Cahier des charges GPEC & GEPP

Un cahier des charges pour un logiciel GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) et GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels) est un document structuré qui formalise l'ensemble des besoins, des attentes et des exigences d'une entreprise en matière de gestion des compétences et des ressources humaines. Il constitue la feuille de route indispensable pour cadrer un projet d'acquisition ou de déploiement d'un logiciel RH dédié à la gestion prévisionnelle.

Ce document stratégique remplit plusieurs fonctions essentielles :

• Clarifier les besoins internes : il oblige les équipes RH, la direction et les managers à structurer et prioriser leurs attentes fonctionnelles et techniques.
• Cadrer l'appel d'offres : il sert de base de référence pour solliciter et comparer les offres de différents éditeurs de logiciels GPEC & GEPP.
• Faciliter la mise en concurrence : il permet aux prestataires de répondre sur des critères identiques, rendant la comparaison objective et équitable.
• Réduire les risques projet : en anticipant les contraintes techniques, réglementaires et organisationnelles, il limite les mauvaises surprises lors du déploiement du logiciel.
• Constituer un engagement contractuel : il peut être annexé au contrat avec l'éditeur retenu pour formaliser les engagements de chaque partie.

En résumé, le cahier des charges GPEC & GEPP est l'outil incontournable pour réussir le choix de son logiciel de gestion des compétences et sécuriser l'investissement de l'entreprise.

Un cahier des charges complet pour un logiciel GPEC & GEPP doit couvrir plusieurs volets afin de permettre aux éditeurs de comprendre précisément le contexte, les enjeux et les exigences de l'entreprise. Voici les rubriques incontournables à intégrer :

• Présentation de l'entreprise : secteur d'activité, taille, nombre de salariés, organisation RH, contexte et enjeux stratégiques liés à la GPEC et à la GEPP.
• Objectifs du projet : raisons du déploiement du logiciel (conformité légale, pilotage des compétences, gestion des mobilités, planification des formations, etc.).
• Périmètre fonctionnel : cartographie des compétences, référentiel métiers et emplois, gestion des entretiens professionnels, plans de développement des compétences, gestion des mobilités internes, suivi des formations, identification des emplois sensibles ou critiques.
• Exigences techniques : mode d'hébergement (SaaS, on-premise), compatibilité avec le SIRH existant, APIs et connecteurs, niveaux de sécurité et conformité RGPD.
• Contraintes d'intégration : interopérabilité avec les outils RH en place (paie, recrutement, gestion des temps), reprise des données existantes.
• Critères de déploiement et d'accompagnement : formation des utilisateurs, support, maintenance, délais de mise en œuvre.
• Budget et modèle de tarification : enveloppe budgétaire, préférence pour un abonnement mensuel ou une licence perpétuelle.
• Critères de sélection et grille d'évaluation : pondération des critères fonctionnels, techniques, financiers et de service.

Un cahier des charges GPEC & GEPP bien structuré garantit des réponses pertinentes de la part des éditeurs et facilite grandement la phase de sélection du logiciel.

Utiliser un modèle de cahier des charges pour un logiciel GPEC & GEPP est un excellent point de départ, à condition de le personnaliser rigoureusement pour qu'il reflète fidèlement les spécificités de votre entreprise. Voici les étapes clés pour adapter ce modèle et maximiser vos chances de réussite lors de votre appel d'offres ou de votre mise en concurrence :

• Impliquer les bonnes parties prenantes : associez dès le départ les équipes RH, les managers opérationnels, la DSI et la direction générale pour recueillir des besoins exhaustifs et partagés.
• Contextualiser la présentation de l'entreprise : renseignez précisément votre secteur, votre organisation, vos effectifs et vos enjeux spécifiques en matière de gestion des emplois et des compétences.
• Prioriser vos besoins fonctionnels : distinguez les fonctionnalités indispensables (must-have) des fonctionnalités souhaitables (nice-to-have) pour guider les éditeurs dans leur réponse.
• Détailler vos contraintes d'intégration : listez précisément vos outils RH existants, vos contraintes techniques et vos exigences en matière de sécurité et de conformité RGPD.
• Définir une grille de notation claire : pondérez les critères d'évaluation (fonctionnel, technique, prix, accompagnement) pour objectiver la comparaison des offres reçues.
• Fixer un calendrier précis : indiquez les dates limites de réponse, de démonstration et de décision finale pour structurer le processus de sélection.
• Solliciter l'aide d'un expert : les conseillers Celge peuvent vous accompagner gratuitement dans la personnalisation de votre cahier des charges et dans la mise en concurrence des éditeurs de logiciels GPEC & GEPP.

Un modèle bien personnalisé vous permettra d'obtenir des propositions comparables, précises et adaptées à vos enjeux réels de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Le cahier des charges pour un logiciel GPEC & GEPP s'adresse à tous les acteurs impliqués dans un projet de gestion prévisionnelle des emplois, des compétences et des parcours professionnels au sein d'une organisation. Plus précisément, ce document concerne :

• Les directions des ressources humaines (DRH) : pilotes du projet GPEC & GEPP, elles utilisent le cahier des charges pour formaliser leur stratégie de gestion des compétences et sélectionner l'outil adapté à leurs ambitions RH.
• Les responsables formation et développement RH : concernés par le plan de développement des compétences, la gestion des entretiens professionnels et le suivi des parcours de formation.
• Les directions des systèmes d'information (DSI) : impliquées dans la définition des exigences techniques, d'intégration et de sécurité du futur logiciel GPEC.
• Les directions générales et financières : parties prenantes pour valider le budget, les objectifs stratégiques et le retour sur investissement attendu du projet.
• Les responsables des achats et appels d'offres : chargés d'organiser la mise en concurrence des éditeurs et de structurer le processus de sélection.
• Les entreprises de toutes tailles : PME, ETI et grandes entreprises soumises aux obligations légales de GPEC & GEPP ou souhaitant structurer leur gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Que vous soyez une entreprise de 50 salariés cherchant à structurer votre gestion des compétences ou un grand groupe soumis aux obligations légales de négociation GEPP, le cahier des charges est un outil adapté à votre démarche de sélection de logiciel RH.

La rédaction d'un cahier des charges pour un logiciel GPEC & GEPP est une étape critique qui conditionne la réussite de votre projet de gestion des compétences. Certaines erreurs fréquentes peuvent compromettre la qualité des réponses reçues et, in fine, le choix du bon logiciel. Voici les principaux écueils à éviter :

• Rédiger un cahier des charges trop vague : des besoins mal définis génèrent des offres hétérogènes et difficilement comparables. Soyez précis sur vos fonctionnalités attendues en matière de cartographie des compétences, de gestion des entretiens et de suivi des parcours professionnels.
• Négliger l'implication des utilisateurs finaux : omettre les équipes RH, les managers et les collaborateurs dans la phase de recueil des besoins conduit à choisir un outil inadapté aux usages réels.
• Ignorer les contraintes techniques et d'intégration : ne pas mentionner votre SIRH existant, vos outils de paie ou vos contraintes de sécurité peut engendrer des surcoûts importants lors de l'intégration du logiciel GPEC.
• Confondre fonctionnalités indispensables et optionnelles : sans priorisation claire, les éditeurs ne peuvent pas adapter leur proposition et vous risquez de sur-spécifier votre projet, augmentant inutilement les coûts.
• Oublier les exigences réglementaires : la GEPP impose des obligations légales (accord collectif, consultation des instances représentatives du personnel). Le cahier des charges doit intégrer ces contraintes de conformité.
• Ne pas définir de critères d'évaluation pondérés : sans grille de notation claire, la comparaison des offres devient subjective et expose l'entreprise à des choix contestables.
• Sous-estimer l'importance de l'accompagnement et du support : un logiciel GPEC & GEPP ne se déploie pas seul. Les conditions de formation, de support et de maintenance doivent figurer explicitement dans le cahier des charges.

Pour éviter ces erreurs et maximiser vos chances de succès, les experts Celge sont disponibles gratuitement pour vous aider à rédiger et structurer votre cahier des charges logiciel GPEC & GEPP et vous accompagner dans votre mise en concurrence.