Externalisation de la paie : opportunité à saisir ?

Externalisation de la paie : faut-il franchir le cap ?

Qu’il s’agisse d’une entreprise internationale ou d’une start-up, l’externalisation de la paie reste une solution à envisager. Mais il est important de choisir un prestataire adapté, vous offrant tous les avantages du dispositif avec un budget parfaitement raisonnable.

Comprendre l’externalisation de la paie partielle ?

Il est parfaitement possible pour un employé d’opter pour une externalisation de la paie partielle. Dans ce genre de cas de figure, l’entreprise choisit un prestataire de paie qui mettra à sa disposition un outil facilitant sa gestion. Il ne s’agit pas donc d’une externalisation totale, car l’entreprise devra intervenir pour gérer les bulletins de salaire. Mais cette dernière utilisera l’outil préconisé, lui permettant alors de contrôler directement les bulletins de salaire.

Pour l’employeur, il s’agit d’un gain immédiatement perceptible, car ce dernier n’aura qu’à entrer des informations spécifiques et cela lui permettra de générer automatiquement les bulletins de paie.

Encore une fois, le choix du prestataire est particulièrement important, car la prise de décision aura une influence sur le logiciel de paie. Celui-ci doit être adapté par rapport aux besoins de l’entreprise.

Choisir l’externalisation totale de la paie

Afin de disposer d’une plus grande souplesse dans la gestion de la paie, la société peut également faire le choix d’une externalisation totale. Par rapport à notre exemple précédent, l’employeur ne devra plus s’intéresser à la gestion de la paie dans un service interne. C’est un prestataire externe qui en aura la responsabilité et il s’agit d’une société spécialisée ou d’un cabinet d’experts-comptables.

Cependant, l’entreprise sera obligée d’échanger des informations constamment avec le prestataire, représentant une perte de temps nécessaire dans la communication.

Imaginons que l’employeur choisit une externalisation de la paie totale, le prestataire aura besoin d’informations précises pour établir les bulletins de salaire. C’est un ensemble d’informations qui devra être transmis en temps et en heure afin de préparer comme il se doit la paie. Malheureusement, si l’entreprise transmet des informations erronées, il faudra de nouveau prendre contact avec l’expert-comptable pour effectuer toutes les modifications nécessaires.

Quel est le budget à prévoir pour l’externalisation de la paie ?

Lorsqu’une entreprise choisit l’externalisation de la paie, il faut dans un premier temps savoir s’il s’agit d’une externalisation partielle ou totale. Ce choix aura une influence capitale sur la tarification finale. Une fois le besoin correctement défini, il est impératif de choisir un prestataire capable d’assurer une prestation en parfaite conformité avec le budget prévu initialement.

Pour plus d’informations, il faudra prendre en considération un ensemble de paramètres comme la taille de l’entreprise. Lorsque celle-ci dispose d’un effectif conséquent, le coût de l’externalisation sera forcément plus important.

Impossible de comparer le prix de l’externalisation de la paie pour une entreprise disposant de milliers de salariés avec une petite PME. Mais en moyenne, il faudra tabler sur une tarification entre 15 et 30 euros par bulletin de salaire.

Mais il faut savoir que le choix du prestataire reste déterminant dans la tarification, mais également dans les nombreuses spécificités à prendre en compte.

Comprendre les responsabilités dans un processus d’externalisation

Les fiches de paie sont systématiquement produites par rapport aux informations transmises par l’entreprise cliente. Si jamais une erreur se produit, les conséquences sont parfois très lourdes et les répercussions peuvent être directement perceptibles sur la santé de l’entreprise. Pour les situations les plus extrêmes, un redressement judiciaire peut avoir lieu, tout comme des indemnités prud’homales.

Alors pour déterminer les responsabilités, il faudra simplement savoir s’il s’agit du prestataire externe ou de l’entreprise qui a effectué la production des bulletins de salaire. Si vous avez opté pour une externalisation à 100 %, la responsabilité sera automatiquement rejetée sur l’entreprise prestataire. Mais pas d’inquiétude, celle-ci dispose d’assurances professionnelles lorsqu’une erreur a pu être commise.

Néanmoins, si la faute est due à une absence d’information ou à une erreur dans la transmission de ces dernières, la responsabilité se porte alors sur l’entreprise cliente. Voilà pourquoi l’externalisation à 100 % implique systématiquement de conserver toutes les traces écrites.

À qui confier l’externalisation de la paie ?

Sur la base des informations transmises par l’entreprise cliente, l’externalisation de la paie sera établie. Mais il est préférable de choisir dès le départ une entreprise spécialisée ou un gestionnaire de paie indépendant.

De cette façon, vous avez la certitude de travailler avec un prestataire disposant de toutes les compétences nécessaires, notamment en matière de droit social et de gestion. Vous obtiendrez un travail de veille régulier et si jamais le cadre légal évolue, les modifications seront directement prises en compte. En cas d’erreur, le prestataire en aura la responsabilité.

Pour l’entreprise cliente, c’est un avantage perceptible, car cette dernière pourra alors se concentrer davantage sur son cœur de métier.

Conclusion

Au final, l’externalisation de la paie ne s’improvise pas. Vous devez prendre le temps de comparer les différentes solutions existantes et pour cela il suffit de vous rendre sur Celge. En effet, vous affinerez votre choix en utilisant les comparatifs des différents logiciels de paie.