SommaireAh, les notes de frais ! Ce petit bout de papier qui déclenche des soupirs dans tous les services comptables de France. Si vous aussi vous en avez assez de courir après les tickets de restaurant froissés et les justificatifs illisibles, vous êtes au bon endroit. En tant qu’experts de la transformation digitale chez Celge, nous accompagnons quotidiennement des entreprises dans leur transition vers une gestion moderne des notes de frais. Et croyez-moi, les résultats sont spectaculaires !
Tenez-vous bien : selon une étude KDS, une note de frais papier coûte en moyenne 53€ à traiter, contre seulement 15€ en version digitale. Sur une base de 1 200 notes de frais annuelles (la moyenne pour une entreprise de 100 salariés), nous parlons d’une économie potentielle de 45 600€ par an. De quoi faire réfléchir, non ?
Pourquoi digitaliser la gestion des notes de frais en 2024 ?
Voyons ensemble l’histoire de Thomas, DAF d’une entreprise de 80 personnes. Il y a encore six mois, son service comptabilité passait trois jours complets par mois à traiter les notes de frais. « C’était l’enfer », nous confie-t-il. « Entre les tickets perdus, les validations qui traînaient et les erreurs de saisie, nous perdions un temps fou ». Un scénario que vous reconnaissez peut-être ?
Les chiffres du marché sont éloquents :
- 45 minutes : le temps moyen qu’un commercial passe à faire sa note de frais papier (imaginez ce qu’il pourrait faire de ce temps en prospection !)
- 20% des notes de frais contiennent des erreurs nécessitant des corrections (et autant de temps perdu à les rectifier)
- 15% du budget voyage est mal ou non optimisé (une vraie mine d’or d’économies potentielles)
- 72% des entreprises constatent un ROI positif dès la première année de digitalisation (et ce n’est pas une promesse en l’air, nous le vérifions quotidiennement)
Vous l’aurez compris, le contexte actuel a changé. Si vous hésitiez encore, voici ce qui rend la digitalisation incontournable aujourd’hui :
Des changements légaux et sociétaux
Les obligations se multiplient. Depuis le 1er janvier 2024, la facturation électronique devient progressivement obligatoire. L’administration fiscale resserre aussi ses contrôles sur les justificatifs de notes de frais. Une solution digitale n’est plus un luxe, c’est une nécessité pour être en conformité.
Avec l’explosion du travail hybride, vos collaborateurs sont plus mobiles que jamais. Pierre déjeune avec un client à Lyon pendant que Sarah négocie un contrat à Madrid. Comment gérer efficacement leurs notes de frais sans solution digitale ? Mission impossible !
Étape 1 : Audit de votre processus de notes de frais
Avant de vous lancer tête baissée dans la digitalisation, prenons le temps de disséquer votre processus actuel. C’est comme un diagnostic médical : plus il est précis, plus le traitement sera efficace.
Le check-up complet de vos process
Premier réflexe : sortez votre calculatrice ! Voici ce qu’il faut analyser :
Les volumes et montants :
Voici deux KPI à calculer pour avoir l’esprit un peu plus au clair concernant la gestion des notes de frais au sein de votre structure :
Nombre mensuel moyen de notes de frais = (Total annuel) / 12 Coût de traitement actuel = (Temps passé x Coût horaire) + Coûts indirectsLa répartition par service :
- Commercial : Ils représentes généralement du 60% du volume de notes de frais (déplacements clients…)
- Direction : Autour des 15% (représentation)
- Technique : 15% (formations, séminaires)
- Autres services : Environ 10%
Petit conseil d’expert : ne vous contentez pas des chiffres. Allez sur le terrain ! Passez une journée avec votre comptable, suivez un commercial dans ses démarches. Vous découvrirez souvent des irritants insoupçonnés…
Les points de friction cachés
Lors de nos audits, nous découvrons souvent des problèmes qui ne figurent dans aucun rapport :
- Marie de la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. qui passe ses vendredis après-midi à courir après les justificatifs manquants
- Laurent, commercial, qui avance systématiquement 800€ par mois et attend en moyenne 3 semaines pour être remboursé
- Sophie, la DAF, qui stresse à chaque contrôle fiscal par peur des justificatifs non conformes
Ces situations sont autant de signaux d’alarme qui appellent une solution au plus vite, pour faciliter la gestion des notes de frais à un maximum d’acteurs de l’entreprise.
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Étape 2 : Choisir la solution adaptée à votre entreprise
Une fois que vous avez réalisé l’auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. de vos processus actuels, il est temps de passer à la phase suivante : choisir le logiciel de gestion des notes de frais. Attention, il ne s’agit pas simplement de sélectionner le premier outil venu. Le choix doit être réfléchi et adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Les critères de choix essentiels
- Facilité d’utilisation
L’adhésion de vos collaborateurs est primordiale. Plus la solution est intuitive, plus elle sera rapidement adoptée. Privilégiez un outil avec une interface simple, une applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. mobile performante et une intégration fluide avec vos systèmes existants (CRMCustomer Relationship Management. Logiciel qui gère la relation client. Il permet de mieux connaitre ses clients et d’aller en chercher des nouveaux., ERP, comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.).
- Fonctionnalités avancées
Certaines fonctionnalités peuvent faire toute la différence :
- Reconnaissance automatique des reçus grâce à l’OCR (reconnaissance optique de caractères)
- WorkflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. de validation personnalisable pour automatiser les circuits d’approbation
- Reporting et analytics pour une meilleure visibilité sur vos dépenses
- Conformité légale
Vérifiez que le logiciel respecte les dernières réglementations fiscales, notamment en matière de facturation électronique et d’archivage des justificatifs. Un logiciel certifié permet de garantir la conformité en cas de contrôle fiscal.
- Scalabilité
Votre entreprise est en pleine croissance ? Choisissez une solution qui pourra évoluer avec vous et s’adapter à l’augmentation du volume de notes de frais et à la complexité de vos processus.
- Coût total de possession (TCO)
Ne vous fiez pas uniquement aux coûts initiaux. Analysez le coût total de possession, incluant les frais d’installation, de formation, de maintenance et d’assistance. Comparez plusieurs offres avant de faire votre choix.
Comparatif des principales solutions du marché
Les leaders du marché se distinguent par leurs spécificités :
Notilus
Notilus est une solution complète pour la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais. Elle se distingue par son automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. des dépenses, son suivi des déplacements et sa conformité aux politiques d’entreprise. Notilus s’intègre facilement avec d’autres systèmes ERP, offrant une interface intuitive et un support client réactif.Expensya
Expensya propose une gestion des dépenses à portée de main, avec une reconnaissance intelligente des reçus grâce à l’IA, une applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. mobile performante et une intégration bancaire pour un suivi précis des dépenses. Elle est accessible sur toutes les plateformes mobiles et offre une personnalisation adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise.Neo
Neo est une solution simplifiée pour la gestion des notes de frais, idéale pour les PME et les start-ups. Elle offre une interface utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. claire, des rapports automatisés et un suivi en temps réel des dépenses. Neo est abordable, facile à utiliser et flexible, s’adaptant à différentes tailles d’entreprises.Lucca
Lucca propose une suite de solutions RH, dont un module dédié à la gestion des notes de frais. Elle automatise la saisie et la validation des notes de frais, offre des tableaux de bord pour le suivi des dépenses et est adaptable aux besoins spécifiques des entreprises. Lucca s’intègre avec d’autres modules RH, offrant une interface ergonomique et une efficacité accrue.N2F
N2F est un logiciel de gestion des notes de frais qui se distingue par sa polyvalence et ses fonctionnalités avancées. Il propose la numérisation des reçus, la gestion multidevise et des tableaux de bord pour le suivi des dépenses en temps réel. N2F convient à toutes les tailles d’entreprises, offrant des outils de gestion et de reporting puissants, accessibles sur mobile et web.Jenji
Jenji est une solution innovante pour la gestion des notes de frais, axée sur l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. et l’intelligence artificielle. Elle offre une reconnaissance intelligente des reçus, une gestion des dépenses en temps réel et une intégration avec divers systèmes financiers. Jenji est adaptée aux entreprises recherchant une solution moderne et efficace pour la gestion des dépenses.Eurécia
Eurécia propose une solution de gestion des notes de frais intégrée à une suite RH complète. Elle offre une saisie simplifiée des dépenses, une validation automatisée et une intégration avec la paie et la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.. Eurécia est idéale pour les entreprises souhaitant centraliser la gestion des ressources humaines et des dépenses.Pour en savoir plus sur le comparatif des solutions, par ici
Étape 3 : Intégrer la solution et former vos équipes
L’intégration d’un logiciel de gestion des notes de frais est une étape clé qui ne doit pas être sous-estimée. Même la meilleure solution ne donnera pas les résultats escomptés si elle n’est pas correctement déployée et adoptée par vos équipes.
Les étapes d’une intégration réussie
Planification et préparation
Établissez un plan de déploiement détaillé. Identifiez les parties prenantes, fixez des objectifs clairs et déterminez les indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer le succès du projet.Formation des utilisateurs
Organisez des sessions de formation pour vos collaborateurs. Plus ils seront à l’aise avec l’outil, plus ils l’utiliseront de manière optimale. Pensez à des formations spécifiques pour les managers et l’équipe comptable, qui auront des besoins différents des utilisateurs classiques.Accompagnement et support
Prévoyez une période de support intensif après le déploiement. Désignez des « champions digitaux » dans chaque département, qui pourront aider leurs collègues en cas de besoin.
💡 Astuce : Optez pour une période de test (pilote) avec un petit groupe d’utilisateurs avant de généraliser le déploiement. Cela permet d’identifier les éventuels problèmes et d’ajuster la solution avant une implémentation à grande échelle.
Étape 4 : Optimiser et automatiser vos processus de gestion
La digitalisation des notes de frais ne se limite pas à remplacer le papier par une applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette.. L’objectif est d’optimiser vos processus pour gagner en efficacité et réduire les coûts.
Comment maximiser l’efficacité ?
AutomatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. des tâches répétitives
Automatisez l’import des justificatifs, la vérification des montants et l’envoi des notifications de validation. Moins il y a de tâches manuelles, moins il y a de risques d’erreur.Intégration des politiques de dépenses
Configurez votre logiciel pour qu’il prenne en compte vos politiques internes (plafonds de remboursement, catégories de dépenses, etc.). Les utilisateurs seront guidés et éviteront les erreurs, ce qui simplifie le travail de validation pour la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise..Analyse et ajustement continu
Exploitez les données générées par le logiciel pour identifier les zones d’amélioration. Par exemple, si vous constatez une hausse des dépenses liées aux déplacements, envisagez de revoir vos politiques de voyage ou de négocier avec vos fournisseurs.
Étape 5 : Mesurer le ROI et ajuster votre stratégie
Pour savoir si votre projet de digitalisation est un succès, il est indispensable de mesurer son retour sur investissement (ROI). Voici comment procéder :
Les indicateurs à suivre
Réduction des coûts
Comparez le coût de traitement des notes de frais avant et après la digitalisation. Le gain est souvent immédiat, notamment grâce à la diminution du temps de traitement et des erreurs.Amélioration de la productivité
Mesurez le temps économisé par vos équipes. Si vos commerciaux passent moins de temps à remplir des notes de frais, ils peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.Satisfaction des collaborateurs
Le ressenti des utilisateurs est un excellent indicateur de succès. S’ils trouvent la solution simple et efficace, ils seront plus enclins à l’utiliser correctement, ce qui augmentera l’efficacité globale.
Ajustez votre stratégie si nécessaire
Un projet de digitalisation doit être évolutif. N’hésitez pas à recueillir régulièrement les retours des utilisateurs et à ajuster vos processus en fonction. La technologie évolue, tout comme les besoins de votre entreprise.
Conclusion : Prenez le virage de la digitalisation
La digitalisation de la gestion des notes de frais n’est plus une option, c’est une nécessité pour rester compétitif. En suivant ces 5 étapes, vous pourrez non seulement simplifier vos processus, mais aussi réaliser des économies substantielles et améliorer la satisfaction de vos collaborateurs.
Prêt à franchir le pas ? Chez Celge, nous vous accompagnons à chaque étape de votre transition digitale. Contactez-nous pour une consultation gratuite et découvrez comment optimiser la gestion de vos notes de frais dès aujourd’hui.
