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La gestion électronique des documents c’est la gestion de l’ensemble des flux de documents qui circulent dans une entreprise.
Pour pouvoir utiliser une GED, il faut avant tout passer par la numérisation de vos documents papiers. Pour cela pour aurez besoin de mettre une dématérialisation de documents en place. Ce n’est pas compliqué mais c’est fastidieux. Vous aurez besoin de numériser et de scanner tous les documents de votre entreprise pour pouvoir ensuite les organiser, les modifier et pouvoir garder une trace numérique de tout ce qui est fait. Il existe également des outils et prestataires qui vous aident dans la démarche de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. de documents ou qui dématérialisent à votre place votre courrier, vos factures, etc.
Une GED en somme permet de numériser, de structurer et d’indexer vos documents, elle permet un vrai raccourcissement du cycle de traitement des solutions.
Une GED comporte beaucoup d’avantages, mais lesquels sont-ils ?
Une meilleure communication en interne
Tout d’abord cela permet une réelle amélioration et optimisation de la communication en interne. En effet, le souci du papier c’est que les informations peuvent se perdre et qu’il faut en permanence se tenir informé des différentes mises à jour.
Avec une GED, les documents peuvent être modifiés en simultané par plusieurs collaborateurs, la perte d’information est réellement minimisée et cela facilite grandement les échanges au sein de l’entreprise.
Une réduction des coûts
La GED permet tout d’abord une réduction des coûts logistiques liés au traitement des informations comme les cartouches d’encre, l’entretien des imprimantes et photocopieuses, sans oublier le stockage. Elle permet aussi d’optimiser la productivité en faisant gagner du temps et en permettant de se concentrer sur des tâches plus intéressantes pour les collaborateurs et sur la rentabilité de l’entreprise.
Un meilleur service client
Avec la mise en ligne et le partage des documents, l’accès aux informations est facilité, à la fois pour les collaborateurs, mais aussi pour les clients. Cela permet une meilleure réactivité de l’entreprise et une plus grande transparence. Les clients peuvent avoir la possibilité de consulter les documents dont ils ont besoin mais ils peuvent aussi remplir des formulaires en ligne et télécharger des documents.
Une plus grande sécurisation des informations
Une GED permet de ne plus avoir à se soucier de la perte ni de la détérioration des documents. Après traitement, les documents sont archivés et peuvent toujours être consulté. De plus, il est beaucoup plus simple d’effectuer une recherche de documents numériques que de documents papiers.
Un plus grand respect de l'environnement
Un des avantages les plus évidents de la gestion électronique des données, c’est le respect de l’environnement avec le zéro papierConcept par lequel les entreprises tendent à réduire voire éliminer totalement l’utilisation du papier dans les processus administratifs. Peut être soutenu par l’acquisition d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). C’est en effet une approche visant à réduire ou éliminer l’utilisation du papier dans les processus administratifs et opérationnels d’une organisation. Il repose sur la numérisation des documents, le stockage électronique, et l’automatisation des flux de travail. L’objectif est d’améliorer l’efficacité, de diminuer les coûts et de réduire l’impact environnemental. En adoptant le zéro papier, les entreprises gagnent en rapidité, en sécurité des données et en accès aux informations, tout en contribuant à une démarche plus durable. Elles peuvent aussi plus facilement respecter les réglementations en matière de conservation des documents et de protection des données. More. Il s’agit aujourd’hui d’un enjeu qui prend de plus en plus de poids dans les entreprises. Cela permet également d’améliorer encore son image de marque.
Un logiciel de GED est très pertinent et permet un réel gain de temps. Si vous souhaitez vous lancer et que vous êtes à la recherche d’une solution, venez faire un tour sur notre comparateur gratuit.
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