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L’ERP (Enterprise Resource Planning)Acronyme de Enterprise Resource Planning. Progiciel de gestion qui intègre sur une base de données unique, au minimum, la comptabilité et la gestion d’activité. D’autres modules peuvent s’y rattacher comme une BI, un CRM, etc., en français PGI (Progiciel de Gestion Intégré)Acronyme de Progiciel de Gestion Intégré. PGI est de moins en moins employé et souvent remplacé par ERP bien que les deux termes recouvrent en réalité des concepts sensiblement différents. est un système d’information qui a pour objectif de faciliter la gestion de l’entreprise, grâce à une administration performante de l’information. Ainsi, du fait que toutes les informations proviennent d’une seule et unique base de donnée, l’ERP garantie l’unicité de l’information. Pratique, le PGI permet d’optimiser le suivi de l’information, avec entre autres la mise à jour des données en temps réel.
Si ce système d’information est devenu une évidence, le déployer au sein de l’entreprise demande de la méthode. Aussi, le choix de la stratégie de déploiement devra faire l’objet d’une étude minutieuse.
1. Déploiement global, ou la mise en place simultanée de tous les modules
Lorsqu’une entreprise n’a qu’une seule entité, et que le nombre de modules à mettre en place est assez limité, alors un déploiement « tout-compris » semble indiqué. Avec cette approche, tous les modules seront installés au même moment, sur tout le site. Ainsi, après formation, l’ensemble des utilisateurs devra travailler sur le nouveau système d’information.
Si cette stratégie permet d’éviter les étapes transitoires, elle implique néanmoins un grand travail préparatoire. En effet, dès le déploiement, toutes les équipes doivent être opérationnelles, et prêtes à se servir du nouvel outil. Cela implique que la phase de tests doit être finalisée au moment du déploiement. Chacun des utilisateurs devra au préalable avoir été formé sur l’outil, et être en mesure de s’en servir aisément. Bien entendu, il y aura un support, cependant, les équipes doivent maîtriser suffisamment l’outil afin de ne pas avoir recours au support pour chaque opération. Avec cette stratégie, la planification doit être rigoureuse, et le respect des délais est impératif.
2. Déploiement par site
Cette solution peut être mise en place dans les entreprises qui possèdent plusieurs sites. Ainsi, l’entreprise identifiera un site pilote, et c’est par ce site que le déploiement du système d’information commencera. Avec cette stratégie, l’entreprise bénéficiera des acquis d’expérience du premier déploiement. De sorte que les déploiements suivants présenteront moins de difficultés.
Au final, grâce aux retours d’expérience du déploiement sur le site pilote, le projet gagnera en efficacité et en fluidité. Ainsi, les formateurs pourront insister davantage sur les difficultés rencontrés par les équipes du site pilote…
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3. Déploiement par lots fonctionnels
Choisir un déploiement par lot, c’est mettre en place les différentes fonctionnalités au fur et à mesure. L’avantage, de cette option est de permettre aux équipes de s’approprier l’outil au fur et à mesure. Ainsi, les opérationnels sont en mesure de bien appréhender une fonctionnalité avant d’en découvrir une autre.
Cette approche est plus longue. Néanmoins, elle présente l’avantage d’être progressive.
4. Mélanger les approches
Enfin, vous pouvez décider de personnaliser votre stratégie de déploiement en mélangeant les différentes approches. De cette manière, vous pouvez à la fois faire une implantation par site et par fonctionnalité. Ainsi, vous commencerez votre déploiement sur le site pilote, avec le premier lot. Les lots restants seront toujours déployés en premier sur le site pilote. Ainsi, en plus de l’équipe dédiée au support, vous aurez toujours des salariés disposant d’une meilleure maîtrise de l’outil.
Combiner les différentes approches peut être un défi en soi. En effet, cela suppose de séparer efficacement les lots, avoir deux systèmes de gestion de l’information. Car, pendant que l’équipe pilote travaille sur un système d’information, les autres continuent à utiliser l’ancien système, bien entendu sans perdre la moindre information.
Finalement, l’entreprise choisira sa stratégie de déploiement en fonction de ses caractéristiques internes, et de ses objectifs propres. Ainsi, une petite entreprise aura tout intérêt à choisir un déploiement global. Même si les débuts pourront être compliqués ; au final le déploiement global sera un gain de temps. Cependant, une firme multinationale disposant de plusieurs sites envisagera davantage un déploiement progressif. Cela lui permettra d’éviter d’affronter des difficultés sur plusieurs sites simultanément.
Quelque soit l’option choisie ; il est indispensable de communiquer clairement avec vos équipes sur les objectifs du nouveau système d’information, ainsi que le planning de déploiement. Plus vous communiquerez sur le sujet, et plus vos équipes seront engagées. Ainsi, la prise en main du nouveau PGI sera plus aisée, et l’entreprise gagnera en productivité.
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