Au moment d’opter pour un nouveau logiciel ERP, la rédaction d’un cahier des charges représente une étape incontournable. Ce cahier des charges est primordial pour établir les besoins et répertorier les différentes contraintes propres à l’entreprises. Il convient à cet effet de respecter un certain nombre de critères afin de parvenir à un cahier des charges efficace. Voici 5 règles qui vous permettront de réaliser un cahier pour une implémentation réussie.
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1. Définir le contexte autour du projet
Cette première règle consiste à définir le contexte autour du projet d’implémentation du nouvel ERP. Il convient à cette étape de la rédaction du cahier des charges d’évoquer la situation prévalant au moment donné.
Cette situation représente par exemple l’état du parc logiciel et notamment des systèmes de gestion présents au sein de l’entreprise. Il peut par exemple être nécessaire d’effectuer un bilan de l’ERP actuellement utilisé au sein de la boîte le cas échéant. En évoquant par exemple les éventuelles défaillances de ce système. Et notamment les raisons qui ont poussé vers un nouveau projet d’implémentation d’ERP.
2. Établir les besoins et les contraintes liées au projet
Outre le contexte propre au projet de développement d’un nouvel ERP, il est nécessaire de définir les besoins de l’entreprise en terme de gestion ou de production. Cela passe par une analyse des besoins fonctionnels propres à l’entreprise.
Par ailleurs, l’entreprise peut faire face à des contraintes techniques, qui peuvent être matérielles ou logicielles. L’architecture technique de l’entreprise devra alors être prise en compte. Cela permettra de vérifier la compatibilité du système informatique avec le nouvel ERP.
De façon générale, l’implémentation du nouveau projet doit faire face à des particularités qui lui sont inhérentes. Dans l’absolu, ces contraintes peuvent concerner le langage de programmation nécessaire à l’implémentation. Il peut aussi s’agir des besoins tels que a nécessité ou non d’implémenter le projet à destination de périphériques mobiles (via app ou site dédié).
3. Mentionner les résultats attendus
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| Caractéristiques globales | |||||
| Notoriété de l’éditeur / expertise |  | | | |  |
| Réseau de revendeurs | | | | | |
| Ergonomie / Intuitivité | | | | | |
| Facilité de paramétrage | | | | | |
| Pérennité de la solution (mises à jour) | | | | | |
| Accessibilité coûts / enveloppe budget |  | | | | |
| Fonctionnalités spécifiques | |||||
| Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires) |  | | | | |
| Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier) | | | | | |
| GPAO à l’affaire |  | | | | |
| Gestion des coûts de revient | | | | | |
| Nomenclature multi-niveaux | | | | | |
| Installation / traçabilité | | | | | |
| Fonctionnalités extra | | | | | |
| Plateforme / hébergement | |||||
| SaaS | | | | | |
| On premise | | | | | |
| Références clients | |||||
| Société |  |  |  |  |  |
| Témoignage | Notre métier évoluait, même si la partie gestion commerciale était suffisante, on avait besoin d’avoir un outil un peu plus performant pour la gestion de production. On s’est rendu compte d’un vrai gain de productivité, la gestion des stocks est plus poussée et approfondie. | Le module « Fabrication » propose un ensemble de fonctions et d’indicateurs pour planifier les commandes de matières premières en fonction du stock entreposé, programmer l’opération de production, visualiser le prix de revient et donc contrôler les marges. | La fabrication de chacun des composants d’un véhicule nécessite une planification rigoureuse, des plannings de conception aux délais de livraison ou de construction, en passant par les améliorations progressives et la production finale. | On utilise SAP quotidiennement pour gérer nos stocks, notre production ainsi que la matière première. Leur outil offre de nombreux avantages, il nous permet une visibilité sur la production en temps réel. | Le fait d’avoir un intégrateur spécialisé dans le secteur de l’industrie nous est apparu comme un gage de compréhension dans nos futurs échanges ainsi qu’une garantie de compréhension de nos besoins. |
4. Définir des deadlines
Votre projet d’ERP suit une logique temporelle définie par les exigences de votre entreprise. Le cahier des charges de votre logiciel ERP devra alors définir les échéances de votre projet. Parmi ces exigences, il sera par exemple nécessaire de mentionner à quelle date le projet pourra effectivement débuter.
Il faudra en outre définir une date limite de livraison pour votre ERP. Dans le cadre d’un projet AGILE, définir par exemple les dates butoirs pour chaque sprint.
5. Quels seront les utilisateurs finaux de l'ERP ?
En outre, il sera utile de savoir qui utilisera l’ERP. Il est question par exemple de définir une ergonomie adaptée en fonction des profils utilisateurs. Cela pourra ainsi concerner la maturité digitale desdits utilisateurs. Ou même encore les langues et terminologies employées dans les menus du produit final. Enfin, le nombre d’utilisateurs permettra de définir les besoins en termes de ressources voire de bande passante pour un ERP cloud.
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