SAE (Système d'Archivage Électronique)

Un Système d'Archivage Électronique (SAE) est une solution logicielle spécialisée qui assure la conservation sécurisée, pérenne et légale des documents électroniques sur le long terme, tout en garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité. Contrairement à la simple sauvegarde ou au stockage cloud standard, le SAE répond à des exigences techniques, organisationnelles et juridiques précises.

Un SAE se distingue d'une GED (Gestion Électronique des Documents) par sa vocation à préserver des documents figés sur le long terme, alors que la GED gère principalement des documents actifs et en cours de modification. Le SAE constitue souvent l'étape finale du cycle de vie documentaire après la GED.

• Conservation de l'intégrité des documents via des empreintes numériques (hash) et des signatures électroniques
• Horodatage qualifié et journalisation infalsifiable des accès et actions
• Gestion des métadonnées descriptives, techniques et de pérennisation
• Conversion des formats propriétaires vers des formats pérennes (PDF/A, XML, TIFF)
• Application automatisée des durées de conservation et des règles d'élimination
• Traçabilité complète de la chaîne de conservation (records management)

En France, les SAE peuvent être certifiés selon la norme NF Z42-013 ou qualifiés par la CNIL. Ils sont essentiels pour les administrations publiques (conformité au référentiel général de gestion des archives RGAA), les établissements de santé (dossiers médicaux), les services financiers et toute organisation soumise à des obligations d'archivage légal.