Pour un projet PGI, rédiger un cahier des charges correctement est indispensable.
Il a été démontré que 62,5% des entreprises sont insatisfaites de leurs projets de renouvellement ou d’acquisition d’ERP (chiffres du Syntec).
Afin que ces projets soit correctement menés, chaque partie du cahier des charges doit être minutieusement remplie, et doit surtout comporter un maximum d’informations à la fois sur l’entreprise de manière générale, sur ses clients, sur son cycle de production, sur ses objectifs et enfin sur les fonctionnalités logicielles dont elle a spécifiquement besoin.
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Des renseignements précis sur la société
Tout d’abord, il est primordial de correctement indiquer toutes les informations relatives à la société.
Il s’agit de son secteur d’activité, de ses effectifs, de la localisation de son siège social ou encore des différents services qui la composent.
L’indication de plus de l’échelle à laquelle est positionnée l’entreprise, que ce soit à une échelle nationale ou internationale, est à préciser.
Enfin, il sera important de préciser le nombre de sites qui seront concernés par le projet recherché.
Une entreprise dotée de locaux uniques, ou au contraire implantée sur plusieurs sites différents pourra avoir un fonctionnement qui varie entre ses différents endroits de production.
Ces variations devront bien sûr figurer dans le cahier des charges de manière chiffrée.
Spécificités des clients & cycle de production
C’est ici que l’échelle géographique à laquelle exerce la société est un critère important.
Selon cette échelle, les caractéristiques des clients de cette dernière ne seront pas les mêmes.
En effet, les relations clients à l’échelle locale peuvent être régulièrement les mêmes et pérennes, tandis qu’à l’échelle internationale, les commandes peuvent varier tant du point de vue de leur régularité que de leur ampleur. Cela est dû aux variations plus sensibles des besoins dans des relations entre pays et populations différents, mais également au poids de la concurrence.
Par conséquent, les informations inscrites dans le cahier des charges concernant les clients doivent être les plus précises possibles afin de bien cerner les enjeux économiques assumés par l’entreprise.
Outre les clients, le cahier des charges doit faire figurer les informations relatives au cycle classique de production de l’entreprise.
En ce sens, il sera utile de préciser le nombre et le type de fournisseurs, les procédés internes de fabrication ou de modification des produits fournis, ou encore les méthodes de gestion des divers approvisionnements.
Enfin, devront être mentionnés les outils et machines exploités par l’entreprise afin de mener à bien son cycle de production, tel que les logiciels, les moyens humain, les appareils électroniques, les grandes machines robotisées etc.
Le but de ces précisions-ci est de cerner si l’entreprise produit à la demande ou en série, si elle utilise des sous-traitants ou si elle est autonome, et la manière dont elle évalue ses cycles de production à venir.
Détailler les objectifs que l’entreprise doit atteindre
En tant qu’entité économique, une entreprise a bien entendu des objectifs à atteindre.
Ces derniers peuvent être de différents types et sur différents termes, le principal étant de tous les lister.
La meilleure chose à faire est d’indiquer des objectifs chiffrés dans le cahier des charges.
Grâce à cela, le cahier des charges pourra être tenu ainsi qu’adapté aux exigences du secteur d’activité voire souligner des meilleures solutions de gestion et de production.
Délimiter et acquérir les fonctionnalités désirées
Les fonctionnalités du logiciel envisagé peuvent être multiples.
L’enjeu est de savoir de quelles fonctionnalités un secteur d’activité donné et plus spécifiquement l’entreprise en elle-même a besoin afin d’assurer son bon fonctionnement.
Dans le cadre d’une entreprise exerçant à l’échelle internationale, la fonctionnalité d’une gestion multidevises sera un atout important.
Autre exemple avec le calcul des coûts prévisionnels et réels, qui est une fonctionnalité apportant de l’aide dans la gestion de la production.
Le logiciel de cahier des charges adopté doit comprendre l’intégralité des fonctionnalités dont l’entreprise a besoin pour efficacement relever ses données et optimiser son cycle de production.
Un manque de fonctionnalités comparé aux besoins réels d’une entreprise donné peut conduire à l’inutilité du logiciel, or une bonne délimitation initiale des fonctionnalités attendues ainsi qu’une comparaison poussée des logiciels proposés sur le marché permet d’éviter toute erreur de choix.
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Ne pas oublier les détails pratiques liés au fonctionnement final du logiciel
Dans un dernier temps, l’aspect pratique de l’utilisation du logiciel est à prendre en considération avant d’en sélectionner un.
Les détails pratiques concernent notamment le système d’exploitation (Windows, OS …) et le type de souscription pour le logiciel (abonnement ou achat de licence).
Il faut également penser à l’éventuelle nécessité d’être assisté par un prestataire pour la mise en place du logiciel dans l’entreprise.
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| Caractéristiques globales | |||||
| Notoriété de l’éditeur / expertise |  | | | |  |
| Réseau de revendeurs | | | | | |
| Ergonomie / Intuitivité | | | | | |
| Facilité de paramétrage | | | | | |
| Pérennité de la solution (mises à jour) | | | | | |
| Accessibilité coûts / enveloppe budget |  | | | | |
| Fonctionnalités spécifiques | |||||
| Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires) |  | | | | |
| Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier) | | | | | |
| GPAO à l’affaire |  | | | | |
| Gestion des coûts de revient | | | | | |
| Nomenclature multi-niveaux | | | | | |
| Installation / traçabilité | | | | | |
| Fonctionnalités extra | | | | | |
| Plateforme / hébergement | |||||
| SaaS | | | | | |
| On premise | | | | | |
| Références clients | |||||
| Société |  |  |  |  |  |
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