Bien choisir son logiciel de gestion par affaire

Parmi les typologies variées des progiciels existants, il en existe une taillée sur mesure pour la « gestion par affaire ». Ces solutions métiers répondent aux contraintes des prestataires de services tels que cabinets d’architectes, bureaux d’études, sociétés d’ingénierie, sociétés de conseil, SSII, etc. En effet, chaque commande ( ou chantier) est différente d’une autre :  un logiciel de gestion adapté est un avantage concurrentiel indéniable.

Fonctionnement d’un logiciel de gestion par affaire

Chaque affaire est traitée en temps réel sous tous ses aspects :

• Commercial
• Opérationnel
• Financier

Prenons l’exemple d’un cabinet d’architectes : chaque chantier est différent d’un autre. Les intervenants, les formalités, les coûts et les délais sont uniques ; chaque demande est spécifique avec des caractéristiques techniques qui lui sont propres. Les traitements administratifs et comptables seront donc également assujettis à un contexte mouvant. Une solution de gestion par affaire permet non seulement de répondre efficacement à ces spécificités, mais offre en sus une gestion harmonisée et unifiée de toutes les données. Via une interface unique, l’utilisateur est à même d’accéder à toutes les informations relatives à l’affaire et d’en anticiper les coûts, délais, contraintes et marge opérationnelle. La grande force des ERP de gestion par affaire réside dans la planification des coûts et ressources inhérents à chaque projet. Pas de surprise et un suivi rigoureux : outre une plus grande adaptabilité, on a en permanence des indicateurs de performance clairs. Chaque affaire peut bénéficier d’un prévisionnel spécifique avec une estimation claire du temps alloué ou du budget. Quel que soit le nombre d’affaires traitées simultanément,  la rentabilité est connue à chaque étape ce qui permet de prendre des mesures correctives si elle n’était pas satisfaisante. Ainsi il est possible de comparer immédiatement un budget prévisionnel avec le réalisé ou encore de connaître à tout moment l’avancée de l’affaire en se basant sur les documents attachés la concernant.

Un outil de pilotage qui sait se rendre indispensable

Aujourd’hui, les solutions de gestion par affaire sont devenues un outil de pilotage essentiel pour les sociétés. Maîtrise des coûts, analyse de la rentabilité et autres indicateurs de suivis sont gérés en temps réel. Chaque service bénéficie d’un tableau de bord personnalisé en fonction de ses attentes et besoins, et la communication entre services est facilitée. Le développement récent de l’analyse prédictive intégrée aux solutions de gestion par affaire (et aux ERP en général) rend cet outil de suivi encore plus intéressant. Anticipation et adaptabilité rendent chaque affaire transparente dans ses tenants et aboutissants. Quel que soit le niveau de complexité d’un projet, la traçabilité des données est garantie. Quel que soit le nombre d’intervenants impliqués, la gestion des équipes reste simplifiée et automatisée, aussi bien en terme de planning que de gestion comptable. Une vision transversale sur l’ensemble de l’activité est un atout trop précieux pour être ignoré.

Lire aussi : Pourquoi intégrer un logiciel de gestion dans mon entreprise ?

Le choix d’un logiciel de gestion par affaire

Pour une entreprise les raisons d’opter pour un logiciel de gestion par affaire sont multiples. Outres les avantages qu’il offre, il répond bien souvent à des situations qui appellent le changement : nécessité d’harmonisation, solution antérieure obsolète, manque de fonctionnalités… Autant de motifs qui peuvent nous pousser à la précipitation. Prendre son temps et être à l’écoute sont les prérequis d’un choix pertinent.

Les solutions actuelles de gestion  par affaire offrent une modularité sans précédent et peuvent ainsi correspondre au plus près aux spécificités de votre entreprise. Faites briller vos avantages concurrentiels ! En privilégiant le dialogue avec les intervenants des projets passés vous serez en mesure de dessiner la structure idéale de la solution future. Les échanges avec les éditeurs ou les intégrateurs sont la pierre angulaire d’une solution raisonnée : elle doit correspondre au plus près à la situation de votre entreprise mais également être assez flexible pour accompagner son évolution. La budgétisation d’une solution de gestion par affaire doit tenir compte de ces impératifs mais aussi de l’accompagnement de votre personnel dans le déploiement de la solution retenue. Prenez votre temps pour dresser un état des lieux et lister les fonctionnalités attendues.

Lire aussi : Comment définir son budget ERP ?

Le cahier des charges établi, il faut réaliser un premier tri parmi les offres du marché et retenir les plus pertinentes.

Écouter et comparer avant de choisir sa solution de gestion par affaire

L’offre disponible est multiple. En SaaS ou on premise, avec une solution de mobilité ou non, les solutions envisagées peuvent être très différentes. Que cela soit en terme de typologie , de coût ou de déploiement. En fonction de la taille de votre structure, il peut être bon de prendre conseil auprès des éditeurs, des intégrateurs ou encore de conseillers IT afin de mesurer la pertinence et les apports de chaque proposition. La meilleure réponse doit faire converger vos attentes et les évolutions du marché et de votre entreprise. Le traitement spécifique de l’affaire par votre structure est déterminant : gestion de l’affaire en valeur ou en pourcentage, gestion de la trésorerie sur affaire, gestion des frais avancés, la solution retenue devra traduire ces contraintes au plus juste. Comparez les différentes solutions entre elles. Nous avons développé dans ce but un algorithme permettant de dresser un comparatif en fonction du secteur d’activité, des fonctionnalités attendues, du nombre d’utilisateurs et du budget. Un outil idéal pour identifier la solution la plus pérenne face à vos exigences métiers.

Crédit photo : © Fotolia