Étude de cas : quand Excel finit par exploser dans les ateliers techniques

 Lors d'un échange récent, Aélis, l'une de nos expertes IT chez Celge, s'entretenait avec la responsable d'Escaliers Somme, une menuiserie lorraine spécialisée dans les escaliers sur mesure. Au fil de la conversation, un constat s'est imposé : leur fichier Excel de tarification, pourtant « assez poussé », est devenu ingérable. Totalement déconnecté de leur logiciel de gestion, il oblige à tout ressaisir manuellement et rend impossible le calcul précis de leurs coûts de revient.

Cette situation n'a rien d'exceptionnel. Dans les ateliers techniques où chaque produit est un assemblage complexe de matériaux, de temps de fabrication et de savoir-faire, Excel atteint rapidement ses limites. Retour sur un cas concret qui illustre pourquoi tant d'entreprises cherchent aujourd'hui à remplacer leurs tableurs par des outils vraiment adaptés.

Excel et tarification technique : quand le tableur atteint ses limites

Dans l'atelier lorrain d'Escaliers Somme, chaque escalier sur mesure est une équation à plusieurs inconnues. Une marche n'est jamais qu'une marche : c'est des heures d'études, de la programmation CNC, du temps d'usinage, du bois sélectionné, de la quincaillerie spécifique, du vernis ou de la laque. Multiplié par 320 à 380 escaliers par an, le fichier Excel de tarification est devenu un monstre : « assez poussé », comme le dit pudiquement la responsable, mais totalement déconnecté du logiciel de gestion Everwin.

Gestion des devis techniques : le syndrome de la double saisie

« On n'a pas de passerelle entre notre Excel de tarification et Everwin », explique l'interlocutrice à Aélis lors de leur échange. Résultat : chaque devis est saisi deux fois, chaque modification de prix doit être répliquée manuellement, chaque évolution tarifaire devient un casse-tête. « Si le bois augmente, j'augmente le produit sur Everwin, mais il n'y a pas d'impact sur Excel, ou vice-versa. » C'est le principe des vases non communicants appliqué à la gestion d'entreprise.

Pour l'équipe commerciale sur le terrain, pas de perte de temps visible : ils continuent à vendre. Mais pour qui gère la tarification en coulisses, c'est une gymnastique permanente. « C'est plutôt moi dans ma gestion de la tarification », résume-t-elle. Une sorte de taxe invisible sur le temps et l'énergie, là où l'entreprise devrait se concentrer sur son savoir-faire : fabriquer et poser des escaliers en bois d'exception.

Articles composés et nomenclatures : quand Excel ne suffit plus

Le défi des sous-ensembles d'articles

Le vrai problème identifié par Aélis lors de cet échange, c'est qu'Everwin « n'est pas capable de proposer des produits avec des sous-ensembles d'articles ». Or, dans un atelier technique, tout est assemblage. Une marche, c'est une composition d'articles : heures d'études, heures de programmation CN, programmation d'usinage, main-d'œuvre de fabrication, bois, quincaillerie. « Il faudrait que j'aie des sous-ensembles pour incorporer tout ça sur un devis directement. »

Les limites d'Excel pour la gestion de nomenclatures complexes

Excel peut simuler ces calculs, certes. Mais il ne peut pas les industrialiser :

• Pas de mise à jour automatique des coûts composants
• Pas de traçabilité des coefficients appliqués
• Pas de lien vivant entre le prix de vente et le coût de revient réel
• Pas de gestion des articles composés multi-niveaux

C'est une feuille de calcul figée dans un monde où tout bouge : les tarifs fournisseurs, les temps de fabrication, les marges par gamme. Pour les métiers techniques nécessitant une tarification précise, Excel devient rapidement un frein.

Calcul de coût de revient : le déboursé introuvable

L'importance du suivi de rentabilité dans les ateliers

L'objectif exprimé à Aélis est clair : « avoir un déboursé, sans faire des calculs d'apothicaires systématiquement ». Combien d'heures passées sur ce chantier ? Combien a coûté cette matière première ? Quelle est la rentabilité réelle de cet escalier vendu 8 000 euros ? Aujourd'hui, ces chiffres existent quelque part, éparpillés entre la pointeuse Whysoft, les feuilles Excel et Everwin. Mais les rassembler relève de l'archéologie comptable.

Intégration pointeuse et ERP : une nécessité pour les ateliers techniques

« Nous, on a une pointeuse et il faudrait que cette pointeuse soit reliée à ce logiciel », explique la responsable. L'idée : que le temps passé au bureau d'études, en atelier, en finition, soit automatiquement affecté au bon projet. Que les achats de bois, de quincaillerie, de vernis soient rattachés au chantier concerné. Que le prix de vente puisse être comparé, en temps réel, au coût de revient constaté. Ce n'est pas une lubie de contrôle de gestion. C'est une question de survie : dans un marché où 95 % des clients sont des particuliers, où chaque projet est unique, où la concurrence est féroce, ne pas connaître ses marges réelles, c'est piloter à l'aveugle.

Logiciel de gestion pour atelier : au-delà d'Excel

Pourquoi Excel ne convient pas aux métiers techniques complexes

La limite d'Excel n'est pas sa puissance de calcul. C'est son incapacité à connecter les données. Un tableur ne dialogue pas naturellement avec :

• Une pointeuse pour le suivi des heures
• Un logiciel de gestion pour les commandes et factures
• Une base fournisseurs pour les prix d'achat
• Un système de production pour les temps réels

Il ne gère pas les articles composés de façon native. Il ne suit pas l'avancement des projets. Il ne calcule pas automatiquement les déboursés réels versus les estimations.

Les solutions pour remplacer Excel dans la tarification technique

Les entreprises comme Escaliers Somme, que Celge accompagne dans leur recherche, ont besoin d'outils capables de :

1) Gérer des produits composés multi-niveaux : un escalier contient des marches, qui contiennent elles-mêmes du bois, de la main-d'œuvre, des consommables. Chaque niveau doit pouvoir être tarifé, modifié, tracé. 

 2) Relier devis, production et facturation : le devis devient bon de production, qui génère des pointages, qui alimentent le calcul de marge, qui se retrouve en comptabilité analytique. Sans ressaisie.

 3) Intégrer les outils métier : la pointeuse, les machines à commande numérique, les fournisseurs. Un ERP pour atelier technique n'est pas un tableur dopé, c'est un système nerveux qui fait circuler l'information.

 4) Calculer les coûts de revient en temps réel : comparer systématiquement le vendu et le dépensé, par projet, par gamme, par client. Identifier les dérives avant qu'elles ne deviennent des pertes.

Gestion de chantier pour menuiserie : un besoin spécifique

Second œuvre et tarification : des enjeux particuliers

Comme l'explique l'entreprise à Aélis : « On est dans le second œuvre pur et dur, on arrive en même temps que la cuisine. » Des chantiers d'une journée, parfois deux, mais 320 à 380 par an avec deux équipes de pose. Ce n'est pas de la gestion de grands chantiers du BTP, c'est du suivi de rentabilité industrielle à flux tendu.

Du devis à la pose : suivre chaque étape

Le processus décrit lors de l'échange est révélateur :

1. Signature du devis
2. Réunion technique
3. Relevé de mesures sur chantier
4. Plans et programmation d'usinage
5. Débit du bois
6. Fabrication (CN + traditionnel)
7. Finition (vernis, teinte, laquage)
8. Pose en une journée

À chaque étape, des coûts s'accumulent. Sans système intégré, impossible de les suivre précisément. « Il faut un logiciel qui relie nos produits et notre devis », résume l'interlocutrice d'Aélis.

Celge : accompagner les entreprises techniques vers les bonnes solutions

Notre rôle de comparateur de logiciels de gestion

Comme l'explique Aélis lors de cet échange : « Nous, notre rôle consiste tout simplement à identifier gratuitement les solutions les plus pointues par rapport à votre besoin. » Face à la complexité des offres ERP, logiciels de gestion d'atelier, et solutions métier, nous analysons :

• Les fonctionnalités de gestion des articles composés
• Les capacités d'intégration (pointeuse, machines, comptabilité)
• Le calcul automatique des coûts de revient
• La gestion de devis techniques complexes
• L'adaptation aux métiers du bois, de la métallerie, de l'artisanat technique

Conclusion : quand la tarification devient stratégique

L'échange entre notrre experte IT Aélis et Escaliers Somme illustre une réalité partagée par de nombreux ateliers techniques : Excel est un excellent outil de départ, mais devient un boulet dès que la tarification se complexifie. Articles composés, nomenclatures multi-niveaux, intégration avec la production, calcul de rentabilité réelle : autant de défis qui nécessitent des outils dédiés.

Pour ces entreprises, passer d'Excel à un ERP adapté n'est pas un luxe de grande entreprise. C'est la condition pour maîtriser leurs marges, industrialiser leur tarification, et se concentrer sur leur métier : fabriquer de la qualité.

 Vous reconnaissez votre situation dans cet échange ? Celge vous accompagne gratuitement pour identifier les solutions de gestion adaptées à votre métier technique. Parlons-en.