Fiabiliser les chiffrages pour plus de performance

Pour l’entreprise Missenard, spécialiste génie climatique, fiabiliser les chiffrages des projets est devenu indispensable pour rester compétitive. En effet, les projets de l’entreprise sont de plus en plus volumineux et les devis plus complexes. Chaque erreur peut donc avoir des conséquences importantes sur l’activité. C’est là tout l’intérêt de disposer d’un outil de chiffrage fiable et évolutif. Dans cet article, nous faisons le point sur l’impact d’un tel outil sur la performance globale de l’entreprise.

Pousser la digitalisation des chiffrages pour plus de collaboration et de fiabilité

Pendant longtemps, le groupe Missenard utilisait un outil maison pour ses devis. Cette solution est rapidement devenue obsolète, ne répondant pas aux nouveaux besoins du terrain. Les devis gagnent en complexité, la réglementation évolue. 

Sans outil adapté, il est difficile de proposer des documents conformes. Les chargés d’affaires se sont donc également tournés vers des fichiers Excel pour pallier ces limites. Cela pose plusieurs problèmes : 

• Il n’y a pas de réel suivi des devis, car ils sont stockés sur les postes de travail des collaborateurs

• L’outil maison et les fichiers Excel n’offrent pas la possibilité de collaborer sur un même devis

• Les données utilisées ne sont pas toujours à jour, et ont un impact direct sur le coefficient de chiffrage, donc sur la rentabilité du projet

La mise en place d’un nouvel outil s’est donc révélée indispensable. 

Le choix d’un logiciel de chiffrage spécialisé génie climatique et électrique

Pour choisir une nouvelle solution, un comité d’utilisateurs clés a été formé. Changer de logiciel de chiffrage est important pour l’entreprise, le choix ne doit pas être pris à la légère. Les utilisateurs impliqués venaient à la fois de la Direction et du terrain pour couvrir l’ensemble des besoins. Le comité s’est orienté vers la solution de chiffrage OPTIMA développée par SYDEV. Les raisons de ce choix sont multiples :

• Le secteur d’activité : SYDEV est spécialisé dans le bâtiment, et plus particulièrement les corps d’états techniques. Les équipes de l’éditeur connaissent donc parfaitement les problématiques métiers et parlent le même langage que les collaborateurs de Missenard. 

• L’évolutivité et la flexibilité : les produits, les technologies et les métiers du génie climatique évoluent rapidement. Il faut donc que le logiciel suive. C’est déjà le cas : il a su s’adapter aux besoins précis de Missenard, sans développements spécifiques. 

• L’interconnexion avec une base de données prix : OPTIMA dispose nativement d’une base de données prix intégrée (Tamzag). C’est un véritable plus pour disposer des prix mis à jour en temps quasi réel, sans avoir besoin de créer une base à côté. 

• Les témoignages de pairs : la solution est reconnue dans le secteur. Certains confrères de Missenard l’utilisent depuis plusieurs années, prouvant son efficacité. 

Contrôle des marges et fiabilité des devis au rendez-vous !

Après quelques mois d’utilisation, les premiers bénéfices sont déjà au rendez-vous. La qualité des devis s’est considérablement améliorée. Les chiffrages peuvent être modifiés par plusieurs personnes, des lignes peuvent être ajoutées, enlevées ou masquées, le prix s’adapte sans recalcul. Il n’y a plus besoin de passer par des fichiers Excel pour les devis les plus complexes : tout est gérable directement dans l’outil, ce qui permet une meilleure maîtrise des coûts et une homogénéisation des devis. 

De plus, tous les collaborateurs disposent d’une base de données prix commune, évitant les disparités dans les devis. Cela permet de mieux maîtriser les coûts et la marge en travaillant les coefficients de chiffrage, sans pour autant modifier la structure de la base de données. Les anomalies (produits incompatibles, chiffrage incohérent, coefficient de prix erroné…) sont aussi plus rapidement détectées. C’est un avantage non négligeable sur un marché où les prix évoluent constamment.

Enfin, le déploiement de l’outil a permis de mettre en place des seuils de validation automatisés.  Les managers N+1 ou N+2 sont alertés lorsqu’un seuil est dépassé. Cela permet de contrôler les chiffrages qui paraissent incohérents. Tout cela a un impact direct sur la marge et la performance de l’entreprise. In fine, cela responsabilise les collaborateurs du groupe. 

Disposer d’un outil de chiffrage ergonomique, fiable et évolutif donne toutes les clés aux collaborateurs pour réaliser des devis toujours plus précis. Ils améliorent ainsi la fiabilité et la performance de l’entreprise. Mais pas seulement : nous abordons d’autres aspects liés aux outils de chiffrage dans les articles “Exploiter les données de chiffrage pour fiabiliser le pilotage de l’entreprise” et “Se passer d’Excel pour des devis et un suivi d’affaires plus fiables”.