SommaireLa transformation numérique des entreprises, en même temps qu’une évolution des modes de travail, implique un accroissement de la complexité des processus lié à la diffusion, la recherche et le partage des documents.
Les logiciels de Gestion Electronique de Documents (GED) apportent aujourd’hui une solution efficace mise à la disposition des PME.
Véritable enjeu stratégique pour les organisations de taille moyenne, la GED représente un incontestable point d’optimisation des process et constitue un levier de croissance qu’il n’est plus possible de négliger pour envisager un développement efficient.
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La GED, système de rationalisation de la gestion documentaire pour les PME !
Les relations commerciales et l’évolution des contraintes fixées par les marchés entraînent une démultiplication du nombre de documents échangés !
Dématérialiser les PME implique également de nouvelles règles de structuration dont la tendance est aujourd’hui d’avoir recours aux logiciels de gestion électronique de documents (GED). La gestion documentaire rencontre donc une forte croissance sur le segment des PME en raison des avantages organisationnels et de rationalisation des processus qu’elle offre !
La GED dispose d’arguments sérieux pour répondre aux besoins des PME en quête permanente de productivité ! L’intégration d’un logiciel de gestion documentaire n’a jamais été aussi simple pour les structures de taille moyenne !
Les solutions GED dédiées aux PME représentent des alliés de poids pour les accompagner dans l’amélioration des processus de gestion des documents qui circulent au sein de l’organisation.
Grâce à la GED, l’entreprise profite d’une optimisation du partage de l’information !
La recherche de documents est facilitée pour les utilisateurs et permet un gain de temps précieux. La PME maintient son niveau de compétitivité grâce à l’organisation optimale de ses flux de données !
La GED, touche essentielle de simplification et de flexibilité pour les PME !
Les solutions GED à disposition des PME
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L’avantage de l’utilisation de la signature électronique pour les PME
De nos jours, la signature électronique représente un outil incontournable et fiable afin de signer n’importe quel document. Que ce soit pour des factures, des contrats ou des bons de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat., vous réalisez des économies de temps et d’argent considérables, notamment sur l’archivage. Quelques clics suffisent pour procéder à la signature d’un document, c’est pourquoi c’est une solution de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. à considérer dès à présent pour entretenir la relation contractuelle avec vos clients et vos employés.
Il s’agit ni plus ni moins que de l’équivalent d’une signature manuscrite sur papier, cependant, il ne faut pas la confondre avec la simple signature que vous ajoutez à la fin d’un e-mail ou d’un document numérisé. Il s’agit au contraire d’un système reconnu permettant de signer numériquement un document avec un enregistrement très précis des informations et des données. L’objectif premier d’une telle solution consiste à favoriser les échanges de documents par Internet avec une totale validité juridique. En effet, la signature sera établie sur le document en garantissant l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiabilité de celui-ci. Que ce soit pour une petite ou pour une grande entreprise, la signature numérique vous permet de tirer profit de ses nombreux avantages dans vos activités quotidiennes.
Comme pour une signature manuscrite, la signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique. possède une validité juridique équivalente. Ce sont les normes en la matière qui font office de référence que ce soit en France ou de manière plus générale en Europe. Ce sont les standards eIDAS qui sont utilisés dans la signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique., avec un encadrement très strict de l’article 1367 du Code civil.
Dès qu’une signature numérique est apposée sur un document, sa validité juridique ne peut être remise en cause, mais en bénéficiant d’une plus grande commodité pour effectuer sa consultation depuis n’importe quel support numérique.
Le partage de documents au sein d’une PME, quels atouts via un logiciel GED ?
La circulation de l’information est absolument essentielle au sein d’une entreprise. En vous équipant d’un logiciel de GED, vous choisissez une solution sécuritaire pour vos données. Cela vous permet de réduire grandement les chances de détérioration ou de perte d’un document. L’intégralité des fichiers numériques sont sécurisés et sauvegardés, ce qui permettra aux membres de votre équipe d’y accéder depuis n’importe quel support connecté à Internet.
Une telle solution favorise automatiquement la communication en interne. Un logiciel GED fonctionne avec le CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. pour que vous puissiez développer la communication interne. Les effets se feront directement ressentir sur la productivité en perdant moins de temps à rechercher des informations nécessaires. En insérant simplement quelques mots-clés dans la saisie de recherche, vous accédez directement aux bons dossiers et aux bonnes informations.
La réduction des coûts de stockage est une autre conséquence positive de l’utilisation d’un logiciel GED. Plutôt que d’investir dans des armoires de rangement et dans un espace de stockage, vous diminuez les coûts logistiques en numérisant simplement les documents essentiels. Des économies substantielles seront ainsi réalisées dans votre entreprise.
Enfin, un logiciel GED permettra d’augmenter votre valeur écologique en vous engageant dans un cycle qui préserve l’environnement. Le zéro papierConcept par lequel les entreprises tentent d’imprimer le moins possible. Peut être soutenu par l’acquisition d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). C’est en effet une approche visant à réduire ou éliminer l’utilisation du papier dans les processus administratifs et opérationnels d’une organisation. Il repose sur la numérisation des documents, le stockage électronique, et l’automatisation des flux de travail. L’objectif est d’améliorer l’efficacité, de diminuer les coûts et de réduire l’impact environnemental. En adoptant le zéro papier, les entreprises gagnent en rapidité, en sécurité des données et en accès aux informations, tout en contribuant à une démarche plus durable. More est une notion de plus en plus intégrée au sein des entreprises, car c’est une démarche écologique qui permet de réduire l’empreinte carbone.
Avec ses quatre avantages, vous devriez vous orienter vers une solution efficiente pour votre entreprise, afin de gagner en efficacité.
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Comparatif entre deux solutions de GED pour les ressources humaines d’une PME
WeShare GED Pack RH versus ELO Digital
WeShare GED Pack RH
WeShare GED Pack RH est une solution particulièrement innovante pour les PME cherchant une solution clé en main. Particulièrement simple à déployer, la solution vous assure une digitalisation de l’intégralité des process RH. Grâce à son déploiement, les ressources humaines bénéficieront d’une meilleure productivité et d’une optimisation générale des coûts.
Différents processus sont mis en place, notamment une simplification des workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. RH ainsi qu’une centralisation des fichiers.
Depuis un unique logiciel, vous retrouvez le dossier salarié en quelque clic, tout comme la fiche de paie et le contrat de travail. La présence d’un coffre-fort numérique assure une sécurisation totale de l’ensemble des documents.
Il vous sera possible de l’ouvrir partiellement afin de partager certaines informations avec vos collaborateurs. Il s’agit du coffre-fort numérique Digiposte qui est utilisé, il est d’ailleurs reconnu pour sa fiabilité. De plus, la gestion des documents est parfois une opération chronophage. Grâce à sa fonctionnalité de recherche documentaire, il vous sera possible d’assurer le stockage et la gestion de manière intuitive en évitant de perdre du temps inutilement.
L’intégralité de cette gestion se fait avec une sécurité totale car la solution WeShare GED Pack RH se base sur les dernières technologies pour éviter la moindre faille de sécurité.
C’est pour cette raison que le succès de la solution est au rendez-vous, des grandes entreprises, des PME, des TPE, des ETI et PMI l’ont déjà adopté pour ses nombreuses qualités cités précédemment. Peu importe la taille de votre entreprise, à partir du moment où vous souhaitez améliorer la productivité de celle-ci, WeShare GED Pack RH s’avérera très vite indispensable. Vous disposez en prime d’une réactivité exemplaire sur les métiers de l’entreprise et des services.
ELO Digital
Business Solution ELO PERSONNEL FILE assure le stockage de manière sécurisée pour l’intégralité des dossiers concernant vos collaborateurs.
Grâce à un accès paramétrable très simplement, vous disposez d’une solution parfaitement en conformité avec le règlement général sur la protection des données. Business Solution ELO PERSONNEL FILE est également une solution clé en main qui fera gagner énormément de temps aux ressources humaines.
L’élément majeur repose sur un système d’autorisation permettant de conserver un contrôle total sur l’intégralité des dossiers présents.
De ce fait, vous êtes en mesure de réunir toutes les données du personnel et des documents sur une seule et même plate-forme. Le classement se fait de manière intuitif grâce à une arborescence automatique pour chaque collaborateur. Il vous sera également possible d’initier des processus de départ et d’entrée des employés avec la possibilité de configurer une notification automatique.
Grâce au paramétrage des droits d’accès, vous définissez le personnel pouvant accéder à certaines informations sensibles.
Pour gagner du temps, la solution Business Solution ELO PERSONNEL FILE vous propose la mise en place de modèles qui se compléteront automatiquement par rapport aux salariés sur les documents officiels, des courriers type, des contrats ou des badges. À partir du moment où vous avez un appareil connecté comme une tablette, un ordinateur ou un Smartphone, vous accédez à l’intégralité de ces informations.
Tout a été pensé dès le départ pour que la gestion des documents s’effectue avec une très grande simplicité et une très grande flexibilité. De nombreux alertes peuvent être configurées pour vous informer dès qu’une information cruciale doit être portée à votre connaissance.
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