Logiciel de RH (ressources humaines), de recrutement, SIRH (système d’information des ressources humaines), ou encore GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences)… il est facile de s’y perdre ! Pourtant, chacun a ses spécificités. Si le logiciel de SIRH a plutôt un objectif de gestion générale des ressources humaines, le logiciel de recrutement a pour but de gérer, comme son nom l’indique, uniquement la partie concernant les recrutements. Cela signifie optimiser l’intégralité des processus allant de l’expression du besoin jusqu’à l’embauche du candidat sélectionné.

Nous allons retracer dans cet article les caractéristiques qui nous semblent les plus importantes et qui permettent de comprendre en quoi un logiciel de recrutement peut faciliter le travail des ressources humaines.

AVOIR UNE MEILLEURE ORGANISATION

Traitement de tous types de candidatures

Le logiciel de recrutement doit permettre de traiter tous types de candidatures et de besoins. Il doit permettre de gérer les candidatures externes spontanées mais aussi celles en réponse à une offre. Toutes les candidatures issues du sourcing, mais aussi des promotions internes, des recommandations ou encore de la cooptation doivent aussi pouvoir être étudiées. De préférence, une option doit être disponible afin de mettre en avant les postes à pourvoir d’urgence dans le but de faciliter la gestion des priorités.

Il est également important de pouvoir gérer les nouvelles candidatures, en fusionnant les doublons ou en mettant à jour les CV et lettres de motivation des candidats ayant déjà postulé.

Gestion des processus de recrutement

Afin qu’un recruteur soit efficace et qu’il fasse les meilleurs choix de candidats pour l’entreprise, il est nécessaire qu’il puisse gérer efficacement les processus de recrutement. Le logiciel doit alors devenir un vrai support quotidien. Il doit permettre de classer les candidatures en fonction de leur statut – postulé, premier entretien, dernier entretien – et aussi de tenir à jour les candidatures et leur évolution – fin de processus de recrutement, retenu, contrat signé.

Le recrutement collaboratif

Dès lors qu’il y a plus d’une personne chargée du recrutement au sein d’une entreprise, deux fonctionnalités du logiciel peuvent être de vrais atouts en organisation. La création d’un workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. interne afin d’avoir des processus définis pour gérer les candidatures ; cela permet aussi d’optimiser la communication entre les différentes personnes chargées des ressources humaines et de tenir tout le monde à jour sur l’avancée des recrutements. Toutes les informations peuvent par exemple être centralisées grâce à une adresse mail dédiée. De plus, cela permet de respecter facilement les processus de validation d’une candidature, même si elle passe par plusieurs services au sein de l’entreprise.

LES FONCTIONNALITÉS DU LOGICIEL

Moteur de recherche

L’une des fonctionnalités incontournables d’un logiciel de recrutement est son moteur de recherche. En effet, il permet de retrouver grâce à un ou plusieurs mots clés les CV qui les mentionnent. Cela permet de faire un sourcing de candidats efficace. Une autre fonctionnalité, appelée matching, est aussi utile : l’algorithme du logiciel va automatiquement repérer les candidats dont le profil est le plus proche de celui décrit dans l’annonce d’emploi. Cette propriété permet de faire une analyse sémantique et d’ainsi catégoriser les CV en fonction des informations contenues.

Applicant Tracking System (ATS)

Cette technologie permet de traiter et trier les candidatures les plus appropriées à un poste, en cherchant à la fois dans la base de données du logiciel et en complétant avec des informations trouvées sur Internet. Il est ensuite possible de créer une short-list, ce qui permet aux recruteurs d’analyser uniquement les profils les plus appropriés à l’offre d’emploi et avec le plus d’informations possibles.

Les nouveaux moyens de recrutement

Avec l’apparition constante de nouvelles technologies, la manière de recruter a elle aussi évolué. Tout d’abord, il est désormais possible pour les candidats de créer un espace personnalisé sur le site de l’employeur souhaité afin d’y renseigner leurs informations et de le mettre régulièrement à jour.

Le recrutement peut aussi se faire via des réseaux sociaux professionnels, tels que LinkedIn et Viadeo : cette source de candidats n’est pas à prendre à la légère puisque les plateformes proposent des outils de matching très puissants entre les profils et les annonces ; ils permettent aussi de trouver des personnes qui sont encore en poste et qui n’auraient jamais postulé, et de leur faire des propositions d’emplois. Il est donc vivement recommandé que le logiciel de recrutement possède une interface avec ces réseaux sociaux dédiés. Il est d’ailleurs très intéressant d’avoir une fonction qui permet de récupérer les CV des candidats l’ayant posté sur Internet, sans pour autant avoir répondu à une offre d’emploi précise, toujours dans le but d’avoir le plus d’informations possible.

Une autre nouveauté est le recrutement vidéo. Il est possible de demander aux candidats de faire une vidéo de présentation afin d’avoir une première impression ; ou bien la vidéo peut être préenregistrée afin de poser des questions aux candidats et de lui laisser un laps de temps défini pour y répondre.

Business Intelligence

Dans les ressources humaines, comme pour tout département, il est primordial de prendre les bonnes décisions au bon moment. C’est pour cela qu’un module de Business Intelligence (BI) peut être recommandé dans le cas des logiciels de recrutement ; il peut aussi tout simplement être présenté sous forme de module à intégrer au logiciel de SIRH. Cette BI permet d’optimiser le décisionnel RH, mais aussi de gérer au mieux les tâches administratives, ainsi que les carrières et les formations des employés, ou les entretiens des candidats. Ce module permettra d’optimiser le temps des recruteurs et de démarrer les processus de recrutement au bon moment afin de ne jamais manquer de personnel.

UNE SPÉCIFICITÉ A PRENDRE EN COMPTE…

Saas ou On-Premise

La question du Saas ou On-Premise se pose évidemment pour tous types de logiciels. Cependant dans le cas des logiciels de recrutement, le choix du type d’hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. catégorise bien souvent une partie des fonctionnalités. En effet, si ce dernier est en Saas, il aura souvent la forme de job-board ce qui signifie que le candidat pourra directement y gérer son profil. Dans le cas d’un logiciel On-Premise, l’accès sera uniquement possible pour le recruteur et les employés ayant le logiciel installé sur leur poste.

Toutes les fonctionnalités vues dans cet article sont bien évidemment non exhaustives. D’autres caractéristiques encore, telles que la possibilité de réponse  automatique personnalisée ou encore un rapprochement intelligent entre les offres et les CV, peuvent être extrêmement utiles dans le travail quotidien des recruteurs.

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