Située à Nantes, Audencia est une grande Ecole de Commerce et Management, qui a choisi DocuWare afin d’effecteur la digitalisation de ses 5.000 dossiers étudiants ainsi que de ses 1.000 vacataires. Audencia a été fondée à Nantes en 1900 et dispose d’une première accréditation EQUIS dès 1998, ce qui la classe parmi les meilleures Ecoles de Management européennes.
Présentation du processus décisionnel d’Audencia pour la solution DocuWare
Dès 2015, l’école démarre un large programme de transformation digitale et souhaite y inclure, en 2019, le domaine de la gestion électronique de documents. Dès lors, à la fin de l’année 2019, la direction de la transformation digitale rechercha un outil d’archivage et de dématérialisation efficace pour de ses dossiers étudiants par l’intermédiaire d’un appel d’offres mené auprès de quatre prestataires de GED. L’un d’eux, DocuWare se distingue et gagne l’adhésion des responsables du projet. Ainsi, le choix de DocuWare est pris dès le début de l’année 2020 en raison de ses caractéristiques modulaires et sa capacité d’intégration dans le système d’information d’Audencia, en raison de son ERP Aurion et les applications développées en interne.
De même, la flexibilité de DocuWare ainsi que son ergonomie rapide et sa prise en main particulièrement intuitive sont particulièrement plébiscitées par rapport aux solutions concurrentes qui sont considérées comme trop anciennes et difficiles à manoeuvrer.
Qui plus est, le rapport qualité/prix de la solution on-premise fut un élément décisif dans le processus décisionnel. L’accompagnement personnalisé de son distributeur situé près de Nantes a fini de convaincre les responsables de sélectionner DocuWare.
A l’issue d’un appel d’offres, DocuWare s’est distinguée des autres solutions concurrentes par son approche modulaire, son intégration dans notre SI et sa facilité de prise en main. Son coût a également été un élément déterminant dans notre prise de décision.
Un dispositif central et déterminant dans le dispositif de l’Ecole par la digitalisation des dossiers étudiants et vacataires
Le périmètre initialement prévu pour le projet concernait la digitalisation des dossiers étudiants ce qui compose les documents nécessaires pour la scolarité (pièces d’identité, diplômes, résultats à des tests) qui permettent de constituer le dossier d’inscription intégral des étudiants. A cela, s’ajoutent les documents produits par l’école en cours d’année scolaire tels que les bulletins de notes, qui sont disponibles à la consultation et téléchargement en ligne par les étudiants depuis leur espace personnel ou encore les certificats de scolarité. Dans l’ensemble, cela consiste en un volume d’environ 17.000 documents dématérialisés pour les 5.000 étudiants et d’approximativement 3.000 documents pour le millier de vacataires travaillant sur le campus universitaire.
"L’accompagnement du distributeur DocuWare, sa bonne compréhension de nos besoins et son ancrage local nous ont conforté dans notre choix de retenir la solution."
Démarré au printemps 2020, ce premier chantier de digitalisation a été bénéfique aux étudiants et au personnel de l’Ecole, qui ont ainsi pu accéder à leurs documents à distance, ce qui aurait été difficile sans la solution Docuware, notamment en raison de la crise sanitaire.
Particulièrement satisfait des fonctionnalités et performance de DocuWare, Lilian Méteil de l’administration d’Audencia prévoit désormais d’élargir le périmètre fonctionnel de cette solution en 2021.
Quelles nouvelles applications sont envisagées?
La fonctionnalité « Connect to Outlook », permettant d’enregistrer et d’archiver des emails dans DocuWare depuis un simple clic depuis l’interface du logiciel de messagerie, sera étendue à 60 utilisateurs en plus. Étant déjà utilisé par une vingtaine d’utilisateurs dans l’espace interne, cet outil représente un gain de temps considérable.
De même, est prévu l’emploi de la fonctionnalité dénommée « smart connect » permettant d’instantanément afficher tous les documents liés au processus visé indépendamment du logiciel utilisé. Cela a pour avantage que les saisies répétées sont minimales et évite ainsi une perte de temps en raison du passage entre les divers programmes consultés.
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