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La crise sanitaire et les réorganisations qu’il fallait effectuer ont permis de comprendre l’importance de la transformation numérique. Ces changements concernent tous les départements qui contribuent au bon fonctionnement des activités d’une entreprise. Les ressources humaines ont besoin de l’appui du DSI pour garantir la qualité de leurs projets SIRH. La collaboration du DSI et du DRH n’a jamais été aussi importante : décryptage avec CELGE MAG.
DSI et DRH : une collaboration indispensable pour réussir des missions stratégiques
Avec l’accélération du processus de digitalisation, la collaboration entre le directeur informatique et le directeur des ressources humaines devient de plus en plus fréquente. Outre la gestion de la paie et l’administration du personnel, d’autres nouvelles fonctionnalités doivent également être développées.
Le DSI et le DRH doivent aborder ensemble la question suivante : comment constituer et exploiter les bases de données ? En effet, il s’agit d’un enjeu majeur parce que la protection de la vie privée via le bulletin social, le partage de données avec les représentants du personnel sont décisifs. Les problématiques relatives au développement RH figurent également parmi les points de collaboration de la direction informatique et la direction des ressources humaines.
Quels sont les points de litiges éventuels entre le DSI et le DRH ?
Avant la crise sanitaire et l’accélération du processus de digitalisation, chaque responsable avait tendance à camper sur leur position en ce qui concerne leurs idéologies. Aujourd’hui, les dirigeants qui continuent d’adopter cette attitude compromettent le développement de leur activité.
Face aux nouvelles exigences technologiques, la DSI travaille pour améliorer la sécurité des données en facilitant l’accessibilité numérique. D’autre part, la DRH souhaite que ses différents collaborateurs puissent disposer d’outils digitaux avec des potentiels optimisés. La DRH aspire à la valorisation de son action et à consolider la marque employeur.
En général, la DSI pense que la DRH ne possède pas les qualifications nécessaires pour s’occuper des problématiques techniques. De son côté, la DRH considère que la DSI n’accorde que peu d’importance aux problématiques d’administration.
Ces départements rencontrent également des difficultés de collaboration lorsque la DSI affirme que les possibilités techniques ne sont pas limitées. Pourtant, la faisabilité technique ne signifie pas que l’outil sera efficace. Il se peut aussi que l’outil ne s’intègre pas de manière cohérente au système d’information.
DSI et DRH : comment faciliter et renforcer la communication et la collaboration ?
Selon les spécialistes SIRH, les professionnels du département des RH devraient suivre une formation spécifique. Avec ces compétences complémentaires, ils seront plus à l’aise avec les outils digitaux. Les experts de la DSI, quant à eux, pourront intervenir pour améliorer les fonctionnalités des outils en tenant compte des problématiques RH.
Avec l’accélération de la transition numérique, les différents services au sein des entreprises doivent mieux communiquer en enlevant toutes les barrières qui peuvent les séparer. Lorsque les barrières tombent, la collaboration de la DSI et de la DRH conduit à une complémentarité bénéfique.
Pour réussir à établir une stratégie efficace, les deux parties doivent travailler ensemble pour rédiger un cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. détaillé. Cette démarche garantit le succès du projet SIRH et permet de faciliter la connectivité et l’adéquation des nouveaux éléments avec les équipements existants.
L’étroite collaboration des fonctions SI avec l’équipe RH est désormais incontournable pour que les opérations au sein des entreprises soient mieux pilotées. Il convient alors d’établir un référentiel de données RH spécifique pour se préparer à faire face au contexte actuel.
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La GED pour le service RH : gestion électronique des contrats de travail et des dossiers du personnel
Grâce à la gestion électronique des documents, tous les blocages que représentaient le respect des process et réglementations de l’économie sont levés. De nombreux concepts et acteurs de toutes sortes contribuent désormais à une dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. efficace au sein des entreprises.
La GED, c’est quoi ? Et quels sont ses avantages ?
La GED est l’acronyme de Gestion Electronique des Documents, l’équivalent de l’anglais Document Management Systems (DMS). C’est une sorte de système informatisé visant à optimiser l’organisation et la gestion des informations et documents au niveau d’une entreprise. Ainsi, la GED regroupe tous les procédés et outils propices à la numérisation, à la consultation et à l’archivage de documents. Tous les flux documentaires d’une entreprise sont concernés. On l’appelle également GEIDE ou Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise.
Grâce à la GED, tous les documents peuvent être centralisés et archivés au même endroit. Ce qui offre de nombreuses commodités comme la mobilitéCaractéristique d’un logiciel qui lui permet d’être accessible depuis n’importe quel lieu afin d’avoir constamment les données mises à jour., le gain de temps ou encore la réduction de l’espace de stockage. L’amélioration du processus de travail en interne fait également partie des points forts d’un système GEIDE. Grâce à lui, les employés n’auront plus à manipuler manuellement les documents de la société et pourront en plus les retrouver plus facilement et plus rapidement. La Loi de Modernisation de l’Économie de 2008 encourage d’ailleurs le recours à cette alternative.
Trois logiciels de GED RH incontournables
De nombreux acteurs s’impliquent dans le développement de solutions adéquates pour les entreprises dans ce domaine. Parmi les meilleures applications du moment figurent Qualios Doc, Zeendoc et Oodrive_platform.
Qualios DOC
De toutes les solutions développées par Qualios, Qualios DOC est le logiciel qui convient le mieux à la Gestion électronique des documents. Pourvu de fonctionnalités multiples, ce programme vous permettra notamment de créer et gérer vos documents quel que soit le format de fichier. Il est également apprécié pour sa simplicité et son efficacité. Paramétrable et multi-langues, il permet une centralisation et une intégration rapide des documents en plus de s’adapter aux habitudes de tous vos collaborateurs.
Zeendoc
Les promesses de Zeendoc semblent plus alléchantes que celles avancées par les autres solutions GED. Ne rien perdre, ne rien oublier, gagner du temps et de l’argent ! 100% française, cette entreprise cumule une vingtaine d’années d’expérience, 160 000 utilisateurs et plus de 20 millions de consultations annuelles sur sa plateforme. À noter par ailleurs que l’applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. Zeendoc peut se faire livrer en mode démonstration. Mises à part ses fonctionnalités de logiciel GED performant, Zeendoc a la particularité d’être une solution basse en carbone.
Oodrive platform
Né d’une volonté de protection constante des contenus les plus sensibles, Oodrive_platform ressemble à une solution à grande échelle. Près d’1 million d’utilisateurs l’ont en effet élu comme outil de Gestion Electronique des documents depuis la création d’Oodrive en 2001. Sensible à la sécurité des données, Oodrive_platform se décline en deux versions : « share », pour partage, et « meeting » pour réunion. Sa dernière innovation, Oodrive_sign, permet aux administrateurs d’apposer à distance leur signature sur un document sans avoir à se déplacer, en toute sécurité.
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