SommaireLa mise en œuvre d’une telle solution implique d’obtenir un processus fluide, rapide et adaptable en fonction de chaque organisation. Pour obtenir un résultat efficient, il est impératif que la totalité des acteurs s’implique dans le projet. Ils participent à l’élaboration des différents processus et ils n’hésitent pas à donner leur avis à chaque étape.
Au cours de la mise en œuvre d’un projet de solution Purchase to Pay, la méthodologie Agile assure aux partenaires stratégiques, aux intervenants et aux clients d’obtenir la plus grande valeur ajoutée à chaque étape indispensable du déploiement. Il s’agit d’une mise en œuvre globale qui doit être appliquée par l’ensemble des participants.
Grâce à cela, vous allez pouvoir obtenir de très nombreux avantages qui se feront directement ressentir dans l’organisation du quotidien. En premier lieu, vous bénéficiez d’une jouissance plus rapide des bienfaits de la solution, mais également d’un retour sur investissement accéléré. Mais ce n’est pas le seul bénéfice que vous allez directement ressentir. Vous prenez des décisions non pas par rapport à votre intuition, mais vis-à-vis de la base de l’expérience. Celle-ci sera indispensable pour apporter des modifications vis-à-vis du contexte et s’adapter à n’importe quelle situation.
Autre bénéfice, la mise à disposition rapide de nouvelles fonctionnalités à tester. Vous bénéficiez d’une participation directe concernant le projet et d’une visibilité absolument totale sur la totalité des processus. Plutôt que d’investir aveuglément, vous définissez vos objectifs et vous orientez votre investissement dans les fonctionnalités les plus utiles à votre entreprise. Grâce à cela, une répercussion indirecte se fait ressentir sur les coûts globaux de démarrage qui seront drastiquement diminués, tout comme les risques que vous prenez.
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Les avantages solution Procure to Pay P2P
Grâce à cette solution, vous êtes en mesure de prendre constamment le pouls de votre entreprise. À chaque étape, les indicateurs visuels vous permettent de beaucoup mieux vous situer.
Les avantages d’une solution Procure to Pay s’appliquent sur la durée du cycle des achats, mais également sur le coût de traitement d’une factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente.. Vous réalisez des économies en évitant d’investir dans des postes de dépenses inutiles. De plus, vous vous appuyez sur une ponctualité des paiements avec une meilleure gestion du nombre de documents traités par employé ou par mois.
Grâce à cette solution, vous mesurez l’efficacité de vos actions avec la possibilité d’anticiper certains problèmes. Plutôt que de voir un ralentissement sur une étape cruciale, vous êtes en mesure de résoudre les problèmes avec une très grande efficacité. De plus, c’est une aide substantielle pour démarrer un auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. fiable. Le suivi des documents se fait avec une très grande simplicité des demandes d’achat jusqu’aux factures.
La solution est entièrement mobile, ce qui vous permet de valider les demandes d’achat ainsi que vos factures si vous n’êtes pas présent sur place.
Les étapes classiques du projet solution Purchase to Pay
Il existe quatre étapes distinctes avec chacune leur priorité. Premièrement, la signature du cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. est absolument indispensable pour définir l’exactitude du cadre général. Sans celui-ci, il est inutile de vous lancer dans l’exécution du projet.
La deuxième étape prend alors tout son sens dans le but d’effectuer la constitution du projet. Cette étape n’est surtout pas à négliger et elle devra s’étaler sur une période de deux à quatre semaines.
C’est durant cette période que l’éditeur va être en mesure d’établir des liens très particuliers avec l’équipe du client. C’est une étape de concertation et d’échange pour définir les objectifs généraux du projet en cours, mais également pour mettre en place un premier échéancier. De ce fait, différentes questions doivent être évoquées dès le départ pour éviter de vous orienter dans une direction qui n’est absolument pas la bonne.
La troisième étape du projet solution Purchase to Pay est une phase fondatrice. Celle-ci est plus longue que la phase précédente, car elle s’étend généralement sur une période de 8 à 12 semaines. C’est une étape cruciale, car l’éditeur va alors définir la plate-forme pilier qui servira de base pour l’édification de l’ensemble de la solution du client.
Une fois la troisième phase terminée, une nouvelle étape entre en jeu, à savoir l’étape numéro quatre. Il s’agit du déploiement des autres étapes permettant à l’éditeur de configurer la solution sous plusieurs phases. Au cours de cette période, les utilisateurs ont la possibilité d’expérimenter la solution et de prendre en main de nouvelles fonctionnalités lorsqu’elles sont mises à leur disposition. Cette phase de prise en main permet d’éviter des erreurs et de corriger certains processus incorrects dès le départ. C’est pourquoi la phase numéro quatre s’étend en moyenne sur une période de quatre semaines.
La gestion du changement
L’éditeur a parfaitement connaissance que durant la période de mise en œuvre, il est absolument essentiel de définir un plan exhaustif concernant la gestion du changement. Lorsque l’on parle de « gestion du changement » il s’agit d’une étape qui intègre un ensemble de processus, mais également des techniques spécifiques pour le déploiement du projet. Grâce à cette gestion du changement, vous obtenez le résultat désiré en encourageant l’adhésion d’un maximum d’utilisateurs. Pour y parvenir, il est indispensable de disposer de bons renseignements dès le départ et de favoriser la communication de l’ensemble des personnes. Cette étape est à faire au bon moment avec une collaboration étroite de l’intégralité de vos équipes.
C’est pourquoi les éditeurs travaillent systématiquement en concertation avec les différents collaborateurs concernés pour harmoniser une stratégie globale, mais également prendre en compte les différentes attentes de chaque personne. La gestion du changement se doit d’être efficace, lorsque c’est le cas, elle vous apportera des résultats efficients qui dépasseront vos attentes.
Parmi les effets bénéfiques qui ont pu être constatés fréquemment en entreprise, vous trouvez :
• Une augmentation considérable des chances de réussite du projet.
• Les employés adoptent naturellement une attitude beaucoup plus positive, car ils se sentent impliqués totalement dans le projet.
• La probabilité est beaucoup plus forte concernant le respect du budget.
• Même chose concernant le respect du calendrier avec une probabilité plus forte de réussite.
• Avant, pendant et après la mise en place du projet, les équipes sont moins soumises au stress, ce qui favorise leur bien-être.
• Enfin, le dernier avantage n’est pas négligeable, car il permet aux projets de jouir d’une plus grande légitimité.
La méthodologie préconisée
Il est important de repérer un maximum de points de traitement pour gérer efficacement un projet de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. des processus P2P. S’il arrive qu’une étape manuelle dans le processus de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat. dispose d’une importance vitale, il n’est pas conseillé de supprimer totalement cette étape, car il est alors possible de tenter un processus d’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine.. Pour y parvenir, il est nécessaire de garder deux éléments distincts à l’esprit, à savoir privilégier systématiquement la simplicité en évitant de trop vouloir en faire d’un seul coup, ce qui risque de produire l’effet inverse.
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