SommaireLors de l’installation d’un nouvel ERP, la migration consiste à transférer des données existantes sous différentes formes vers un nouvel environnement.
La reprise des données est une étape particulièrement cruciale dans le cadre de la migration vers un PGI. En effet, tout au long du processus de refonte, il convient de s’assurer de la préservation des données dans leur intégralité et leur intégrité. Lorsque cette étape n’est pas évaluée correctement, cela peut engendrer non seulement une augmentation considérable du budget, mais aussi un retard dans la phase de déploiement.
1- Identification des données
La migration des données de l’ERP passe d’abord par une identification préalable au développement, des données de l’entreprise. Aussi, la première étape consistera à analyser vos données, il s’agira de classer vos données en catégories. En règle générale, les informations sont classées en trois grandes classes, les données dites référentiels, de gestion et de structure.
Les données de référentiels concernent tous les agents qui interagissent avec l’entreprise, c’est-à-dire des données sensibles liées à la clientèle de l’entreprise. Mais aussi, l’ensemble des données concernant les différents fournisseurs, les prospects…
Les données de structure serviront à analyser l’information, pour l’organiser. Aussi, elles reprendront entre autres le plan comptable.
Quant aux données de gestion, elles concernent la gestion quotidienne de l’entreprise, aussi, elles comprendront les différentes factures, bons de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat.… Bien entendu la documentation devra elle aussi être recensée, et migrée. L’identification des données passe aussi par un auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. de toutes les sources d’informations disponibles dans l’entreprise.
2- La reprise des données
La reprise des données commence par les données de structure, puis les données de référentiel, et enfin les données de gestion. Car, ce sont les données de structure qui permettront d’avoir une exploitation optimale des informations. La migration doit permettre de relier les différents types de données.
Cependant, si les structures des deux systèmes d’information sont différentes. Vous devrez impérativement effectuer un retraitement, afin de trouver des équivalences entre les deux ERP. Pour les données pour lesquelles un retraitement sera nécessaire, vous réaliserez des scripts, ou vous les traiterez manuellement.
Quant à la documentation, bien entendu, elle sera reprise, son stockage pourra se faire à travers le Cloud.
3- Stratégie de reprise des données et planification de la reprise
Avant tout, le chef de projet doit veiller à enregistrer toutes les données de l’ancien système d’information. Puis, en fonction de son cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné., il devra déterminer les données à reprendre dans le nouvel ERP. En effet, l’entreprise peut décider de ne pas reprendre les données datant de plus de 10 ans, 15 ans… L’entreprise peut aussi choisir de ne pas reprendre les informations concernant certaines entités… Quelque soit l’étendue des données qui seront transférées au nouvel ERP, les données provenant de l’ancien ERP seront sauvegardées en intégralité.
Dans le cadre d’une migration de PGI, le plan de reprise devra avoir été défini au préalable. Vous choisirez avec soin votre outil de reprise des données, s’il existe de nombreux logiciels pour le faire, sachez qu’EXCEL a fait ses preuves et reste très utilisé.
Afin de peaufiner la stratégie de reprise des données, il est souhaitable de réaliser des tests. De cette manière, vous saurez si votre stratégie de mapping est correcte. Le cas échéant, vous rectifierez le tir. La transcodification des données sera indispensable.
4- Formation des utilisateurs
Au cours du processus de reprise des informations, les futurs utilisateurs doivent avoir un accès à l’outil afin de pouvoir appréhender son fonctionnement.
Finalement, la reprise de vos données est une étape cruciale dans le changement d’ERP. Aussi, le chef de projet veillera à ce que toutes les informations soient reprises sans être modifiées au cours du processus. Tout au long du projet de migration, à chaque étape, à chaque migration de lot de données, il faudra impérativement vérifier que toutes les informations présentent dans le nouvel ERP seront bien exploitables.
Afin de ne pas gêner la production, la migration des données se fait en règle générale durant le week-end, ou durant la nuit. Ainsi pendant la migration, les équipes peuvent consulter les données, mais uniquement en lecture. D’où, l’importance de la préparation, sinon, l’entreprise pourrait être immobilisée. A chaque étape, associer vos équipes vous permettra de gagner un temps précieux, après tout, ce sont elles qui utiliseront quotidiennement ce nouvel outil.
Bien choisir son prestataire
Afin de choisir votre prestataire, il faudra revoir toutes les caractéristiques énumérées auparavant et voir quels éditeurs y correspondent. Étant donné que ces recherches peuvent s’avérer fastidieuses, n’hésitez pas à consulter notre comparateurSite internet qui compare des offres, en fait un classement, afin que le consommateur trouve celle qui est la plus appropriée à son besoin. 100% gratuit, référençant plus de 7000 solutions afin de trouver le progiciel qui répondra à vos besoins.
