Groupe Rocher : Une transformation digitale au service de l’efficacité opérationnelle
En 2012, le Groupe Rocher, propriétaire de la marque Yves Rocher, a entrepris une transformation digitale majeure en adoptant la solution de Gestion Électronique de Documents (GED) DocuWare.
Cette initiative visait à dématérialiser les documents papier, optimiser les processus internes et renforcer la collaboration entre les équipes.
Un projet ambitieux de dématérialisation
Le projet, baptisé “Démat”, a été lancé lors du regroupement de plusieurs sites parisiens du Groupe Rocher à Issy-les-Moulineaux. L’objectif était de trier, numériser et archiver l’ensemble des documents papier, estimés à 692 armoires, soit environ 4 152 mètres linéaires.
En 14 mois, l’équivalent de 771 armoires a été traité, avec plus de 825 000 pages numérisées, permettant un gain de place significatif et une réduction des coûts immobiliers.
Des bénéfices concrets pour les équipes
L’adoption de la GED DocuWare a transformé l’usage de l’information au sein du Groupe Rocher. Les équipes ont constaté un gain de temps dans la recherche, la consultation et le partage de documents.
La solution a également renforcé la sécurité des données grâce à une gestion efficace des droits d’accès. Soizick Monfort, Responsable Documentaire du Groupe Rocher, souligne que la solution est à la fois transverse et collaborative, facilitant ainsi la transformation digitale du groupe.
Une adoption élargie au sein du groupe
Initialement destinée à réduire l’usage du papier, la GED DocuWare a été adoptée par divers services du Groupe Rocher :
Service Achats : Stockage des contrats fournisseurs avec mise en place de notifications automatiques pour les renégociations avant échéance.
Services de facturation clients : Stockage et édition des factures au format PDF.
Service Juridique : Archivage automatique des emails classés par projets via un portail internet.
Cette adoption transversale a permis d’améliorer la traçabilité, la qualité des processus et la collaboration entre les équipes.
Pour conclure
Le Groupe Rocher illustre comment une transformation digitale bien orchestrée, via l’adoption de la GED DocuWare, peut optimiser les processus internes, réduire les coûts et améliorer la collaboration. Cette initiative s’inscrit dans une démarche globale de modernisation et d’efficacité opérationnelle, offrant un exemple inspirant pour les entreprises souhaitant entreprendre une transition numérique réussie.
