Vous êtes à la recherche d'une solution GED adaptée à vos besoins ?
Pas toujours évident de déployer un logiciel de gestion de documents sans passer par des paramétrages complexes ou des comparatifs interminables…
On a ce qu’il vous faut ! Notre comparateur de solutions GED Celge.fr vous donne aujourd’hui toutes les réponses à vos questions concernant vos nouveaux besoins en GED professionnelle pour votre entreprise : équipes, projets, R&D, commerciales, opérationnelles… Suivez le guide !
Une solution GED pour mon entreprise
De plus en plus tournés vers l’humain, les logiciels GED du marché permettent aux équipes que vous pilotez, de collaborer tout en respectant vos processus et en gagnant en efficacité.
Solution écologique, pérenne et professionnelle : la GED
En fonction des normes et besoins de stockage de documents, les solutions GED évaluées dans CELGE offrent à vos équipes administratives la possibilité de numériser, stocker, classer et archiver les documents. Ce classement peut se faire par typologie, par projet, par date, par client (CRM), etc. selon votre paramétrage et les modules natifs des logiciels métiers des éditeurs CELGE.
Dites adieu à la resaisie, facilitez vos processus d’entreprise et économisez en charges temps et ressources en optant pour une GED. Visualisez le tableau comparatif des logiciels GED de CELGE ou comparez dès maintenant les solutions de GED en SaaS ou hébergé On Premise grâce à notre comparateur gratuit.
Optez pour une gestion d’entreprise intelligente et performante. En effet, les éditeurs français développent et maintiennent des solutions GED pour vos processus, votre méthodologie Projet et l’opérationnel de vos équipes. Commercialisés, développés et conçus en France, les logiciels GED installés pour votre business améliorent la performance de vos tâches et renforcent la maîtrise de vos flux.
De plus, vous pouvez économiser sur les dépenses externes tout en garantissant une qualité certaine grâce à l’application stricte de procédures qualité stockées dans une GED sécurisée et paramétrée pour répondre aux besoins de vos employés et aux performances de votre entreprise. Enfin, gérez vos projets de manière efficace grâce au paramétrage intelligent de formulaires types et de tâches cycliques.
Applications d’une GED professionnelle en entreprise : archives, validation de documents, dématérialisation de factures, gestion du temps, gestion des chantiers.
Evaluez maintenant gratuitement les éditeurs GED pour une professionnalisation de votre entreprise ou une refonte de votre gestion documentaire. Misez sur notre sélection d’éditeurs informatiques : solution GED stable d’éditeurs reconnus (pour grands comptes ou PME) et éditeur spécialisé et/ou local, expérimenté dans vos processus métier.
Focus | Solution de dématérialisation des factures fournisseurs
Gérez vos factures fournisseurs de manière électronique, dématérialiser vos processus : les workflow d’approbation font avancer vos affaires, tout ça en étant interfacé à vos services de comptabilité. Découvrez dès maintenant les solutions IT qui fonctionnent dans de grandes entreprises françaises et qui répondront à vos nouveaux besoins GED (détail des besoins dans notre évaluateur en ligne).
Pourquoi implémenter une solution GED ?
Le principal avantage d’une solution GED repose dans l’augmentation de la productivité qu’elle confère à toute entreprise qui y opte.
En effet, la charge de travail dévolu aux tâches d’organisation des documents est amoindrie grâce à un logiciel efficace et optimisé. Ce qui permet aux collaborateurs en charge du domaine administratif de se consacrer à des tâches beaucoup plus stratégiques pour leur métier. Dans tous les cas, ces salariés verront leur quotidien grandement amélioré en ce qui concerne la question de la gestion des documents.
Qu’il s’agisse de la réception, de l’enregistrement, du classement, de la sauvegarde, de la diffusion, du partage, de la recherche ou même de l’exploitation tout simplement, tout devient plus aisé avec une solution GED.
Il faut dire que l’exploitation des documents de l’entreprise sera mieux organisée voire hiérarchisée grâce à une assignation de certains types de documents à des catégories de collaborateurs. Et ce grâce à une attribution des droits d’accès aux utilisateurs.
Par ailleurs, les délais de traitement de nombreux documents financiers et comptables (achats, factures, paye, etc.) seront raccourcis grâce à la numérisation.
Votre entreprise bénéficie en outre d’une classification avancée des différents documents et d’une recherche avancée en fonction de différentes balises.
Qui plus est, les logiciels GED sont de plus en plus distribués en SaaS, ce qui permet de profiter d’une solution bien souvent 100 % cloud. Un telle solution comporte bien d’avantages, notamment la possibilité de bénéficier d’un espace de stockage sécurisé pour tous les documents. Sans oublier une accessibilité desdits documents en tout lieu. En effet, en optant pour un tiers chargé de l’archivage, vous confiez bien souvent vos documents à un prestataire bénéficiant d’une certaine expertise en matière de sécurisation, de réplication et de sauvegarde des documents.
Le ROI de votre logiciel GED sera alors rapide, grâce au gain de temps procuré par la solution.
Découvrez les solutions GED qui pourrait vous correspondre :
Comment choisir son logiciel GED ?
Une fois que vous avez cerné les avantages offerts par l’acquisition d’un logiciel GED, vous êtes en mesure de choisir le vôtre.
Ce choix nécessite au préalable une évaluation de vos besoins et des différents processus nécessitant la mise en œuvre d’une solution GED au sein de votre entreprise. Une fois cette analyse effectuée, vous serez en mesure de définir les critères relatifs au choix de votre solution.
Le système de gestion électronique des documents est un logiciel qui gère la création, le stockage et le contrôle des documents par voie électronique. La fonction principale d’une GED est de gérer les informations électroniques au sein d’un workflow organisationnel. Une GED de base devrait inclure la gestion des documents, le flux de travail, la récupération de texte et l’imagerie. Une GED doit être en mesure de fournir un accès sécurisé, de maintenir le contexte et d’exécuter des instructions de disposition pour tous les enregistrements du système.
Le choix d’un système GED doit surtout prendre en compte les fonctions suivantes :
- Le contrôle de sécurité : cette fonction contrôle quels utilisateurs ont accès à quelles informations. Tout système que vous utilisez doit pouvoir protéger les enregistrements non publics.
- Contrôle de version : le système GED doit permettre aux utilisateurs d’ajouter des documents au système et de désigner un document comme enregistrement officiel. Il doit également attribuer automatiquement la désignation de version correcte.
- Capture des métadonnées : le système GED doit permettre de capturer et d’utiliser les métadonnées appropriées pour votre organisation.
Votre système informatique
Tout d’abord, il est nécessaire d’évaluer le système d’information de votre entreprise. Celui-ci doit être en mesure d’accueillir votre solution GED, notamment lorsque vous optez pour une licence on-premise impliquant bien souvent une installation sur poste.
En effet, l’une des clés de votre nouvel outil sera sont intégration réussie à l’écosystème informatique présent. Sans oublier sa capacité à interagir avec les solutions logicielles dont vous disposez déjà. À cette fin, de nombreux éditeurs permettent à leur solution GED d’être intégrée directement au sein de l’ERP maison. C’est le cas par exemple de :
- SAGE
- EBP
- SALESFORCE
- ETC.
La compatibilité avec le format de documentation existant
Lorsque vous remplacez une solution GED existante, vous disposez déjà de fichiers. Ceux-ci sont stockés sous un format et lorsqu’ils doivent être exportés, ils le sont généralement sous un format dédié. Il est nécessaire que votre nouveau logiciel prenne en compte ce dernier format afin de pouvoir procéder à une importation sans failles.
Le passage au multimédia
On peut constater que les systèmes de gestion électronique des documents ont beaucoup en commun avec les systèmes de gestion de contenu (CMS).
Cependant, une différence significative réside dans le fait que les systèmes CMS gèrent généralement une variété de contenus web à partir d’un site central, tandis qu’un système de gestion de documents est principalement utilisé pour l’archivage.
Les deux systèmes fonctionnent avec des médias comparables, tels que des textes, des images, des fichiers audio et vidéo. Pour certains documents, en particulier les documents techniques, il est possible d’ajouter des tracés de plans et des animations 3D.
Pour assurer une bonne classification des documents numériques, de nombreux systèmes de gestion électronique de documents s’appuient sur un processus détaillé de stockage des documents, incluant des métadonnées. Ces métadonnées fournissent des détails clés facilitant la recherche de documents dans les archives, que ce soit par chronologie, sujet, mots-clés ou autres stratégies associatives.
Dans de nombreux cas, la documentation spécifique pour les protocoles de stockage originaux est un élément important de ce qui rend un système de gestion électronique de documents si précieux pour une entreprise ou une organisation.
Métadonnées
Les métadonnées sont des données sur les données. En d’autres termes, ce sont des données qui sont utilisées pour décrire le contenu d’un autre élément.
Le terme métadonnées est souvent utilisé dans le contexte des pages Web, où il décrit le contenu des pages pour un moteur de recherche. Les métadonnées sont aussi utilisées en GED pour faciliter les recherches. Les moteurs de recherche GED utilisent généralement des métadonnées, ainsi qu’une combinaison d’autres facteurs, pour déterminer ce qui se trouve dans un document. Les méta-éléments qui constituent les métadonnées optimisent la recherche. On peut par exemple décrire précisément le contenu d’une image pour effectuer une recherche très rapide par mots-clés.
Les métadonnées communes utilisées par la plupart des systèmes de recherche GED comprennent :
- Une description : ce méta-élément décrit le type de contenu associé à un document. Par exemple, la description d’un document indique au moteur de recherche qu’il contient un texte traitant des logiciels GED. La description décrit le contenu d’un document dans un langage intelligible à l’utilisateur.
- Un titre : il est retourné comme identifiant unique, en général, dans les pages de résultat du système de recherche.
- Des mots clés : ils sont liés au contenu qui se trouve dans le document.
- Une arborescence : certains logiciels GED décomposent les documents référencés selon les types de contenus qui les constituent. On peut alors y accéder directement.
- Des métadonnées sur-mesure : suivant le secteur d’activité de l’entreprise qui déploie le logiciel GED, elle peut y intégrer des types de méta-éléments spécifiques à ses processus-métiers.
Un logiciel intuitif bénéficiant d’une couverture fonctionnelle satisfaisante
Pour commencer, il est essentiel que votre solution de Gestion Électronique de Documents (GED) réponde à l’ensemble de vos besoins stratégiques en matière de traitement de documents liés à vos processus métiers.
Cependant, même lorsque cela est le cas, il est crucial que cette solution soit acceptée par tous, notamment par les collaborateurs qui en auront la charge. Ces derniers doivent être à l’aise avec l’outil, qui doit donc être intuitif et offrir une prise en main facile.
Workflow de validation des documents au sein du logiciel GED
Un circuit de validation des documents est un processus qui assure une meilleure gestion des flux concernant les documents de travail entre les différents intervenants.
Peu importe le secteur d’activité, on peut constater une véritable transformation du marché. Au sein d’un même projet, une augmentation des intervenants est observée, tout comme les besoins pouvant d’ailleurs être variables aussi bien sur le plan de la traçabilité, de la confidentialité et de la collaboration.
Face à ces difficultés supplémentaires et à la multiplication des intervenants externes et internes, il est important de mettre en place un processus intégrant ces différentes informations. Le Workflow répond parfaitement à ce besoin tout comme aux nombreuses questions que vous pouvez vous poser concernant :
- la gestion du flux de l’information,
- les modifications en cours,
- vos besoins de traçabilité
- ainsi que les signatures.
Définition d’un circuit de validation des documents
L’objectif principal d’un Workflow est d’intégrer un ensemble de documents pour les faire évoluer vers une publication ou vers un archivage. Avec une telle solution, vous êtes accompagné à chaque étape du processus, de la création du document jusqu’à sa version finale.
Cependant, le processus de validation des documents peut varier en fonction du service et de l’entreprise, avec des circuits différents pour les modifications, les validations ou l’archivage. Si un système de gestion de règles est défini dès le départ dans les processus à suivre, cela permet une plus grande efficacité.
Enfin, un circuit de validation des documents vous permet de vous orienter vers des procédures dématérialisées, tout en assurant une excellente pérennité dans le temps pour le flux d’information.
L’intégration du Workflow dans une solution GED
Encore une fois, l’adaptabilité reste le maître mot, car il est parfaitement possible d’intégrer un circuit de validation du document directement dans une solution GED. Selon votre besoin, vous avez peut-être envie de mettre l’accent sur les droits, les processus, les objets du Workflow ou encore sur le niveau d’interfaçage.
Si dès le départ vous choisissez la bonne solution, il faut savoir que le Workflow est nativement intégré dans l’outil numérique. Vous n’avez donc pas besoin de vous poser la question de savoir s’il est nécessaire d’intégrer un circuit de validation des documents. De ce fait, vous disposez de très nombreuses fonctionnalités qui seront directement dépendantes des droits attribués et du paramétrage que vous avez effectué :
- Au cours du processus du circuit de validation des documents, vous retrouverez un historique complet des modifications avec l’intégration de différents commentaires vis-à-vis de ce même document.
- Dès qu’un nouveau document doit être validé ou porté à votre connaissance, vous serez directement averti par une alerte spécifique via une notification sur votre messagerie.
- La sécurisation demeure un aspect essentiel, c’est pourquoi le circuit de validation des documents ne sera pas compromis et en distribuant les droits spécifiques à chaque intervenant, ils auront la possibilité de consulter ou non un document, tout comme d’y apporter certaines modifications.
- Autres fonctionnalités particulièrement précieuses, l’ajout d’un filigrane lorsque le statut d’un document doit évoluer.
Si vous êtes désireux d’en savoir plus sur le Workflow et surtout son fonctionnement, n’hésitez pas à vérifier et à comparer les logiciels GED pour que vous puissiez vous faire votre propre opinion. Une fois que vous l’aurez adopté, il sera compliqué de vous en passer, car c’est une solution très fonctionnelle pour regrouper les différents documents de travail et faciliter la communication à distance entre les intervenants.
Coûts et intégration d’un logiciel GED
Il est en plus important que votre logiciel bénéficie d’une intégration facile et sans complication. Une intégration complexe implique une temps d’implémentation long et donc des coûts onéreux.
Il est par ailleurs nécessaire de tenir compte des coûts et modalités de maintenance et de mise à jour. Tournez-vous généralement vers un éditeur de confiance afin de bénéficier des meilleurs services d’assistance.
En résumé, l’adoption d’un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) intuitif et fonctionnel est essentielle pour optimiser la gestion de vos documents et améliorer la collaboration au sein de votre entreprise. Un bon Workflow de validation des documents permet de répondre aux besoins de traçabilité, de confidentialité et de sécurité, tout en facilitant la communication entre les différents intervenants.
Pour en savoir plus sur les solutions GED et comment elles peuvent transformer vos processus métiers, n’hésitez pas à visiter nos informations dans la catégorie GED. Vous y trouverez des informations détaillées sur les fonctionnalités, les avantages et les meilleures pratiques pour intégrer une solution GED dans votre entreprise.
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