Depuis trois ans, les CCI de votre territoire opèrent une transition digitale d’ampleur. De quoi s’agit-il ?

Pour mener à bien le projet de fusion des différentes CCI de Bourgogne et de Franche-Comté, une vaste réflexion a été engagée en 2021. Avec, ces dernières années, un certain nombre de transformations clés, stratégiques et opérationnelles. C’est dans ce cadre que nous avons procédé en effet au déploiement de l’ensemble des modules de la suite Finance de SIGMA.

Quelles ont été les différentes phases de ce projet ?

En cours de finalisation sur certaines structures, la mise en œuvre de cette solution s’est effectuée pas à pas en cherchant à mutualiser au mieux les moyens, ressources humaines et méthodes de travail des CCI de la région. Nous avons ainsi travaillé dans un premier temps à la dématérialisation des bons de commande, puis à celle des circuits de signature avec la volonté, plus largement, de digitaliser l’ensemble des chaînes de valeur sur les volets Achats et Ventes. Un projet d’ampleur donc, dans lequel nous avons souhaité embarquer tous les collaborateurs concernés.   

Comment s’est déroulé l’accompagnement par Sigma ?

Très bien mais nous n’en doutions pas vraiment, au regard de notre collaboration très « historique ». Voilà des années maintenant que nous travaillons ensemble et que je continue avec plaisir. 

Sur le projet, nous avons apprécié de nouveau la qualité de l’accompagnement Sigma. Les prérequis ont été clairement définis dès le départ de même que le périmètre du projet et son déroulé. Tout a été extrêmement bien calibré sans que la démarche, pour autant, ne soit rigide. Ainsi, pour répondre à nos contraintes, Sigma a su moduler le planning et nous permettre, par exemple, de repositionner des heures non utilisées sur les problématiques spécifiques, que nous rencontrions. Dans le suivi du projet, ils ont ainsi fait preuve d’une très bonne adaptation à tel point que nous avions parfois le sentiment d’avoir une équipe DSI détachée chez nous ! Ensemble, nous avons pu en tout cas adopter des approches très complémentaires. 

De quelle manière ?

Pour réussir cette dématérialisation, il fallait lever quelques difficultés organisationnelles et les réticences parfois des personnes. Face à cette transformation digitale, certains collaborateurs craignaient ainsi de perdre le contrôle sur certaines dimensions du travail ou de ne pas être en capacité de s’adapter. 

Outre sa connaissance fine du réseau consulaire et son expertise technique, SIGMA a été également précieuse à ce niveau. Tandis que j’imposais en quelque sorte les nouvelles procédures, la consultante SIGMA jouait un rôle d’« incitatrice ». Accompagnant individuellement chaque collaborateur qui rencontrait des freins, elle exécutait pas à pas le suivi de la procédure avec lui et ôtait chaque « grain de sable » avec beaucoup d’écoute, de patience et sans rien lâcher.

 Quels gains, enfin, retirez-vous de cette transformation digitale ?

Outre la traçabilité de l’ensemble des opérations financières et comptables, nous avons gagné en temps et en efficacité. Il n’y a plus de papiers, de classements, de transferts de documents dans des parapheurs, etc. Il n’y a donc plus non plus de pertes de factures. Aujourd’hui, le comptable s’épargne de ce temps passé autrefois à saisir les données. Tout étant déjà pré-renseigné dans la solution, il est désormais davantage mobilisé sur des missions à valeur ajoutée. Au-delà, le déploiement de la suite Finance contribue à responsabiliser l’ensemble des services. 

Globalement, ce changement dans nos pratiques est donc un immense succès. Avec l’envie désormais d’explorer plus loin les potentialités de la dématérialisation.