Dès 2008 Bouygues Immobilier adopte la GED DocuWare pour son service SAV et choisit de l’étendre aux départements comptabilité et juridique.
Société de promotion du groupe Bouygues, Bouygues Immobilier est établi sur 39 sites en France ainsi que 4 à l’international. La société développe des projets de logements, d’immeubles de bureaux, de commerces et d’aménagements de quartiers durables et fait partie des leader du marché du logement en France avec un chiffre d’affaire de plus de 2,6 milliards d’euros en 2018 pour 1969 collaborateurs.
Bouygues Immobilier est un client historique de DocuWare qu’il a adopté en 2008, et pionnier dans l’utilisation de la GED dans son secteur d’activité. DocuWare avait été retenu afin de gérer le stockage, la conservation et la consultation des documents pour les équipes du service après-vente.
Les API pour permettre l’interconnexion entre DocuWare et applications métier
Afin d’aider la Direction Comptabilité Fiscalité pour la gestion des factures, chèques et contentieux; des applications métiers ont été développées au fil des années en s’appuyant sur les API de DocuWare. Refondu entre 2017 et 2019, le système d’information Opérationnel permet désormais aux collaborateurs de gérer par voie dématérialisée l’ensemble des étapes d’une opération de gestion immobilière. Les différents documents sont déposé dans ce système d’information qui est interconnecté à DocuWare.
Notre utilisation de DocuWare va bien au-delà de la GED avec le système de workflow. Cela génère de la valeur.
Le périmètre de la GED agrandi avec le système de workflows
Inscrite dans la stratégie de Transformation Digitale de BOUYGUES IMMOBILIER, la DSI a accompagné la Direction Comptabilité Fiscalité dans l’adoption de nouvelles méthodes de travail via le projet DEC (Dossier Électronique de Clôture) à partir de fin 2018. Pour la première fois, l’interface DocuWare est utilisée en direct.
BOUYGUES IMMOBILIER a comme objectif de disposer d’une boite de partage entre les services comptabilité, gestion, juridique et les commissaires aux comptes afin d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancement des bilans financiers, des situations de travaux réalisés et une communication vers les différents acteurs de la clôture plus fluide et plus simple. Les bilans, les balances ou encore les liasses fiscales sont stockés et automatiquement indexés par DocuWare et sont soumis à des processus de validation via les workflows. Afin de signaler tout changement de statut, des notifications sont envoyées aux différents destinataires afin d’assurer la concordance des comptes en vue de leur consolidation.
La communication entre les différents services est fluidifiée, l’information partagée de façon transparente. Outre le gain de temps et la sécurité générées par la dématérialisation et l’homogénéisation de ces processus, un véritable travail collaboratif se met en place grâce à la GED. Un partage de connaissances et des meilleures pratiques s’opère, avec à la clé des gains de productivité pour les collaborateurs. « Notre utilisation de DocuWare va bien au-delà de la GED avec le système de workflow. Cela génère de la valeur. » souligne Kamran Moayed, Directeur des études et des développements IT du groupe Bouygues Immobilier. « DocuWare est très simple d’utilisation et intuitif », ajoute Maud Cailly, Chef de Projet sur la GED, en charge de DocuWare.
DocuWare est très simple d’utilisation et intuitif
Enfin, DocuWare permet de conserver l’historique de l’ensemble des dossiers, et d’accéder en un clic à l’ensemble des documents présents dans l’espace de stockage. Il est simple de savoir quelle est la dernière version validée d’un document. Cela génère des gains de place, des milliers d’archives papier sont ainsi dématérialisées dans l’armoire numérique.
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