SommaireLorsque vous faites l’acquisition d’un logiciel de gestion des ressources humaines vous engagez votre entreprise pour une longue période. Votre choix va impacter tous les collaborateurs. La procédure habituelle consiste à procéder à des appels d’offres, à lire avec attention les réponses puis à sélectionner les 3 meilleurs candidats. Ceux-ci ne manqueront pas de vous présenter leurs produits en détail. Pour vous assurer de la véracité de leur exposé il est toujours possible de demander le prêt d’une version de démonstration.
Cependant, pour être sûr que le logiciel correspond à vos besoins et qu’il est parfaitement fonctionnel rien ne vaut le passage en revue des références évoquées par l’éditeur. Elles sont sources de nombreuses informations. Voici 10 questions que vous êtes droit de vous poser avant de valider votre achat.
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1. Pourquoi devrais-je choisir c’est éditeur ?
La sélection de l’éditeur dépend grandement des impressions positives et négatives que vous aurez ressenties lors du processus d’achat. Il faut les mettre en rapport avec la réalité du déploiement du logiciel. En d’autres termes il faut s’assurer que l’éditeur est à la hauteur de son argumentaire de vente. Vous pouvez vous demander s’il serait capable de vendre vos propres produits avec la même efficacité.
2. Les temps de déploiement sont-ils vraiment ceux qui sont annoncés ?
Renseignez-vous auprès des référents pour savoir si le déploiement du logiciel SIRH a été effectué chez eux dans les délais annoncés par l’éditeur. On sait d’expérience que c’est rarement le cas. C’est un bon moyen de savoir si l’éditeur est capable de tenir ses promesses. Il peut être utile de se renseigner aussi sur les historiques d’installation chez ce même référent.
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|---|---|---|---|---|---|
| Caractéristiques globales | |||||
| Notoriété de l’éditeur / expertise |  | |  | | |
| ErgonomieThéorie qui a pour but d’améliorer l’interaction homme-machine via une interface facile d’utilisation. / Intuitivité | | | | | |
| Réseau de revendeurs | | | | |  |
| Facilité de paramétrage | | | | | |
| Pérennité de la solution (mises à jour) | | | | | |
| Accessibilité coûts / enveloppe budget | | | | | |
| Fonctionnalités spécifiques | |||||
| Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires) |  | | | | |
| Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier) | | | | | |
| Planification Humaine | | | | | |
| Planification Matérielle | | | | | |
| Gestion des stocks | | |  | | |
| Forfait | | | | | |
| Régie | | | | | |
| ComptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. | | | | | |
| Fonctionnalités extra | | | | | |
| Plateforme / hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. | |||||
| SaaS | | | | | |
| On premiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. Ce concept a gagné en popularité au début de l'ère informatique, lorsque les entreprises ont commencé à déployer leurs propres infrastructures pour gérer leurs systèmes informatiques. Avant l'avènement des technologies cloud, les solutions on-premise étaient la norme, offrant aux entreprises un contrôle total sur leurs données, leurs applications et leur sécurité. Ce modèle est souvent préféré par les organisations ayant des besoins spécifiques en matière de confidentialité et de conformité, comme celles dans les secteurs financiers, gouvernementaux ou de la santé. Historiquement, les systèmes on-premise nécessitaient des investissements considérables en matériel et en maintenance, ainsi que des équipes dédiées pour gérer l'infrastructure informatique. Avec le développement rapide des solutions cloud, le modèle on-premise a perdu du terrain, bien que certaines entreprises continuent de le privilégier pour sa capacité à offrir une personnalisation poussée et une gestion autonome des ressources. Malgré la tendance vers le cloud, les systèmes on-premise restent essentiels pour des environnements critiques qui exigent un haut niveau de sécurité et de contrôle des données. More | | | | | |
| Références clients | |||||
| Société |  |  |  |  |  |
| Témoignage | Everwin nous permet de fluidifier la facturation. Les échanges entre la partie projet et la partie administrative sont bien structurés ce qui permet à chacun de se concentrer sur son métier. La solution sécurise nos données.La fiabilité de nos données est un plus qui nous permet aussi d’anticiper sur le futur. | Le module planning graphique, inclus en standard avec Akuiteo, nous permet de suivre scrupuleusement les affectations de nos collaborateurs et ainsi d’alimenter les plans de charges effectifs et prévisionnels. Nous gagnons en visibilité sur les embauches prévisionnelles. L’optimisation constante du périmètre fonctionnel d’Akuiteo renforce notre réactivité et notre pertinence auprès de nos clients. | Avant nous fonctionnions avec des fichiers excel. On a décidé de se doter d’un outil métier pour pouvoir se développer. L’outil permet de cadrer les procédure et de partager les informations. On a choisi Castellis notamment parce qu’ils sont eux-mêmes utilisateurs de leur propre solution. L’outil est ergonomique et simple d’utilisation et il permet un suivi mission par mission. | La SMEG est chargée de la distribution de l’électricité, du gaz mais également du chaud et du froid sur le territoire de la principauté de Monaco. La SMA exerce son activité dans le nettoiement de la principauté, la collecte des déchets ménagers et l’exploitation d’une unité des déchets qui sont collectés dans la principauté. La SMEG et SMA ont opté pour Sage pour répondre aux attentes fonctionnelles de leurs 2 périmètres. | Les périmètres fonctionnels couverts répondent nos problématiques. Les différentes filiales qui ont pu avoir une réponse à leur problématique concernant leur système d’information. La couverture fonctionnelle s’est donc avérée au fil du temps plus que suffisante au fur et à mesure des rachats et nouvelles entités du groupe. |
3. Existe-t-il des coûts cachés lié à l’acquisition de ce logiciel ?
Il est assez rare de faire l’acquisition d’un logiciel, quel qu’il soit, sans que des coûts imprévus ne fassent surface. Ce ne sont pas toujours de mauvaises surprises mais ils ont un impact non négligeable sur le processus d’achat. Vous pouvez vérifier auprès des référents si l’acquisition de modules optionnels, par exemple, ne vont pas provoquer l’apparition de coûts cachés.
4. Et si tout était à refaire ?
Il peut être bien utile de demander aux entreprises signalées comme références par l’éditeur si elles regrettent d’avoir mené le processus d’achat comme elles l’ont fait. Si c’est le cas, demandez-leur comment elles envisageraient la procédure si elle était à recommencer. Il existe peut-être des problèmes qui n’avaient pas été abordés à l’origine alors qu’elles auraient dû les soulever dès le départ.
5. Quels sont les principaux problèmes rencontrés et comment ont-ils été résolus ?
Si les entreprises citées comme références ont rencontré des problèmes spécifiques il est bon pour vous de savoir lesquels et surtout comment ils ont été résolus. Cela va d’une part faciliter votre processus de sélection, et d’autre part vous permettre d’anticiper certains problèmes souvent rédhibitoires.
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6. Quelles sont les notes positives que vous attribuez à l’éditeur ?
Le processus d’acquisition d’un logiciel SIRH ne souffre pas que de défauts. Il est bon de connaître les appréciations positives qu’on put émettre les entreprises citées en tant que références. Certains de ces points forts peuvent constituer un avantage stratégique pour votre entreprise. Ils peuvent même contrebalancer certains points faibles
7. Quelles sont les fonctions du logiciel qui vous manquent ?
Tant que l’on n’a pas utilisé de façon extensive les fonctions d’un logiciel SIRH on ne peut savoir avec précision s’il est capable de répondre à tous vos besoins. Les entreprises citées comme références bénéficient d’une expérience d’exploitation plus ou moins longue que vous pouvez mettre à profit. Vous pouvez utiliser cette connaissance des fonctions pour minimiser vos omissions éventuelles. Le cas échéant, vous pourrez toujours négocier l’ajout de nouvelles fonctions avec l’éditeur.
8. Quels ont été les critères de sélection les plus importants ?
Les entreprises citées comme références par l’éditeur n’ont pas forcément les mêmes objectifs opérationnels que vous. Certaines seront motivées par l’acquisition d’un produit bon marché, d’autres par un éventail complet de fonctionnalités utiles à leurs processus-métiers. Cette question est essentielle puisque c’est elle qui accorde de la valeur aux évaluations des entreprises référentes.
9. Est-ce que cette acquisition a ajouté de la valeur à votre entreprise ?
Au fur et à mesure de son utilisation les entreprises de référence savent bien si la solution dont elles ont fait l’acquisition apporte un réel plus à leurs opérations quotidiennes. Elles ont eu tout loisir d’évaluer le retour sur investissement de leur acquisition. Vous pouvez bénéficier de leur expérience pour juger d’emblée de l’intérêt de l’achat du logiciel SIRH pour votre entreprise.
10. Est-il possible d’obtenir des remises ?
La question peut paraître sensible. Certaines entreprises, notamment concurrentes de la vôtre, ne souhaiteront pas partager cette information avec vous. Cela ne coûte rien de demander quitte à partager certaines autres informations avec l’entreprise référente sollicitée.
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