PME : dynamisez vos performances avec l’intégration d’une solution GED !

L’avantage de l’utilisation de la signature électronique pour les PME

De nos jours, la signature électronique représente un outil incontournable et fiable afin de signer n’importe quel document. Que ce soit pour des factures, des contrats ou des bons de commande, vous réalisez des économies de temps et d’argent considérables, notamment sur l’archivage. Quelques clics suffisent pour procéder à la signature d’un document, c’est pourquoi c’est une solution de dématérialisation à considérer dès à présent pour entretenir la relation contractuelle avec vos clients et vos employés.

Il s’agit ni plus ni moins que de l’équivalent d’une signature manuscrite sur papier, cependant, il ne faut pas la confondre avec la simple signature que vous ajoutez à la fin d’un e-mail ou d’un document numérisé. Il s’agit au contraire d’un système reconnu permettant de signer numériquement un document avec un enregistrement très précis des informations et des données. L’objectif premier d’une telle solution consiste à favoriser les échanges de documents par Internet avec une totale validité juridique. En effet, la signature sera établie sur le document en garantissant l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiabilité de celui-ci. Que ce soit pour une petite ou pour une grande entreprise, la signature numérique vous permet de tirer profit de ses nombreux avantages dans vos activités quotidiennes.
Comme pour une signature manuscrite, la signature électronique possède une validité juridique équivalente. Ce sont les normes en la matière qui font office de référence que ce soit en France ou de manière plus générale en Europe. Ce sont les standards eIDAS qui sont utilisés dans la signature électronique, avec un encadrement très strict de l’article 1367 du Code civil.
Dès qu’une signature numérique est apposée sur un document, sa validité juridique ne peut être remise en cause, mais en bénéficiant d’une plus grande commodité pour effectuer sa consultation depuis n’importe quel support numérique.

Le partage de documents au sein d’une PME, quels atouts via un logiciel GED ?

La circulation de l’information est absolument essentielle au sein d’une entreprise. En vous équipant d’un logiciel de GED, vous choisissez une solution sécuritaire pour vos données. Cela vous permet de réduire grandement les chances de détérioration ou de perte d’un document. L’intégralité des fichiers numériques sont sécurisés et sauvegardés, ce qui permettra aux membres de votre équipe d’y accéder depuis n’importe quel support connecté à Internet.
Une telle solution favorise automatiquement la communication en interne. Un logiciel GED fonctionne avec le Cloud pour que vous puissiez développer la communication interne. Les effets se feront directement ressentir sur la productivité en perdant moins de temps à rechercher des informations nécessaires. En insérant simplement quelques mots-clés dans la saisie de recherche, vous accédez directement aux bons dossiers et aux bonnes informations.
La réduction des coûts de stockage est une autre conséquence positive de l’utilisation d’un logiciel GED. Plutôt que d’investir dans des armoires de rangement et dans un espace de stockage, vous diminuez les coûts logistiques en numérisant simplement les documents essentiels. Des économies substantielles seront ainsi réalisées dans votre entreprise.
Enfin, un logiciel GED permettra d’augmenter votre valeur écologique en vous engageant dans un cycle qui préserve l’environnement. Le zéro papier est une notion de plus en plus intégrée au sein des entreprises, car c’est une démarche écologique qui permet de réduire l’empreinte carbone.
Avec ses quatre avantages, vous devriez vous orienter vers une solution efficiente pour votre entreprise, afin de gagner en efficacité.