s’en désintéressent
Un des plus grands dangers encourus par un projet est le désintérêt des parties prenantes. C’est une situation proche de la précédente. Elle est cependant plus intellectuelle qui émotionnelle. Encore une fois la qualité de votre communication est prépondérante. Le comité de pilotage peut se sentir trop bombardé d’informations. Il peut être dans l’incapacité d’effectuer des actions en réponse à vos messages. Il est essentiel que vos propos soient calculés. ajustés au style, à la maturité et au niveau de culture de votre organisation. Le climat social qui y règne peut-être à la source d’un certain désintérêt pour le projet. L’équipe projet doit être informée des raisons pour lesquels vous souhaitez la réalisation de telle ou telle action. N’hésitez pas à demander à ses membres de proposer des solutions et d’exprimer leur point de vue. Vous devez savoir si vos propos sont ambigus. L’équipe peut ne plus percevoir plus tous les bénéfices qu’elle tire de son travail.
Voir aussi nos articles : RoadMap Projet, Méthode agile pour gestion de projets.
Respectez 5 règles simples pour sortir de la crise
Quel que soit le type de crise à affronter respectez 5 règles simples de résolution des crises. Il faut à tout prix standardiser vos formats de communication. Quelle que soit leur nature ils doivent être facilement compréhensibles par toutes et tous. Des tableaux de bord mis à jour régulièrement sont un outil précieux pour centraliser les avancées du projet. Il est possible d’améliorer sensiblement la communication au sein de l’équipe projet. Il suffit de faire référence nominativement aux membres responsables de tâches spécifiques. Surtout si des problèmes ont été surmontés. Sur le réseau de communication de l’entreprise penser à utiliser l’Arobase « @ ». N’oubliez pas d’archiver et de classer scrupuleusement les plans et les documents du projet. Automatisez autant que possible l’attribution des tâches et des ressources ainsi que le workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. du projet.
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