Sommaire Le logiciel de consolidation vous offre une vision nette de la santé financière de votre institution à travers plusieurs mécanismes de collectes de données. Il en existe 3 principaux que sont la saisie liasse offline, la saisie online et la collecte automatique. Quel modèle est alors le plus approprié pour votre collecte de données ?
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La saisie offline des liasses
Les agents comptables ont encore aujourd’hui un usage assez important du logiciel Excel. Ils apprécient beaucoup ce système qui offre des possibilités de personnalisation avancée. Parmi celles-ci, la possibilité de télécharger des liasses, les compléter et les injecter.
La collecte de données offline est aussi très utilisée dans les situations particulières où l’agent de consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes. ne dispose pas d’un accès à internet. C’est le cas des chantiers par exemple, ou de zones difficiles d’accès.
Si la saisie personnalisée donne l’impression d’avoir la mainmise sur le processus de collecte de données, elle présente toutefois quelques inconvénients.
Une saisie offline classique implique par exemple l’envoi de la liasse via e-mail aux entités. Celles-ci la reçoivent, la complètent et la renvoient au consolideur. Ce dernier importe ensuite les liasses dans le logiciel de consolidation. Vous l’aurez compris, une telle approche présente de nombreux risques.
Le premier d’entre eux étant la durée nécessaire au traitement de l’ensemble des opérations (saisie, envoi, importation). Sans oublier les délais possibles entre la réception d’un fichier et son traitement effectif.
Le second inconvénient représente le risque d’erreurs accru dû à une saisie humaine.
Sans par ailleurs omettre les risques liés au traitement multiple d’un fichier, voire les risques de corruption informatique.
Saisie online des liasses
Il existe un autre mode de saisie permettant d’intégrer des données directement online sans le recours au partage de fichiers Excel. Ce système offre à des opérateurs distincts la possibilité de réaliser des saisies de liasses fiscale en ligne à l’aide de formulaires dématérialisés.
La saisie de commentaire est souvent rendue possible pour chaque cellule. Ce qui permet aux diverses entités ayant accès au formulaire en ligne de bénéficier d’informations pertinentes pour la saisie.
Le principal avantage de cette méthode est la possibilité de voir en temps réel les modifications apportées par chaque entité. En outre, elle évite les risques liés au partage de fichiers par mail et les nombreuses possibilités de confusions de versions de fichiers. Il en est de même des risques de fichiers endommagés.
Toutefois, ce système présente vite ses limites, notamment en cas d’externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe. du traitement de votre consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes.. Toutes les entités n’ayant pas accès au formulaire en ligne, ce mode de saisie de liasses fiscales devient impraticable.
La collecte automatique de données
Face aux limites exposées par les systèmes précédents, il convient de se tourner vers une solution performante bénéficiant d’une interface automatique. Le logiciel de consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes. représente la réponse appropriée, en ce qu’il permet l’importation de données directement disponibles en comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise..
Dans un contexte de structure centralisée, l’ensemble des données est disponible via un ERP. Le logiciel de consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes. bénéficiant d’une interopérabilité avec l’ERP peut alors importer automatiquement l’ensemble des données. Ainsi, chaque nouvel import occasionne automatiquement la mise à jour ou la création d’une table de données.
Par ailleurs, de nombreuses entités continuent encore de traiter leur consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes. statutaire et de gestion de manière distincte. Un logiciel de consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes. offre l’avantage d’unifier les reportings consolidés et de gestion.
Disposer d’un logiciel de consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes. s’avère être d’une certaine efficacité même pour les structures ne disposant pas d’un ERP. En effet, il reste toujours possible d’attribuer un accès aux entités disposant de leurs propres fichiers Excel de comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.. Ces fichiers pourront ensuite être importés dans le logiciel de consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes., selon une structure préalable. Ce qui créera des tables de correspondance entre les plans comptables locaux et la comptabilité générale du groupe.
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