Paie : quand l’IA et les RH se retrouvent mutuellement indispensables

De plus en plus, l’IA en appui des SIRH et des logiciels de paie en particulier est en mesure d’apporter une assistance précieuse en terme d’alerte, de repérage des anomalies et de génération de formules pré-calculées. Pourtant, le rôle du DRH demeure imparable car la paie est aussi un sujet dont l’IA peut peiner à suivre les constantes évolutions.

Logiciels de paie : une transition nécessaire

Pour la plupart des entreprises, la paie est un sujet particulièrement sensible. Plus d’un DRH ou d’un responsable paie dira qu’il passe des heures à traiter les particularités de tel ou tel type de salarié. Sans compter l’évolution quasi-continue du droit du travail ou de la réglementation, des aides, des dispositifs fiscaux qui viennent s’ajouter aux exigences et aux particularismes nombreux liés aux conventions collectives. 

Cette complexité a pu engendrer une tendance au conservatisme : près de 29% des entreprises américaines se servent d’un logiciel de paie mis en place il y a une dizaine d’années, quand d’autres se fient à un tableau Excel ancestral mais « qui accomplit le boulot ». (1)

Pourtant, la nécessité de recourir des solutions digitales évoluées intégrant l’intégralité des Relations Humaines s’impose peu à peu : c’est la montée des SIRH. La disponibilité de tels logiciels sur un cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations., accessibles de n’importe où par les DRH comme par les employés eux-mêmes pour certaines fonctions, est bien vécue : elle évite d’avoir à re-saisir les mêmes informations plusieurs fois. 

Soulager le travail des DRH 

Par ailleurs, l’IA peut soulager le travail de bien des DRH ou responsables paie en matière de gestion pure. La DSN (déclaration sociale nominative) qui a remplacé nombre d’anciennes déclarations favorise une algorithmie des données. 

De façon résumé, dès aujourd’hui l’IA est en mesure :

• d’opérer des analyses de vastes volumes de données en vue de réduire les marges d’erreur, des automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. (approbation des demandes de congés), 
• de signaler des anomalies et suggérer des corrections, des listes d’incohérence, 
• d’opérer des alertes sur toute situation jugée suspecte,
• de proposer des valeurs pré-calculées à partir de paramètres très divers et qu’il suffit de valider, etc.

Il en résulte un gain de temps plus qu’appréciable pour les DRHs.

L’IA facteur de dialogue 

L’IA favorise aussi un dialogue plus direct avec les employés, que ce soit sous la forme de chatbots à même de répondre à leurs questions sur la paye – ce qui décharge les DRH de cette tâche, ou dans certains cas de figure précis, quand certains collaborateurs peuvent aussi renseigner eux-mêmes les paramètres de paiement : exonérations fiscales, heures supplémentaires…

Les entreprises multinationales sont particulièrement friandes d’IA en matière de paye : les règles de calcul internationales peuvent être mises à jour instantanément. On note même ici et là des ouvertures inattendues : certains usagers, notamment aux USA, sont ouverts à recevoir tout ou partie de leur paye en crypto-monnaie ! Une tâche que les DRH se plairont à déléguer à un assistant intelligent.

L’IA ne fait pas tout 

Pourtant, un fait demeure : l’IA n’est pas appelée à remplacer les DRH et leur rôle reste indispensable. En premier lieu, dans la mesure où la paie peut être un sujet sensible en interne, les employés apprécient de pouvoir au final s’adresser à une personne à même de comprendre ce qui rend leur cas particulier – et de savoir que c’est un humain qui a validé en bout de compte leur situation précise. 

De plus, quand bien même elle tend vers une simplification, la législation en vigueur à un instant T est souvent difficile à appréhender par un logiciel de paie et le DRH est davantage en mesure de s’adapter aux évolutions en la matière.

Source

(1) Etude menée par Kronos et la American Payroll Association (2021)