SommaireLes entreprises s’engagent de plus en plus dans des processus d’acquisition de logiciels professionnels. Ces logiciels ont pour objectif d’automatiser certaines tâches, missions ou process en vue d’accroître la productivité tout en réduisant les erreurs.
La mission centrale de la gestion des paies est elle aussi concernée par le développement de logiciels à destination des professionnels. La question de la paie et des rémunérations touchent à différents volets qui concernent les aspects juridiques, comptables et de ressources humaines.
Avant d’entamer l’acquisition d’un logiciel de paie, il convient d’aborder la question des fonctionnalités présentes. Analyse des fonctionnalités et services associés que les utilisateurs demandent principalement pour ces logiciels.
La capacité du logiciel à prendre en compte les règlements
Il s’agit d’un point crucial du logiciel de paie puisque cela correspond à sa capacité à intégrer automatiquement les évolutions réglementaires. Il existe de nombreux aspects où la législation peut paraître complexe : gestion des cotisations sociales/patronales, comptabilisation des congés payés, spécificités des conventions collectives, etc.
En règle générale, la mise en service d’un logiciel de paie professionnel s’accompagne d’une fonctionnalité de mise à jour par rapport aux textes réglementaires. Cette mission, qui peut être assurée par le service ComptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. ou Ressources Humaines, va être gérée automatiquement par le logiciel. Il s’agit d’un gain de temps et une protection face à des négligences.
La complémentarité du logiciel avec votre environnement professionnel
Selon une étude réalisée par CELGE, 57 % des professionnels souhaitent une solution internalisée. Ainsi, la préférence va en majorité pour le développement de solutions travaillées par l’entreprise et non pas par des prestataires externes.
Les clients des logiciels de paie apportent une attention particulière aux solutions qui s’inscrivent et s’adaptent aux pratiques internes d’une entreprise. Les professionnels sont à la recherche de solutions IT qui soient faciles d’utilisation, intégrables à leurs propres outils et qui soient opérationnels dans un laps de temps très court. Le format en SaaS (Software As A Service)Acronyme pour l’anglais « Software as a Service ». Le SaaS est un mode d’utilisation de logiciel qui se fait via une application à distance ou une simple connexion internet. Antonyme : « on premise « . est une solution qui a la préférence des clients. En effet, le format SaaS se compose d’une plateforme générique où chaque client peut choisir d’ajouter les options souhaitées pour le logiciel de paie. Ce dernier devient plus rapidement opérationnel et propre à l’entreprise.
Le lien avec les autres services et pôles de l’entreprise
Selon notre enquête, 52 % des professionnels souhaitent que le logiciel de paie puisse se combiner avec un module de Ressources Humaines. Le développement du logiciel de paie doit permettre de faire travailler ensemble les services de ComptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. et de Ressources Humaines.
Les clients vont privilégier des solutions qui assurent des passerelles entre les informations détenues par le service Ressources Humaines et l’imputation dans la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.. Ainsi, certains logiciels de paie proposent des fonctionnalités qui génèrent presque automatiquement les fiches de paie et vont les intégrer instantanément dans le compte de résultat. Il existe aussi la fonctionnalité très appréciée de la création d’un dossier par salarié afin de gérer au mieux le personnel et ses spécificités.
La protection et la sécurisation des données
Les données commerciales, comptables et fiscales d’une entreprise figurent parmi les informations sensibles à protéger. En conséquence, les acheteurs de ce type de logiciel vont opter pour des solutions qui assurent un niveau de protection optimal et entièrement sécurisé.
L’abonnement à certains logiciels s’accompagne d’un service de conservation et de protection des données dans des datacenterSe dit centre de données en français. Lieux physiques équipés de serveurs où sont stockées des données informatiques à distance.. Les datacenterSe dit centre de données en français. Lieux physiques équipés de serveurs où sont stockées des données informatiques à distance. sont des centres de stockage du patrimoine documentaire et permettent d’accéder plus facilement à certains documents.
La sécurisation des données s’accompagnent donc d’un service d’accès à ces données. Les accès sont distribués en fonction du poste occupé par le professionnel dans l’entreprise.
En conclusion, ces différentes fonctionnalités sont indispensables à connaître pour choisir et comparer entre la pluralité de logiciels de paie existants.
Par ailleurs, il convient aussi de porter un regard particulier sur la société éditrice du logiciel. Il s’agit en réalité d’éviter deux écueils : le manque de mises à jour et la cessation d’activité du fournisseur du logiciel. Les mises à jour sont, de toute évidence, essentielles pour conserver une solution techniquement opérationnelle. La pérennité du fournisseur du logiciel est une assurance permettant de pouvoir travailler, sur le long terme, sur le même type d’outil.
Pour vous permettre de faire le choix qui convient parfaitement à votre entreprise, le comparateurSite internet qui compare des offres, en fait un classement, afin que le consommateur trouve celle qui est la plus appropriée à son besoin. Celge vous guide en identifiant clairement vos attentes et en sélectionnant pour vous les logiciels Paie sur le marché qui pourront vous satisfaire au mieux.
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| Caractéristiques globales | |||||
| Notoriété de l’éditeur / expertise |  | |  | | |
| Réseau de revendeurs | | | | |  |
| Ergonomie / Intuitivité | | | | | |
| Facilité de paramétrage | | | | | |
| Pérennité de la solution (mises à jour) | | | | | |
| Accessibilité coûts / enveloppe budget |  | | | | |
| Fonctionnalités spécifiques | |||||
| Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires) |  | | | | |
| Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier) | | | | | |
| Plannings | | |  | | |
| Mobilité | | | | | |
| Fonctionnalités extra | | | | | |
| Plateforme / hébergement | |||||
| SaaS | | | | | |
| On premise | | | | | |
| Références clients | |||||
| Société |  |  |  |  |  |
| Témoignage | Sage Paie Edition Pilotée permet de gérer la paie de manière globale et automatisée, ce qui constitue un gain de temps indéniable. | La transformation numérique avec Cegid nous permet à nous, service RH, de se libérer des tâches répétitives et de nous concentrer sur notre métier et redonner un sens à notre quotidien en travaillant sur la valorisation du capital humain dans l’entreprise. | Silae est très intuitif. Lorsqu’on recrute désormais, il n’est plus nécessaire de demander qu’un gestionnaire paie connaisse le logiciel, ce qui était le cas sur notre logiciel précédent. | ACE m’a permis de rapidement prendre la main sur les contrôles de masse, de compiler des données en temps réel, de piloter notre paie au plus proche et donner à tous de la visibilité en un clic. | Avec PayFit, “l’onboarding employé prend deux minutes et la différence aussi c’est qu’on fait participer l’employé”. Le nouvel employé renseigne ses informations en arrivant, directement sur PayFit. La plateforme est “interactive et éducative” grâce notamment aux petites alertes PayFit qui lui permettent de maîtriser de plus en plus de notions concernant la paie. |
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Ne négligez pas non plus ces critères de choix supplémentaires
Prise en compte de la réglementation
Les ressources humaines sont soumises à une réglementation qui ne cesse d’évoluer et à laquelle il est impératif de s’adapter. Cette réglementation concerne bien souvent le droit social et donc la paie.
Ceci étant, les fiches de paies et les différentes déclarations sociales se doivent d’être exemptes de toute irrégularité dès le moment où une réforme entre en applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette..
C’est par exemple le cas depuis le choc de simplification qui a vu naître la fiche de paie simplifiée. Cette mesure est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2018 et concerne les entreprises de moins de 300 salariés.
Il était donc nécessaire pour les logiciels de paie de s’adapter à une telle mesure et donc de permettre au client de bénéficier d’une mise à jour rapide.
Il en est de même pour ce qui est des conventions collectives. Les responsables RH attendent des logiciels dédiés que ceux-ci prennent bel et bien en compte ces différentes aspects de la réglementation.
Comptabilité avec le système d’information présent
Bien que de nombreux systèmes de gestion de la paie soient aujourd’hui proposés en full web, il existe toujours des versions à installer sur poste et nécessitant un système informatique adapté.
Cette problématique est la même qu’il s’agisse d’une licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud). on-premise ou en SaaS. En effet, bien de nombreux systèmes proposés en SaaS et disposant de fonctionnalités sur le cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. nécessitent tout de même une installation sur poste. Le logiciel installé communique alors avec les serveurs de l’éditeur ou du prestataire basés hors des locaux de l’entreprise cliente.
Il est alors question pour ces entreprises de se tourner vers un logiciel adapté et compatible avec le système d’information présent. Dans le cas contraire, cela occasionnerait des dépenses onéreuses qui impacteraient financièrement la société. Les DSI et responsables RH sont alors bien souvent à la recherche d’une solution de paie qui n’impliquerait pas de surcoûts matériels.
Interopérabilité avec l’ERP
De plus, il est stratégique pour de nombreuses entreprises de pouvoir faire communiquer leur différents processus. C’est le cas par exemple de la paie et de la gestion comptable et financière.
Ainsi, un logiciel de paie pouvant interagir avec les autres processus de l’entreprise est toujours recherché. Une telle interopérabilité permet d’améliorer les processus de prise de décision.
Un logiciel générant des fiches de paie tout en intégrant directement ce processus au compte des résultats facilite grandement le travail des collaborateurs.
Un autre aspect de cette interopérabilité concerne la gestion électronique des documents (GED). Les fiches de paie des salariés ainsi que l’ensemble des données relatives aux ressources humaines doivent être accessibles rapidement. C’est d’ailleurs là l’un des grands enjeux de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique.. La GED assure une recherche avancée basée sur les métadonnées et permet d’éviter des doublons, tout en stockant les documents en lieu sûr.
Sécurisation des données
Les données possèdent une valeur toujours plus importante pour de nombreuses entreprises. Elles peuvent être exploitées, recoupées, analysées afin d’assurer une prise de décision optimale.
Ces données bien que relevant parfois des processus purement commerciaux de l’entreprise peuvent aussi être liées à ses ressources humaines. Elles constituent une grande richesse pour celle-ci puisqu’elles permettent de mieux apprécier les collaborateurs pour une meilleure orientation et applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. de la politique des ressources humaines.
Il est important que ces données soient sécurisées. Dans un premier temps parce que la législation l’impose, comme c’est le cas avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) mis en place par une directive européenne. Il est question d’assurer la confidentialité des données traitées y compris lorsque celles-ci sont relatives aux employés.
Par ailleurs, ces données revêtent un aspect stratégique pour l’entreprise, notamment en matière d’évolution de carrière ou de rémunération. Il est donc nécessaire de se tourner vers un logiciel de paie garantissant la sécurisation des données traitées.
