SommaireA l’ère du tout numérique et des objets connectés, nous trouvons de plus en plus de façons de tirer parti des informations récoltées.
Pour automatiser les tâches de rapprochements de documents par exemple, l’ordinateur s’avère plus rapide que l’humain dans de nombreux cas.
Mais pour qu’elle puisse effectivement travailler sur les documents qu’on veut lui soumettre, une machine requiert des formats spécifiques.
C’est là qu’entre en jeu la numérisation des données. Cependant, le problème des quantités de données à organiser se pose très vite. En effet, lorsque l’on dématérialise tous ses documents, comment rapidement retrouver celui qui nous intéresse à un moment donné ?
La réponse tient en un acronyme : les logiciels de GED.
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Quelques logiciels GED bien connus
Si vous vous demandez quels sont les logiciels GED disponibles actuellement sur le marché et surtout ce qu’il en est de leurs prix, voici une liste qui pourrait vous être utile :
- Docuware disponible sur devis, solution personnalisée
- Sharepoint disponible à partir de 5 euros
- Pandadoc disponible à partir de 9 euros
- Jalios disponible à partir de 6 euros
- Imagidoc disponible sur devis, solution personnalisée
- Alpha'ged disponible sur devis
- E-doc pro disponible sur devis
- Elo enterprise disponible sur devis
- Zen solution disponible à partir de 339 euros par an (plus 695 euros de mise en service)
Vous avez dit la “GED” ?
La GED, pour Gestion Électronique des Documents, est l’expression employée pour désigner tout processus automatisé ayant pour but d’organiser les informations au sein d’une entreprise. Ces informations étant stockées sous forme de documents, les logiciels dits “GED” sont conçus pour reconnaître des formats de fichiers spécifiques. Faisant partie de la mouvance des services dématérialisés, la GED est à la fois d’une certaine façon respectueuse de l’environnement (en ce sens qu’elle évite l’utilisation du papier) et utile pour l’optimisation des coûts liés au fonctionnement d’une organisation. Ainsi, la GED est devenue un outil incontournable pour les entreprises car elle est un allié de taille dans l’amélioration de la rentabilité. Cependant, face à la multiplicité de solutions aujourd’hui disponibles, comment choisir son logiciel GED ? Deux critères sont essentiels :
- le logiciel doit respecter les standards GED
- il doit répondre à vos besoins spécifiques
 Sage |  Cegid |  Microsoft |  SAP |  Divalto | |
|---|---|---|---|---|---|
| Caractéristiques globales | |||||
| Notoriété de l’éditeur / expertise |  | | | |  |
| Réseau de revendeurs | |  | | | |
| Ergonomie / Intuitivité | | | | | |
| Facilité de paramétrage | | | | | |
| Pérennité de la solution (mises à jour) | | | | | |
| Accessibilité coûts / enveloppe budget | | | | | |
| Fonctionnalités spécifiques | |||||
| Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires) |  | | | | |
| Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier) | | | | | |
| Plannings |  | | | | |
| CRM | | | | | |
| Comptabilité | | | | | |
| Fonctionnalités extra | | | | | |
| Plateforme / hébergement | |||||
| SaaS | | | | | |
| On premise | | | | | |
| Références clients | |||||
| Société |  Marchand |  Kusmi Tea |  Michael Hill |  Norsilk |  Soditen |
| Témoignage | “Les Editions Pilotées de Sage offrent une grande flexibilité dans le paramétrage des indicateurs de performance et des statistiques.” David Véry, PDG de Marchand | “Quand vous faites de l’omnichannel, vous avez besoin qu’une opération soit enregistrée en temps réel dans votre gestion commerciale, votre gestion financière et votre supply chain.” Bruno Contrepoids, responsable informatique de Kusmi Tea | “Avec Microsoft, nous pouvons faire correspondre des technologies optimales avec des processus commerciaux hors du commun qui nous permettront de poursuivre le développement de nos marchés et d’adopter de nouveaux modèles commerciaux.” Matt Keays, CIO de Michael Hill | “Les points forts de SAP business one, en particulier, sont sa flexibilité et sa facilité d’utilisation, mais aussi son environnement intrinsèque. ” Sylvain Batteux, IT Manager de Norsilk | “Grâce à Divalto infinity, nous avons fait des gains de productivité au niveau des fonctions administrations des ventes et comptabilité.” M. Bourdon, PDG de Soditen |
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Les standards permettant de reconnaître un bon logiciel GED
Afin d’être efficace, un logiciel GED doit tout d’abord couvrir les taches suivantes :
- l’acquisition des documents
- le traitement des documents
- le stockage des documents
- la diffusion des documents
- la valorisation des documents
L’acquisition des documents papiers doit pouvoir être faite après numérisation par scanner.
Une technologie de reconnaissance de caractères doit ensuite pouvoir identifier le contenu du document et le retranscrire. Les codes spécifiques comme les codes barres, les QR codes et autres signes spéciaux doivent également pouvoir, dans l’idéal, être analysés par le logiciel GED.
C’est le traitement des documents. Ce traitement recouvre également d’autres aspects, liés à des documents numériques par définition comme des e-mails, des fichiers bureautiques, etc.
Il recouvre par ailleurs les étapes d’indexation permettant de retrouver les documents au sein de listes.
Les documents numériques ainsi rassemblés doivent pouvoir être rangés de façon à être récupérable facilement : c’est le stockage des documents. Cette étape est aussi essentielle pour la pérennité des données : le logiciel GED doit pouvoir gérer des états antérieurs des documents qu’il stocke, grâce à des sauvegardes.
La diffusion des documents correspond à la capacité d’un logiciel GED à mettre à disposition des usagers autorisés les informations stockées. Cette diffusion peut se faire via l’emploi d’un navigateur web ou d’un logiciel client dédié.
La valorisation des documents est une étape dont les retombées économiques peuvent être très intéressantes. Plus difficile à mettre en œuvre, ce processus prolonge certains aspects du traitement des documents.
Il s’agit de doter le logiciel GED de fonctions d’analyses sémantiques, syntaxiques et morphologiques lui permettant d’identifier plus finement et de traiter de manière automatisée les documents, selon les requêtes spécifiques de l’utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service..
Choisir un logiciel qui convienne à la problématique
Les organisations sont toutes différentes mais certaines catégories peuvent se dessiner, rassemblant des structures aux besoins similaires.
En l’occurrence, vos attentes en terme de fonctionnalités lors d’un choix de logiciel GED ne seront pas les mêmes que vous soyez une petite association, une PME ou une TGE.
Si les étapes d’acquisition, de traitement et de stockage des documents peuvent s’avérer assez semblables d’une organisation à une autre, ce seront surtout les étapes de diffusion et de valorisation de vos documents qui devront vous occuper.
De ces deux aspects dépendront la sélection de votre logiciel GED.
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