SIRH et paie : logiciels en ligne de gestion RH

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Un ensemble de logiciels facilitant la gestion RH d’une entreprise est désigné par cet acronyme : Système d’Informations des Ressources Humaines (SIRH). Cette somme d’outils informatiques destinée à la gestion et au suivi RH se compose de plusieurs fonctionnalités personnalisables ou non. Ces différents logiciels, complémentaires entre eux, sont destinés à couvrir l’ensemble des activités du secteur RH d’une entreprise ou d’un prestataire externe : recrutement, gestion de paie, suivi des compétences et des carrières… Le SIRH paie traite également les éléments de congés, les notes de frais et la gestion des heures effectives ou réelles par exemple. Ces domaines sont classés par rubrique dans le SIRH que vous aurez choisi. Selon votre besoin, une ou deux catégories peuvent disposer de plus de fonctionnalités que les autres.

Le SIRH concentre toutes les données RH essentielles au bon déroulement de l’activité de l’entreprise dans un seul outil informatique, souvent accessible en quelques clics. Si vous avez choisi d’externaliser votre gestion RH, votre prestataire a certainement choisi d’utiliser les services d’un SIRH paie, demandez-lui sa référence.

Quelles sont les fonctionnalités d’un SIRH ?

La plupart des SIRH proposent des fonctionnalités principales, et d’autres secondaires. Globalement ces logiciels illustrent les principaux métiers du secteur RH : recrutement et intégration de salariés, gestion de la paie, suivi des carrières et formation, traitement du personnel… Constitués en modules, les catégories des SIRH jouent un rôle particulier dans la gestion de vos activités RH. Les fonctionnalités principales d’un SIRH se classe en quatre catégories dites briques logicielles :

• la gestion de la paie;
• le suivi des prestations de travail;
• la gestion des prestations sociales;
• la gestion des salariés.

Essentielles dans un SIRH, certaines de ces fonctionnalités peuvent cependant être plus développées que d’autres. Si la gestion de la paie est particulièrement chronophage dans votre entreprise, et que vous souhaitez y remédier, vous pouvez choisir un SIRH paie. Programmé pour améliorer les fonctions de gestion de la paie d’une entreprise, cet outil informatique sera une véritable plus-value pour votre service RH. Si le développement de votre entreprise à moyen ou long terme dépend de l’intégration de nouveaux talents, il est conseillé de choisir un SIRH spécialisé recrutement et gestion des carrières.

Le niveau d’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. et d’analyse de votre outil informatique est lié au type d’activités de votre entreprise et à vos besoins en matière de gestion des RH. A vous de définir précisément vos attentes avant d’opter pour un SIRH. 

Vous l’aurez compris, le SIRH paie représente une fonctionnalité à part entière de cette solution digitale. La paie est une activité récurrente du service RH. Elle peut être parfois laborieuse, source de tensions et/ou de difficultés pour vos collaborateurs. C’est pourquoi, choisir un SIRH paie représente un investissement stratégique et durable pour votre entreprise. En effet, vous choisissez d’investir dans un outil visant à simplifier, à fluidifier et à optimiser l’activité RH la plus chronophage, et pourtant incontournable. Grâce à la mise en place d’un SIRH paie, votre service RH, notamment le gestionnaire de paie, va monter en compétence. Cet outil informatique est aussi l’occasion de fidéliser vos collaborateurs.

Solution SIRH et gestion de la paie

Plébiscités par les dirigeants des TPE-PME, les gestionnaires et les responsables RH, les SIRH paie représentent un avantage majeur : cet outil informatique facilite grandement le travail de reporting RH de vos collaborateurs. Grâce à une transmission des données d’une brique logicielle à une autre, le SIRH paie permet d’automatiser le calcul des éléments de la paie:

• en considérant les variables en temps réel (absences, congés, salaire fixe…) ;
• en intégrant le montant des notes de frais à rembourser ;
• et calculant les heures supplémentaires réalisées individuellement et/ou collectivement.

Globalement, le SIRH paie favorise une prise en compte homogène des activités RH de l’entreprise. Cet outil vous offre la possibilité en tant que DRH ou dirigeant de disposer d’une analyse de la situation sociale et économique globale de votre entreprise à un instant donné ou sur une période définie. Le SIRH paie dispose également d’une fonctionnalité dédiée à l’évaluation de la situation sociale et économique de votre société. D’après des indicateurs programmés au préalable, votre gestionnaire de paie complète les données réelles (âge des salariés, nombres et types d’absences, taux d’heures supplémentaires, nombres et types de contrat en cours….). Le logiciel SIRH paie calcule automatiquement les ratios et les moyennes. Cet outil vous livre une analyse chiffrée utile pour établir des projections financières et des évolutions de la masse salariale par exemple.

Les avantages du SIRH pour la paie

En tant que dirigeant ou responsable d’un service RH, il est conseillé de choisir un Système d’Information pour Ressources Humaines adapté aux activités de votre service. Vous le savez, la paie est un domaine sensible, où rigueur et précision sont nécessaires. C’est pourquoi, confier les tâches de la gestion de la paie à un outil informatique offre deux garanties non-négligeables:

• un gain de temps pour vos collaborateurs RH ;
• une réduction des risques d’erreur dans le traitement de la paie de vos salariés.

Concrètement, le SIRH paie représente une véritable plus-value par rapport à un Système d’Information pour les Ressources Humaines généraliste. Grâce à la complémentarité des modules du SIRH paie, les données enregistrées dans la catégorie gestion des salariés, ou suivi des prestations sociales apparaissent dans la rubrique gestion de la paie. Ainsi, l’ensemble des données (report des congés et absences ou calcul des heures supplémentaires par exemple) est traité et pris en compte dans l’édition des bulletins de salaires. Grâce à cette solution informatique, vous supprimez le risque de perdre ou de tronquer des données, lors de leurs reports. Vous facilitez l’exercice des missions de votre gestionnaire de paie en le soulageant de tâches longues et laborieuses à réaliser.

Comment choisir une solution SIRH pour la paie ?

En tant que dirigeant d’une entreprise, ou responsable RH de celle-ci, vous avez identifié votre besoin : investir dans une solution informatique capable d’optimiser votre activité paie. Il vous est donc conseillé d’évaluer les différents outils disponibles dans la gamme des SIRH paie.

Il est important pour votre investissement de repérer un outil performant capable de répondre à votre besoin. A vous également d’identifier la manière dont vous allez mettre en œuvre le SIRH paie dans votre entreprise. Cet élément peut influencer votre choix.

Actuellement, il existe deux types de SIRH :

• les solutions dites On-Premise. Votre entreprise achète une licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud). pour accéder et utiliser cet outil au sein de ses locaux;
• Les logiciels dit SaaS. Installé sur le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. de votre entreprise, ce software as a service est accessible à vos collaborateurs depuis n’importe quel appareil connecté au VPNVPN : Un VPN est un système qui permet de créer un lien direct entre ordinateurs distants, tout en isolant leur trafic. Il est notamment utilisé pour du travail à distance ou bien encore pour le cloud computing. professionnel.

L’essor du télétravail ces dernières années invite les dirigeants d’entreprise à privilégier le SIRH paie sous la forme d’un service disponible sur abonnement. En choisissant ce type de SIRH, il est indispensable de vérifier le professionnalisme du prestataire hébergeant votre solution digitale. L’enjeu réside dans sa capacité à sécuriser les données sensibles de votre entreprise : les éléments socio-économiques de votre activité et l’ensemble des données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres. de vos collaborateurs.

Les logiciels SaaS représentent un avantage majeur : en ligne, ils profitent de mises à jour techniques en temps réel et informent vos gestionnaires de paie des actualités juridiques, sociales et économiques du secteur. Le SIRH paie – SaaS – offre la possibilité à vos collaborateurs RH de bénéficier d’une veille documentaire accessible en quelques clics depuis leurs postes de travail dans les locaux de l’entreprise, ou en télétravail.

Investir dans une solution SIRH demande une analyse précise des besoins et un calcul budgétaire rigoureux. De nombreuses entreprises ont franchi le pas : à moyen terme, le coût du SIRH paie est rentabilisé. En effet, il permet une véritable optimisation des tâches, notamment les plus récurrentes et les plus chronophages. Il offre également la possibilité de dresser des tableaux de bord RH en temps réel. Cette analyse est nécessaire pour élaborer une stratégie sociale et économique pertinente.