SommaireDans un monde où l’information circule à grande vitesse, la gestion électronique de documents (GED) est devenue incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser l’organisation et l’accès à leurs contenus.
Aujourd’hui, l’association de la GED avec l’intelligence artificielle (IA) pousse cette efficacité encore plus loin. Grâce à l’IA, les processus sont automatisés, le contrôle des données est renforcé, et l’analyse des informations clients devient plus précise. Ensemble, GED et IA forment un duo essentiel pour gérer efficacement les contenus d’entreprise.
Mais concrètement, que change l’IA dans la gestion de contenus comme la GED, l’ECM (gestion de contenu d’entreprise) et le CCM (gestion des communications clients) ? Prenons un exemple pratique : la gestion des facture.
GED et IA : Automatiser et fiabiliser le traitement des factures
Dans toute entreprise, la gestion des factures est une tâche clé. Automatiser leur saisie et leur traitement est donc indispensable pour gagner du temps et minimiser les erreurs.
C’est là que l’IA intervient. Des outils comme Agora permettent un traitement automatique de bout en bout, de la réception d’une facture à son inscription dans les livres comptables. En éliminant la saisie manuelle, l’IA réduit les risques d’erreur humaine, et peut même rapprocher les factures des bons de commande. Elle va encore plus loin en détectant d’éventuelles anomalies ou fraudes, garantissant ainsi une fiabilité accrue.
Cette automatisation libère les assistants comptables de tâches répétitives. Ils peuvent alors se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse financière ou le conseil stratégique. Avec la digitalisation croissante des entreprises, cette évolution du métier vers un rôle de conseil est une tendance à suivre de près.
Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre article sur l’automatisation propulsée par l’IA.
Booster les performances des GED avec l’IA
Mais l’impact de l’IA ne s’arrête pas là. Outre les gains évidents sur la gestion des factures, l’IA améliore les systèmes de GED, ECM, et CCM de différentes manières.
Intégration avec le système d’information (SI) : Grâce aux technologies de RPA (robotic process automation), l’IA permet d’intégrer automatiquement les données métiers dans le SI de l’entreprise. Cela enrichit en continu les bases de données et les rend plus fiables et actualisées.
Fiabilité renforcée des contrôles : L’IA peut vérifier automatiquement la conformité des documents et l’identité des personnes en temps réel, augmentant ainsi la sécurité. Cela permet de garantir des données toujours vérifiées et conformes aux normes.
Excellence dans l’extraction des données : Les technologies classiques comme l’OCR (reconnaissance optique des caractères) montrent vite leurs limites, notamment avec des documents complexes ou des volumes de données non structurées. En revanche, l’IA, combinée au machine learningIl s’agit de l’apprentissage automatique (parfois désigné par « apprentissage statistique ») par une machine (au sens large). Le terme désigne également l’implémentation de méthodes systématiques vouées à la résolution de processus complexes par le biais d’algorithmes. et à l’analyse sémantique, apprend à traiter ces données, améliorant ainsi la rapidité et la qualité de l’extraction.
Améliorer l’expérience client grâce à l’IA
L’IA ne se limite pas à une amélioration des processus internes. Elle joue également un rôle clé dans l’optimisation de la relation client. Les solutions de GED, ECM et CCM équipées d’IA peuvent analyser les demandes clients, fournir des réponses adaptées et même anticiper les besoins des équipes commerciales.
Les robots et assistants intelligents sont capables de proposer des scénarios de réponse personnalisés, permettant ainsi aux entreprises d’améliorer la gestion des dossiers clients et de renforcer la qualité de l’expérience client.
GED et IA : un tandem pour l’avenir
Ainsi, que ce soit pour automatiser les tâches administratives, améliorer le contrôle des données ou optimiser l’expérience client, l’IA devient un partenaire clé de la GED et des solutions ECM/CCM. Son rôle va continuer à croître à mesure que la gestion des Big DataEnsemble des données non structurées présentes sur le web ou autre réseau. Le volume d’information est si important qu’il dépasse les capacités d’appréhension humaine. devient incontournable pour les entreprises.
En alliant performance, rapidité et pertinence, l’IA transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs contenus et interagissent avec leurs clients.
L’intégration de l’IA dans les systèmes de gestion documentaire ne représente pas seulement un gain de temps et d’efficacité, mais constitue aussi une véritable stratégie pour l’avenir.
