Comment bien préparer son cahier des charges pour un logiciel de gestion des immobilisations ?

Vous êtes gérant d’une  PME ou TPE et votre expert-comptable vous recommande un nouvel outil de gestion ?  Vous êtes responsable financier d’une PME qui grandit et qui a besoin à présent d’une comptabilité analytique, acheteur d’un groupe, en charge de la migration du système de comptabilité ?
Vos attentes et besoins respectifs varient, mais l’achat que vous vous préparez à faire est extrêmement impliquant et les éditeurs de logiciels sont pléthores. Afin d’interroger au mieux le marché, et de permettre aux fournisseurs potentiels d’affiner leur offre, la première étape est la rédaction d’un cahier des charges qui définit votre besoin de la manière la plus précise possible.

Tour d’horizon des items devant figurer à votre cahier des charges :

Qui êtes-vous ?

Commencez par présenter votre entreprise de manière exhaustive : votre secteur d’activité, la manière dont votre entreprise est structurée : son effectif, le nombre de sites dont elle dispose, leurs localisations (France, Etranger ?), lesquels sont concernés par le projet…
Décrivez qui sont vos clients, comment est structurée votre entreprise et qui suivra le projet au sein de cette dernière.

Vos outils et ressources actuels :

Il est primordial que votre cahier des charges établisse la cartographie de l’existant : humain et technique. C’est à dire comment fonctionne votre comptabilité et votre gestion des immobilisations : avec ou sans expert-comptable, avec quel(s) type(s) de logiciels, qui les utilise et pourquoi vous souhaitez faire évoluer le système.
Décrivez le circuit des échanges entre le commercial et la comptabilité, et le rôle de chaque équipier du service compta : qui facture, qui relance, qui enregistre les paiements ?
Qu’attendez vous de votre nouveau système ?
Les solutions proposées sur le marché permettent des déploiements standards ou personnalisés.
La description précise de vos objectifs chiffrés et techniques sera déterminante pour les préconisations des fournisseurs interrogés : le système doit il intégrer des spécificités métier, des contraintes d’interfaçage ou de langues ?
Si ces solutions n’existent pas en standard, êtes-vous prêts à avoir recours à des développements sur-mesure ?

Quelles fonctionnalités vous sont nécessaires ?

Pour vous aider à élaborer le volet technique de votre cahier des charges, établissez avec nous la check list des fonctionnalités basiques, détaillez d’éventuelles spécificités, ajoutez celles qui pourraient manquer…

 Saisie des écritures comptables
 Création et personnalisation de plans comptables
 Création de modèles d’écritures
 Gestion des périodes et des différents exercices
 Gestion des comptes généraux
 Gestion des comptes auxiliaires
 Gestion des journaux comptables
 Préparation du bilan
 Préparation du compte de résultat
 Gestion et prévision de trésorerie
 Etablissement du compte de résultat
 Etablissement du grand livre
 Etablissement de la balance
 Gestion compte de résultat

 Edition de l’annexe comptable
 Gestion des états de comptes
 Edition des comptes annuels
 Gestion de la TVA
 Etablissement de la liasse fiscale
 Télédéclarations (Tva, liasse fiscale, etc.)
 Récupération des données bancaires
 Télépaiements
 Intégration des données bancaires
 Synchronisation bancaire
 Relevés bancaires
 Echéancier
 Rapprochement bancaire

 Mode recette/dépense
 Mode créances/dettes
 Gestion de IAS/IFRS
 Génération du fichier FEC
 Gestion des relances clients
 Gestion des recouvrements
 Enregistrement des encaissements
 Enregistrements des factures fournisseurs
 Gestion des frais et des dépenses
 Gestion des charges fiscales et sociales
 Gestion des budgets
 Gestion des abonnements
 Edition d’un tableau de bord
 Import / Export de données

 Liaison avec l’expert-comptable
 Interface avec le logiciel de gestion commerciale
 Gestion des immobilisations (amortissements, cessions, dons, etc.)
 Sauvegarde de données comptables

 Fonction multi-fiscalité
 Fonction multi-législation
 Gestion multidevises (précisez lesquelles)
 Multilingue

Les précisions incontournables…

Qui utilisera le système ?
Avec ou sans hiérarchisation des droits ? Qui entrera des données (ce qui équivaut à évaluer le nombre de licences requises et donc le tarif), qui sera en consultation seule ? Ces éléments sont-ils appelés à évoluer ?
Quel est votre système d’exploitation : Windows, AS400, OS X, etc. ?
Souhaitez-vous un logiciel en Saas (abonnement) ou On Premise (achat de licence) ?
Disposez-vous de matériels techniques pour accueillir ce nouveau logiciel de comptabilité (Serveurs pour un logiciel On Premise par exemple) ?
Quel est votre calendrier (prise de décision, mise en place) ?
Quel est votre budget ?

Et pour optimiser la migration de votre système…

Les prestataires interrogés pourraient être à même de vous proposer un audit de l’existant, une assistance au transfert des données et une formation des utilisateurs… N’oubliez pas de décrire ces éventuels besoins.

Comparer les logiciels immobilisations

Vous aimeriez vous équiper ou changer de logiciel de gestion des immobilisations ? Vous vous demandez comment faire pour choisir le bon éditeur ? Déterminez maintenant quels éditeurs correspondent à votre marché et aux besoins de votre société. Étant donné que ces recherches peuvent s’avérer fastidieuses, n’hésitez pas à consulter notre comparateur 100% gratuit, référençant plus de 7000 solutions afin de trouver le progiciel idéal.