SommairePour satisfaire aux requis du règlement général sur la protection des données, il est nécessaire de se doter du logiciel adéquat. Il est à cet effet nécessaire de connaître la couverture fonctionnelle et de comprendre le fonctionnement des modules contenus dans un logiciel RGPD.
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Collecte et traitement de données
Les logiciels RGPD disposent pour la collecte et la restitution des données d’une base de données disposant de fonctionnalités avancées. C’est par exemple le cas du COPIER / COLLER qui permet au sein d’une BDD collaborative de gagner du temps dans le traitement d’informations issues des différents registres.
Les tableaux intégrés au sein d’un logiciel RGPD permettent de traiter des informations tout en évitant les excès dus aux redondances.
Par ailleurs ces tableaux disposent d’un référentiel CNIL permettant de disposer d’une base de connaissances avancée concernant la marche à suivre pour le traitement de données sensibles.
Une bibliothèque de contenus permet de démarrer dans le traitement des données tout en évitant de partir d’une page blanche. Une telle bibliothèque permet de se familiariser aux contenus et aux diverses actions à mener dans le cadre de la protection des données.
Il est par ailleurs possible de bénéficier d’une version disposant d’un hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. sur serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs.. Un hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. permet de conserver les données traitées sur un serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs. sécurisé et d’y avoir accès en tout temps.
Ainsi, la mutualisation des accès permet de faciliter le travail collaboratif. Tout en énumérant des différents droits d’accès pour chaque responsable. Qu’il s’agisse du DPD ou des responsables de traitements.
Audit et reporting
Outre les modules et fonctionnalités propres au traitement, les logiciels RGPD permettent de bénéficier d’outils de reporting. Ces outils génèrent des données facilitant l’auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. annuel de l’ensemble des tâches liées au traitement de données.
Ainsi, des tableaux répertoriant les activités des sous-traitants permettent de générer des rapports. Ils assurent en même temps un suivi pertinent des engagements de ces sous-traitants dans le cadre de leur collecte de données.
Divers documents offrent par ailleurs une cartographie de ces activités de sous-traitance. Ce qui permet de savoir quelles données ont fait l’objet de divers traitements, tout en apportant des précisions supplémentaires quant aux traitements en question. Ils assurent en outre l’alimentation des modules d’analyse d’impact (PIA) relatifs à de tels traitements.
Des indicateurs de suivi permettront alors au DPD de bénéficier d’une vue d’ensemble relative aux actions effectuées par les sous-traitants, voire par les responsables internes du traitement. Il peut s’agir de requêtes visant à consulter, modifier ou même supprimer des données. Ces indicateurs illustrent aussi le suivi des activités d’audit et de PIA annuels à effectuer.
Il est en outre possible de bénéficier selon les versions et les formules retenues, notamment en sous-traitance, d’indicateurs spécifiques et déterminés selon les besoins propres à votre structure.
Divers
Selon les éditeurs, il est possible de bénéficier de formations relatives au traitement de données. Ces formations assurent les conseils sur les bonnes attitudes à avoir dans le cadre du respect du règlement sur la protection des données. En effet, de nombreuses entreprises (notamment TPE et PME) ne sont pas toujours au fait des actions à mener afin de se conformer à la législation.
La gestion et la prise en compte de plans d’actions propres permet de développer une stratégie de traitements de données optimale. Une telle stratégie implique souvent l’envoie d’emails, qu’il est nécessaire pour le logiciel de prendre en charge.
À cet effet, un connecteur avec votre système de gestion stratégique permettra à votre logiciel RGPD de vous faire gagner du temps.
Comme autre fonctionnalité, dans le cadre d’un changement de système d’information, il peut être nécessaire de migrer ses données. Un logiciel RGPD contient alors souvent des modules dédiés, capables de prendre en charge de nombreux formats de données structurées afin de les collecter et des les transférer sur votre système.
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