Saviez-vous que 40% des litiges aux prud’hommes étaient liés à la paie en France ? Pour éviter les erreurs qui se trouvent dans 7 millions de fiches de paie par mois en France, les entreprises ont tout intérêt à se munir d’un logiciel de gestion de la paie si elles s’occupent de la paie en interne bien sûr.

Définition

Pour gérer la paie dans une entreprise vous avez besoin de rassembler chaque mois toutes les informations relatives à chacun de vos collaborateurs. Il vous faudra aussi prendre en compte à chaque fois le cadre contractuel, la situation du collaborateur, etc. Tout cela peut être grandement facilité par un logiciel de gestion de la paie.

Il s’agit d’un outil de simplification des processus RH et de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique.. En plus de gérer l’édition des fiches de paie, vous pourrez aussi gérer les congés, le virement des salaires ainsi que les déclarations sociales.

Avantages et fonctionnalités

Il est aujourd’hui vivement recommandé de vous appuyer sur un logiciel de paie pour éviter les erreurs et gagner du temps dans le but de vous consacrer à des tâches plus stratégiques. En voici les avantages et fonctionnalités :

1. Création et gestion de fiches salariées
2. Edition de bulletins de paie des salariés
3. Génération de divers éditions (livre de paie, état des charges sociales, attestations Assedic, certificat de travail, etc.),
4. Déclarations de charges sociales mensuelles ou trimestrielles (DUCS automatisées) et déclarations de fin d’année (DADS-U)
5. Intégration des écritures de paie dans la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.
6. Règlement des salaires ainsi que des charges sociales

Mais aussi bordereaux de charges sociales, évaluation des Comptes Epargne-Temps et gestion du temps, reporting RH et financier. Le logiciel de gestion de la paie vous permettra de réaliser des exports et d’effectuer rapidement des synthèses et analyses de vos données pour le meilleur suivi possible de votre stratégie RH.

Il s’agit d’un élément central de l’organisation administrative de l’entreprise. Grâce à lui les processus administratifs sont automatisés et il permet un réel gain de temps et une bien meilleure fiabilité.

Comment choisir votre logiciel de gestion de la paie ?

Comme pour tout investissement il convient de définir votre budget ainsi que vos besoins. Cette tâche est facilitée par le cahier des charges qui vous permet de structurer vos besoins : quelles fonctionnalités attendez-vous, combien d’utilisateurs, combien de fiches de paies, etc.

On premise ou Saas ? Quel choix pour votre logiciel de paie ?

Le logiciel On premiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. vous permettra une meilleure sécurisation des données dans la mesure où elles ne quitteront pas l’enceinte de votre organisation, vos postes et votre réseau. Cependant, le on premiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. s’avère moins pratique lorsqu’il s’agit des mises à jour. En effet, le logiciel Saas permet de réaliser automatiquement les mises à jour, qu’il faudrait programmer avec le on premiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS..

De plus, grâce au Saas, vous aurez accès à votre logiciel d’où vous le souhaitez, cela permet de travailler en mobilitéCaractéristique d’un logiciel qui lui permet d’être accessible depuis n’importe quel lieu afin d’avoir constamment les données mises à jour. ou bien tout simplement de chez soi.

Voici quelques points de vigilance à garder à l’esprit lors de votre recherche :

Mises à jour

Le sujet de la paie est assez sensible dans les entreprises car il est en constante évolution et complexe. Il est donc très important de vous assurer que l’éditeur de votre solution soit à jour sur ce point-là et qu’il mette régulièrement à jour les règles sociales. Le logiciel que vous choisirez doit être capable d’être en phase avec les évolutions du droit social français. Cela s’illustre très bien par la récente réforme du prélèvement à la source qui a donné du fil à retordre aux éditeurs de logiciels de gestion de la paie.

Évolutivité et personnalisation

L’outil que vous choisirez doit être capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise et de pouvoir évoluer avec elle. Il doit pouvoir gérer les nouveaux salariés, aussi nombreux soient-ils. Il convient donc de vérifier au moment de votre choix les effectifs pris en charge par les solutions de gestion de la paie que vous évaluez.

De plus, vous aurez besoin de personnaliser certains paramètres de votre outil en fonction de votre charte graphique ou bien de caractéristiques qui vous sont propres. Il s’agit de quelque chose que le logiciel doit prendre en compte.

Intuitivité et ergonomie

L’un des critères qui a son importance dans tous les choix de logiciels que vous aurez à faire est son ergonomieThéorie qui a pour but d’améliorer l’interaction homme-machine via une interface facile d’utilisation.. En effet, l’outil doit être simple d’utilisation et intuitif, son interface doit être la plus claire possible. Cela vous permettra d’aller plus vite dans le traitement de la paie.

Intégrations

Il faut également prendre en compte le fait que paie et comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. sont liées. Il faut donc s’assurer que l’injection du journal des écritures de paie dans la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. peut se faire facilement et, si possible, automatiquement. Cela vous permettra encore une fois gain de temps et diminution du risque d’erreur.

Sécurité

Cela s’applique plus particulièrement aux logiciels en Saas. Au moment du choix de votre logiciel il faudra vous assurer que les données soient bien stockées dans des espaces sécurisés. C’est à votre prestataire d’en assurer la sécurité, veillez donc à vérifier ce point. Pensez aussi à vérifier que des sauvegardes régulières sont effectuées.

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