Le secteur associatif gérant des infrastructures complexes, telles que des établissements d’accueil pour personnes en situation de handicap, fait face à des difficultés majeures en matière de maintenance. Pourtant, une gestion efficace des équipements et infrastructures est cruciale pour assurer la sécurité des résidents et du personnel. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) devient ainsi un levier essentiel pour rationaliser les processus et améliorer la réactivité.
Cette étude de cas explore comment l’Association X*, gérant 27 établissements dans le Gard, a amorcé sa transition vers un système centralisé de gestion de maintenance avec l’accompagnement de Fahde Bouamda, consultant IT chez Celge.
Digitaliser la maintenance : un défi sectoriel majeur
La maintenance dans les établissements associatifs présente des spécificités propres, notamment en raison de la diversité des infrastructures, du volume d’équipements et des exigences réglementaires en matière de sécurité.
Pour l’Association X, qui gère un parc immobilier important, la gestion des équipements était jusqu’à présent assurée par chaque établissement de manière indépendante. Cependant, ce fonctionnement entraînait une absence de vision globale et une réactivité insuffisante en cas de dysfonctionnement critique. Chaque établissement ayant sa propre méthode (souvent basée sur des supports papier et des contrats dispersés), le manque de standardisation rendait complexe la planification des interventions et augmentait le risque d’oubli ou de retard dans les opérations de maintenance.
Antoine Lelon*, responsable du projet de digitalisation chez l’Association X, explique : « Nous avions besoin d’un outil qui nous permette d’anticiper les pannes et d’assurer un suivi rigoureux des interventions, tout en offrant une supervision centralisée pour la direction générale. »
État des lieux : enjeux sectoriels dans le domaine associatif
L’association
L’Association X doit gérer un parc immobilier de 27 établissements aux infrastructures variées.
Chaque site comporte une centaine d’équipements nécessitant une maintenance régulière, allant des systèmes de sécurité incendie aux ascenseurs et chaudières. De ce fait, la dispersion géographique des établissements complique l’harmonisation des pratiques et la centralisation des informations.
Historiquement, la maintenance était traitée de manière curative, c’est-à-dire qu’une intervention était déclenchée uniquement en cas de panne. Toutefois, cette approche réactive générait des coûts supplémentaires et augmentait les risques pour les résidents et le personnel. En l’absence d’un système informatisé, chaque établissement consommait un temps précieux dans la gestion des contrats de maintenance et le suivi des interventions, sans réelle visibilité pour la direction générale.
| Secteur d’activité | Association – Aide aux personnes en situation de handicap |
|---|---|
| Clientèle | BtoC et institutions |
| Nombre de sites | 27 |
| Problématique | Manque de supervision et de prévisibilité dans la gestion des interventions |
Le projet informatique
Afin de structurer et optimiser la gestion de la maintenance, l’Association X a entrepris de rechercher un logiciel de GMAO. L’objectif est de centraliser la gestion de l’ensemble des équipements sur une plateforme unique, permettant à la fois un suivi détaillé et une meilleure coordination entre les établissements.
L’outil recherché devra offrir plusieurs fonctionnalités clés : une planification prédictive des interventions pour éviter les pannes critiques, des tableaux de bord permettant une supervision en temps réel, et des accès différenciés en fonction des rôles des utilisateurs. Avec environ 60 utilisateurs prévus, la solution devra être intuitive pour permettre une adoption rapide, notamment pour le personnel technique en charge de la maintenance.
| Solution recherchée | Implémentation d’un logiciel GMAO |
| Nature de la solution | Centralisation des données de maintenance |
| Nombre d’utilisateurs | Environ 60 |
| Fonctionnalités attendues | Gestion prédictive, suivi des équipements, rapports détaillés |
| Interfaces à prévoir | Intégration avec ERP associatif |
| Hébergement | SaaS ou interne (en cours d’évaluation) |
| Délais | Déploiement progressif dès 2025 |
Face à l’ampleur du projet, l’Association X a décidé de déployer la solution de manière progressive. De plus, un site pilote sera sélectionné pour tester l’outil en conditions réelles, permettant d’identifier les ajustements nécessaires avant une généralisation à l’ensemble des établissements.
L’accompagnement mis en place inclura plusieurs étapes essentielles :
- Une formation spécifique sera dispensée aux utilisateurs afin qu’ils s’approprient rapidement l’outil et en exploitent pleinement les fonctionnalités.
- Une assistance technique accompagnera la montée en compétence des équipes et assurera une adoption fluide de la solution.
- Un suivi rigoureux collectera les retours d’expérience et optimisera les processus de maintenance au fur et à mesure du déploiement.
L’adoption de cette solution apportera une transformation profonde dans la gestion de la maintenance de l’Association X. Ainsi, la digitalisation permettra d’anticiper les pannes, d’optimiser les ressources et de garantir une meilleure sécurité pour les résidents et le personnel.
GMAO : Une modernisation indispensable
La mise en place d’un logiciel GMAO constitue une avancée stratégique pour l’Association X. Grâce à une approche progressive et un accompagnement adapté, cette transition digitale permet de poser les bases d’une maintenance modernisée et plus efficace.
Avec ce nouvel outil, l’Association X pourra passer d’une maintenance curative à une maintenance préventive, réduisant ainsi les risques et les coûts liés aux pannes inattendues. De plus, la supervision centralisée permettra une meilleure visibilité pour la direction, facilitant la prise de décision et l’optimisation des budgets alloués à la maintenance.
En combinant formation, anticipation et suivi rigoureux, l’Association X démontre que la digitalisation est un levier incontournable pour améliorer la gestion de la maintenance et garantir un cadre de vie sécurisé aux personnes accueillies dans ses établissements.
*Pour garantir la confidentialité et respecter la réglementation en vigueur, notamment le RGPD, les noms et certaines informations spécifiques ont été modifiées.
