Étude : envolée des notes de frais
- 4 minutes
- Créé le 6 juin 2024
- Modifié le 16 avr. 2025
Sandra Agrebi
Rédactrice depuis plus de 3 ans au sein de l'équipe Celge, Sandra est passionnée par les nouvelles technologies et leurs impacts sur la performance des entreprises.
Pourquoi y a-t-il une envolée des notes de frais ?
Le baromètre annuel des dépenses des salariés en France est récemment sorti. Il révèle une envolée des notes de frais en France. D’après l’étude, le montant des dépenses de salariés a cru de 8,75 % en 2023 par rapport à l’année précédente. Plusieurs points sont soulevés par cette étude pour expliquer cela.
Une inflation en hausse
L’inflation explique en partie ces chiffres. L’augmentation de celle-ci entraine une hausse des dépenses pour les repas, les transports, l’hébergement et d’autres frais professionnels.
L’inflation se traduit en effet par une hausse générale des prix des biens et services. Cela signifie que les entreprises et les particuliers doivent dépenser plus d’argent pour acheter les mêmes produits et services qu’auparavant. Cette augmentation des prix se répercute directement sur les notes de frais, car les dépenses courantes telles que les repas, les transports, l’hébergement et les fournitures de bureau deviennent plus onéreuses.
Le prix du carburant, en particulier de l’essence et du diesel, est aussi l’un des premiers éléments à subir les effets de l’inflation. Cela signifie que les frais de déplacement professionnel, tels que les trajets domicile-travail et les déplacements pour des réunions ou des conférences, augmentent également.
Les prix des hôtels et des locations de courte durée peuvent également avoir tendance à augmenter avec l’inflation. Cela peut avoir un impact significatif sur les notes de frais des employés qui voyagent fréquemment pour affaires.
Les transports toujours premiers
Et, justement, le transport est, comme on pouvait s’y attendre, le principal poste de dépense. Les frais liés au transport ont augmenté de 8,85 % en 2023 par rapport à 2022. Est-ce un signe de la fin de la crise liée au covid ? Les voyages reprennent, et les notes de frais avec. Entre 2022 et 2023, le nombre de notes de frais en nombre liées au transport a augmenté de 5,49 %.
L’augmentation des frais de transport en France, observée en 2023 par rapport à 2022, s’explique par plusieurs facteurs, notamment la hausse des prix des carburants. En particulier ceux de l’essence et du diesel, qui ont connu une augmentation significative en 2023. Cela est dû à plusieurs facteurs, outre l’inflation, tels que la reprise économique post-pandémie, l’augmentation de la demande mondiale d’énergie et les tensions géopolitiques. Cette hausse des prix du carburant a un impact direct sur les frais de déplacement des employés, qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre au travail ou pour des missions professionnelles.
Notons que dans les modes de transports pratiqués, la voiture a pris la tête du podium, suivie par le train et l’avion.
Formation
Le nombre de transactions liées aux formations a augmenté de plus de 50 % en 2023.
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Quels sont les différents styles de notes de frais ?
Le style de note de frais le plus adapté à une entreprise dépendra de ses besoins et de ses contraintes. Elle a le choix entre deux grandes catégories de styles de notes de frais, selon le mode de justification des dépenses et selon le support utilisé. Le premier mode, selon le mode de justification des dépenses, se divise en notes de frais au réel et en notes de frais au forfait. La note de frais au réel est le mode de justification le plus précis. Le salarié conserve toutes les factures et justificatifs liés à ses dépenses et les remet à son employeur pour obtenir un remboursement intégral. Ce mode est généralement utilisé pour les dépenses importantes ou ponctuelles, comme les frais d’hébergement, de transport aérien ou de repas.
Dans le cas des notes de frais au forfait, le salarié ne fournit pas de justificatifs pour chaque dépense. Il reçoit une indemnité forfaitaire de son employeur, basée sur un barème kilométrique ou des frais journaliers, par exemple. Ce mode est plus simple et plus rapide à gérer, mais il est moins précis et peut conduire à des abus. Il est généralement utilisé pour les dépenses courantes, comme les frais de transport terrestre, de restauration ou de petite communication.
Les notes de frais, selon le support utilisé, comportent les supports en papier et électronique. Le premier est le mode traditionnel de gestion des notes de frais. Le salarié remplit un formulaire papier et y joint ses justificatifs. Ce mode est simple à mettre en place, mais il peut être fastidieux et sujet à des erreurs. De plus en plus d’entreprises utilisent aussi des solutions de gestion des notes de frais électroniques. Ces solutions permettent aux salariés de saisir leurs dépenses en ligne et de joindre leurs justificatifs numériques. Ce mode est plus simple, plus rapide et plus sûr que les notes de frais papier.
En outre, on peut également distinguer les notes de frais selon le type de dépenses kilométriques, repas, ou encore d’hébergement.