SIRH : quelle place pour l’onboarding

Faut-il se doter d’une solution d’onboarding que l’on vient plugger sur son SIRH, ou vaut-il mieux un SIRH intégré, modulaire avec onboarding à la carte ? La question concerne aussi bien les RH que la DSI, et doit se poser dès la rédaction d’un cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. SIRH. 

La transformation digitale est une affaireTransaction commerciale qui commence par une négociation et débouche sur la conclusion d’un contrat. de SI, bien sûr, mais elle est aussi indissociable des métiers. Concernant les RH, elles sont désormais intégrées généralement au système d’informations de l’entreprise, et selon le 7^ème benchmark du Cercle SIRH (constitué de 102 entreprises CAC 40 et SBF), un nombre croissant d’entreprises s’équipe d’un progiciel SIRH. Mais cette situation reste à géométrie variable : alors qu’en 2017 près de 100 % utilisaient un progiciel de paie, seulement 50 % s’étaient équipées de gestion de la performance, des carrières et des talents ⁽¹⁾. Ce taux est légèrement monté depuis, mais le mouvement est lent. 

Or, la « guerre des talents » bat son plein. Le recrutement est de plus en plus concurrentiel, avec dans certains secteurs comme les IT un turnover très élevé. Et garder les collaborateurs l’est aussi. D’après l’APEC, « 4 % des nouveaux collaborateurs quittent l’entreprise le 1er jour ! Et 22 % dans les 45 jours » ⁽²⁾. L’onboarding est désormais un gros enjeu RH, exacerbé par la crise sanitaire et le recours au télétravail qui complique la tâche d’intégration. 

Dans ces conditions, le recours à des outils d’aide à « l’embarquement » des nouveaux venus dans les équipes devient essentiel. Les solutions se multiplient : déployées au SIRH (système d’information des ressources humaines), ou comme applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. distincte compatible ou autonome, avec ou sans APIAPI : En informatique une API est une solution qui permet aux applications de communiquer et de s’échanger services et données entre elles. Dans les faits, il s’agit d’un ensemble de fonctions qui facilitent, via un langage de programmation, l’accès aux services des applications. mais le tout en mode Saas et dans le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations.. 

Onboarding : les fondamentaux 

L’onboarding, c’est tout simplement le parcours d’accueil et d’insertion d’un nouveau collaborateur. Pour le réussir, il faut d’abord préparer un kit d’onboarding, appelé encore kit d’intégration, welcome kit… Trombinoscope, guide d’outils, et évidemment le poste de travail…

Ensuite, pour l’intégration en elle-même les RH sont à la manœuvre bien sûr, mais veiller aussi à impliquer les autres collaborateurs : au menu, socialisation, transfert de connaissances, etc. Cela se fait dans la durée, de trois à six mois, avec des points réguliers. Des programmes de parrainages peuvent être mis en place. 

Les outils de l’onboarding 

Déjà, la moitié des entreprises utilisent pour cela des outils. On les trouve directement au sein des grands progiciels SIRH, comme Cegid (Cegid Talent), ADP (ADP Onboarding for ADP Workforce Now, for ADP Vantage HCM), Adequasys, Altays… Ces modules offrent des fonctionnalités comme : 

– un portail dédié ;

– un accueil personnalisé ;

– des informations sur l’entreprise (chiffres clés, charte de valeurs, GPEC et convention collective) ;

– différents formulaires à remplir au moment de l’embauche (mutuelle, CE…) ;

– la numérisation des transferts de données, permettant aux nouvelles recrues de partager facilement et en toute confiance les données nécessaires et sensibles ; 

– des vidéos de bienvenue pour le partage des valeurs et de la culture de l’entreprise…

Tout cela est paramétrable. D’un autre côté, il existe des applications SaaS spécialisées : Heyteam, une plateforme produisant un tableau de bord personnalisé à un nouveau collaborateur, Talmundo, Newired, Pendo…

Un choix à faire pour le cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. SIRH

L’atout des SIRH modulaires est leur intégration technique, qui permet une synergie avec les autres données RH. L’avantage des applications spécialisées est d’être dédiée et conçue en natif pour l’onboarding, avec souvent un UX plus sophistiqué et parfaitement adaptées aux jeunes « digital natives ». 

Ce choix devra être fait au stade du cahier des charges SIRH. Il dépend beaucoup de la culture managériale de l’entreprise : est-ce que les métiers ont pris le pas sur la DSI ? Si oui, l’appli distinctes pourra séduire. Aux yeux de la DSI, l’intégration technique pourra primer.  

(1) Benchmark SIRH 2017- Danae Conseil 

(2) Recrutement sourcing 2017 Apec