Étude de cas BTP : quand l'ERP devient l'ennemi

« Il n'y a rien de bon dans ce logiciel. » La phrase tombe, sans filtre, lors d'un échange entre Fahde, expert IT chez Celge, et Yannick Perris, responsable logistique et exploitation chez Merial, une PME spécialisée dans l'installation de matériel de stockage industriel. Quinze ans avec le même ERP, Everwin GX, et un constat sans appel : « Un bon opérateur chez nous, c'est quelqu'un qui sait contourner les problèmes du logiciel. »

 Ce témoignage brut illustre une réalité trop fréquente dans les PME du BTP : quand l'outil censé faciliter le travail devient l'obstacle principal, quand les équipes passent plus de temps à contourner les bugs qu'à gérer leurs chantiers. Retour sur un cas concret qui montre pourquoi tant d'entreprises finissent par abandonner leur ERP… pour revenir à Excel.

Logiciel BTP inadapté : quand la gestion de planning ne fonctionne pas

Le problème du planning de chantier sur ERP

« Il y a une gestion de planning. Ça ne marche pas. Voilà. » La simplicité de la formulation masque l'ampleur du problème. Chez Merial, avec 50 chantiers simultanés allant d'un jour à un mois, la planification est le cœur de métier. « J'essaie avec mon référent technique qui est censé travailler avec Everwin. Et bien, ça ne marche pas, quoi. J'écris, ça ne marche toujours pas.». Le planning d'Everwin « pourrait être bien », reconnaît Yannick Perris lors de son échange avec Fahde. Mais « vu qu'il ne marche pas », impossible de l'utiliser. Résultat : « Aujourd'hui, on ne travaille pas sur Everwin. On travaille sur Excel. »

Retour à Excel : l'aveu d'échec des ERP mal adaptés

Le retour à Excel n'est pas un choix, c'est un repli tactique. « Ce qui est très bien, sauf qu'on ne peut pas faire une usine à gaz, on ne peut pas communiquer sur une usine à gaz. Le planning d'Everwin était très bien pour communiquer à nos collègues. » Mais entre la promesse théorique d'un ERP complet et la réalité d'un outil inutilisable, les équipes terrain choisissent ce qui fonctionne, même si c'est rudimentaire. Pour une PME qui gère la logistique, les sous-traitants, les approvisionnements et la pose pour des clients comme Airbus ou le ministère de la Défense, travailler sur des fichiers Excel dispersés n'est pas viable. Mais c'est encore moins viable de s'appuyer sur un système qui « résout un problème d'un côté, ça fabrique un autre de l'autre. Et, en fait, on n'avance pas. »

Culture d'entreprise et logiciel : quand l'outil dicte les mauvaises habitudes

Contourner plutôt que résoudre : le piège de l'ERP dysfonctionnel

« La culture d'entreprise consiste à se détourner, à contourner les problèmes », explique Yannick Perris à Fahde. « Un bon opérateur chez nous, c'est quelqu'un qui sait contourner les problèmes du logiciel. » Cette phrase résume à elle seule le drame des PME équipées d'outils inadaptés : l'énergie n'est plus consacrée à optimiser les processus, mais à compenser les défaillances du système. Quinze ans avec le même logiciel, quinze ans à patcher, contourner, bricoler. « Notre maintenance nous apporte… Et bien, elle résout un problème d'un côté, ça fabrique un autre de l'autre. » C'est le syndrome du rustine perpétuelle : chaque mise à jour censée corriger un bug en crée un nouveau, et l'entreprise finit par perdre confiance.

L'impact sur les équipes et l'organisation

« Excusez-moi, je suis dur », s'excuse presque Yannick Perris. Mais cette dureté reflète une frustration accumulée. Pour les deux opérateurs sédentaires qui « font vivre ces chantiers » au quotidien, l'ERP devrait être un allié. Au lieu de ça, c'est une source permanente de friction.

Dans le BTP, où les délais sont serrés, où un retard d'approvisionnement peut bloquer une pose, où la coordination entre fournisseurs, sous-traitants et équipes internes est critique, un logiciel défaillant ne coûte pas que du temps : il coûte de la rentabilité, de la crédibilité client, du moral d'équipe.

Gestion de chantier BTP : des besoins spécifiques ignorés par les ERP généralistes

Ce que doit gérer une PME du BTP au quotidien

Comme l'explique Yannick Perris à Fahde, un chantier chez Merial, c'est :

• Une commande client : point de départ de tout le processus
• Du matériel à fournir : racks, plateformes, mezzanines
• Des engins de location : coordination des plannings de location
• Du personnel : équipes de pose, souvent sous-traitées
• De la logistique : transport, stockage, approvisionnement séquencé

« Des moyens de logistique, plus du personnel, plus du temps », résume-t-il. Trois dimensions interdépendantes que le planning doit synchroniser. Si le matériel arrive en retard, la sous-traitance est décalée. Si le sous-traitant n'est pas disponible, l'engin de location génère des frais inutiles. Si l'information ne circule pas, le client attend.

Planning de sous-traitance et approvisionnement : le nerf de la guerre

« C'est le planning de sous-traitance », précise Yannick Perris lorsque Fahde évoque la planification. « Calendrier d'approvisionnement pour le matériel, calendrier d'approvisionnement pour la logistique, suivi des informations et des processus éventuels. »

Un ERP BTP efficace doit permettre de visualiser d'un coup d'œil :

• Quels chantiers sont actifs
• Quels sous-traitants sont mobilisés sur quoi
• Quelles livraisons sont prévues quand
• Quels engins sont réservés pour quelles dates
• Où en est chaque projet (en cours, bloqué, terminé)

Si cette vision globale manque, c'est toute l'organisation qui vacille. « Le fichier d'export ne marche pas. Il faut aller dans la compta. » Les données existent quelque part dans l'ERP, mais elles sont inaccessibles, inexploitables.

Facturation et suivi commercial : quand l'ERP reste utile… sur une partie seulement

Conserver ce qui fonctionne

 Malgré toutes ses critiques, Yannick Perris est lucide : « On va conserver Everwin. » Pourquoi ? Parce que sur la gestion commerciale et la facturation, l'outil fonctionne. Entre 200 et 250 factures par mois, une comptabilité sur EDT (logiciel de l'expert-comptable), des flux établis.

« L'idée, c'est de trouver un utilitaire accouplé. Everwin, on va continuer à le garder en gestion commerciale et facturation. Mais pour la gestion des chantiers, j'aimerais trouver, pourquoi pas, un outil qui pourrait me permettre de le suivre. »

Le dilemme : outil dédié ou ERP complet ?

 Comme le souligne Fahde lors de l'échange : « Si vous avez cette problématique de suivi de chantier mais que vous ne remettez pas en question la gestion commerciale, ça diminue la chance de trouver une alternative. Par contre, si vous avez une solution complète, pourquoi pas les remettre en question ? » 

C'est le dilemme classique des PME : faut-il multiplier les outils spécialisés (avec les risques de doubles saisies et de désynchronisation) ou tout remettre à plat avec un nouvel ERP (avec les risques d'un nouveau chantier de migration, de formation, d'adaptation) ?

Pour Merial, la réponse n'est pas tranchée. « Ça lance un chantier », reconnaît Yannick Perris. Mais après quinze ans de frustration, l'équation change : le coût du changement devient inférieur au coût de l'inertie.

Solutions de gestion de chantier : ce que recherchent vraiment les PME du BTP

Simplicité et efficacité avant tout

« Nous, on est deux opérateurs à travailler sur ça et on est sédentaires », précise Yannick Perris quand Fahde évoque une solution mobile. Pas besoin d'application terrain pour les poseurs, pas besoin de tablettes sur chantier. « Notre quotidien, c'est de faire vivre ces chantiers et gérer les SAV. »

Ce que veulent ces PME, c'est un outil de pilotage :

• Voir l'état réel des chantiers
• Planifier les ressources (sous-traitants, matériel, logistique)
• Suivre les coûts et la rentabilité
• Communiquer facilement avec les équipes et les clients

Pas un monstre à tout faire qui promet monts et merveilles mais plante sur les fonctions de base. Un outil ciblé, stable, qui fait bien ce qu'il promet.

Le passage au SaaS : une évolution inévitable

« Aujourd'hui, Everwin est hébergé chez nous », indique Yannick Perris. Mais il est conscient que le modèle bascule : « J'ai bien peur que très vite, on n'ait pas le choix. » Le SaaS (Software as a Service) devient la norme dans le BTP :

• Pas de serveur à maintenir
• Mises à jour automatiques
• Accessibilité depuis n'importe où
• Coûts prévisibles (abonnement mensuel)

« Je suis parfaitement prêt à étudier des solutions en mode SaaS », confirme-t-il à Fahde. Pour les PME qui ont souffert avec des ERP on-premise mal maintenus, le cloud n'est plus une menace mais une promesse : celle de solutions mieux suivies, plus réactives, plus modernes.

Gestion des notes de frais : l'autre épine dans le pied des PME

Un besoin secondaire mais réel 

Au-delà de la gestion de chantier, Yannick Perris a formulé une seconde demande auprès de Celge : un outil de gestion des notes de frais. « Aujourd'hui, nous gèrons tout en papier », résume-t-il. Pour 8 commerciaux, dont 7 qui envoient « une note de frais tous les trimestres » et le chef d'entreprise pour qui « ça y va ».

Le problème du coût par utilisateur

« Quand je vois que la plupart des abonnements sont par utilisateur, je me dis que payer un abonnement pour un utilisateur qui va me faire 4 feuilles de frais dans l'année et mettre 15 euros par mois, je ne vois pas l'intérêt. »

 C'est un irritant classique des solutions SaaS : un modèle de pricing inadapté aux usages réels. Yannick Perris a contacté N2F, solution leader sur les notes de frais, mais bute sur cette question économique. « J'aimerais bien trouver une solution où le coût soit mutualisé sur l'ensemble des utilisateurs. »

Pour les PME, chaque euro compte. Un outil qui coûte 10 € par mois et par utilisateur peut vite représenter 1 000 € par an pour une fonctionnalité utilisée de façon sporadique.

Celge : accompagner les PME du BTP vers des solutions adaptées

Identifier les bons prestataires parmi 7 000

« Notre rôle, c'est de soumettre à comparaison l'ensemble des prestataires du marché pour identifier le plus pointu pour répondre à votre besoin », explique Fahde. Avec 7 000 prestataires référencés, la complexité pour une PME de 20 personnes est de savoir vers qui se tourner.

Celge analyse :

• Les fonctionnalités de gestion de chantier adaptées au BTP
• Les capacités de planning (sous-traitance, matériel, logistique)
• Les possibilités d'interfaçage avec les ERP existants
• Les modèles tarifaires (SaaS, par utilisateur, forfait)
• La simplicité d'utilisation pour des équipes opérationnelles

Un service gratuit pour les entreprises

« Je démarre ma recherche », indique Yannick Perris. Celge intervient justement à ce moment : avant que l'entreprise ne perde du temps à démarcher des dizaines d'éditeurs, à assister à des démos inadaptées, à comparer des devis incomparables.

Le service est gratuit pour les entreprises comme Merial, financé par les éditeurs qui cherchent de la visibilité. L'objectif : mettre en relation rapidement une PME avec les 2-3 solutions vraiment pertinentes pour son besoin, son secteur, sa taille.

Conclusion : quand changer devient plus simple que rester

L'échange entre Fahde et Yannick Perris illustre un basculement : après quinze ans à « contourner les problèmes » d'un ERP inadapté, le coût psychologique et opérationnel du statu quo dépasse celui du changement. Revenir à Excel n'est pas une solution pérenne. Mais continuer avec un outil qui « ne marche pas » non plus.

Pour les PME du BTP, la leçon est claire : un logiciel qui désorganise vaut moins qu'une feuille de calcul qui marche. Mais entre les deux, il existe des solutions modernes, ciblées, pensées pour les flux réels du secteur. Des outils qui ne prétendent pas tout faire, mais qui font bien ce qu'ils promettent : suivre les chantiers, planifier les ressources, piloter la rentabilité. Le chemin vers ces solutions passe par une étape difficile : accepter de remettre en question des habitudes de quinze ans, des investissements passés, une « culture d'entreprise » construite autour d'un outil défaillant. Mais quand le logiciel devient le principal frein à l'efficacité, le changement n'est plus un risque. C'est une nécessité.

 Votre ERP vous fait perdre plus de temps qu'il n'en fait gagner ? Celge vous accompagne gratuitement pour identifier les solutions de gestion de chantier adaptées aux PME du BTP. Parlons-en.