Le cahier des charges est une étape indispensable dans la mise en place d’un projet. Et quand il s’agit d’un logiciel de gestion commerciale, rien ne peut être laissé au hasard. D’ailleurs, la rédaction du cahier des charges est soumise à une série de questions auxquelles il convient de répondre. Ce processus est fondamental pour définir l’objectif du projet.
Informations générales de la société
Tout d’abord, pour dissiper toutes les incertitudes inhérentes à la préparation de son cahier des charges pour un logiciel de gestion commerciale, il est utile de présenter son entreprise en détail. Précisément son secteur d’activité (ex. : distribution de fruits et légumes), l’implantation de son siège social (en France ou à l’étranger) et ses effectifs. Il vous faut aussi préciser les sites concernés par le projet et de mentionner le responsable par site. Sans oublier l’échelle à laquelle vous exercez votre activité (départementale, nationale, internationale, etc.).
Vous avez besoin également d’identifier l’organisation de la société en présentant l’ensemble de ces services. Mais aussi de connaître votre clientèle (entreprise privée ou entreprise publique, particulier, collectivité territoriale, etc.) et votre dispositif de gestion commerciale (logiciel en place, support de vente).
Les actifs de la société
Une entreprise, au-delà de sa présentation générale, détient des actifs pour être viable sur un marché. Et les références produits disponibles généralement en catalogue, le conditionnement de ces derniers (vrac, palette, box, etc.) en font partie.
Il convient également de définir le process usuel de la gestion commerciale de votre activité. Par exemple en mentionnant les logiciels et les moyens humains mis en place dans la gestion des factures, des relances et des paiements.
Les aspects globaux du logiciel de gestion commerciale sont aussi à évaluer, par exemple le besoin d’une solution logicielle adéquate avec votre secteur d’activité. La langue du logiciel (anglais, espagnol, allemand, etc.) est aussi un détail qu’il ne faut pas négliger surtout si vous avez des sites à l’étranger.
Les attentes techniques
Indépendamment des perspectives intrinsèques d’un logiciel de gestion commerciale (par exemple la langue d’utilisation), d’autres fonctionnalités sont à prendre en considération. Il est d’ailleurs vivement recommandé de spécifier vos attentes en fonction.
Par exemple, dans la gestion des bons de commande, des devis, des factures, des tarifs, de vos avoirs et de vos acomptes, etc. Mais également dans le traitement des modes de règlement, de la traçabilité et de la qualité, de la prévision des ventes, des mouvements de stocks avec leur seuil d’alerte, etc.
Tout autant de fonctionnalités qu’il vous faudra anticiper pour gagner du temps dans l’utilisation de ce type de logiciel et être efficace dans le bon déroulement technique de votre société.
Les attentes fonctionnelles
Les prévisions fonctionnelles reposent sur trois piliers : l’utilisateur, la plate-forme et la mise en marche. Il vous faudra identifier les différents utilisateurs du logiciel et leur nombre pour intégrer dans l’outil leurs informations. Sans compter la possibilité de création de plusieurs niveaux d’accès.
La plate-forme s’appuie sur la compréhension de son dispositif par le biais de son système d’exploitation (OS X, AS400, etc.) et de votre choix de souscription (abonnement, achat de la licence).
Sa mise en fonction peut nécessiter à l’appel d’un audit pour évaluer vos actifs. La gestion des anciennes données commerciales peut requérir un transfert de ces mêmes informations vers le nouvel outil. La société est-elle équipée pour recevoir le nouveau logiciel ? La définition du budget pour sa mise en route et la classification des évolutions pressenties de l’outil ont-elles été évaluées ?
Ces questions non-exhaustives ont leur importance dans la mise en place d’un nouveau logiciel de gestion commerciale au sein de votre société.
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