Logiciels de Dématérialisation

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation permet de numériser tous les supports papiers d’une entreprise. Grâce à la dématérialisation, les entreprises peuvent basculer du document classique papier vers un format numérique, voire vers le « zéro papier ». Ce type de méthode doit être accompagné d’une GED (gestion électronique des documents), qui permet de gérer, stocker et modifier les documents.

La dématérialisation permet donc de numériser à la fois des relevés bancaires, des factures, bulletins de salaires ou encore des bons de livraisons.

Il est également possible de leur donner une valeur juridique, un statut de confidentialité ou de les signer.

Elle concerne également les équipes commerciales puisque les logiciels GED permettent une digitalisation de la documentation commerciale : catalogues de produits et services, brochures, plaquettes commerciales, fiches-produits, grilles tarifaires.
Des services comme les ressources humaines, la comptabilité ou encore les achats peuvent être automatisés grâce à la dématérialisation, cela entraîne donc une potentielle réorganisation, il ne s’agit pas seulement de scanner des documents papiers.
La dématérialisation est aujourd’hui rentrée dans les mœurs. Elle fait partie de la transformation digitale des sociétés et services administratifs, dans tous les domaines. Ainsi, les entreprises se dirigent vers le tout numérique, une abondance d’informations et des tâches effectuées à distance.

Voilà quelques-unes des évolutions auxquelles doivent faire face les entreprises actuelles. Le travail va ainsi évoluer vers des supports digitalisés.

Comment définir la dématérialisation ?

La digitalisation des documents facilite l’accès à l’information pour vos collaborateurs, ce qui est un progrès indéniable. Toutefois, de nombreuses entreprises émettent des objections quant à sa mise en pratique. En effet, il y a vraie différence entre un plan basique de numérisation et certains documents d’ordre confidentiel ? Comment, dans ce cas de figure, garantir la sécurité des informations ? Comment valider la légalité d’une signature électronique de contrat ?

Plusieurs modes de dématérialisation

Quand on prononce ce mot, on associe instantanément un document « virtuel » qui a pu faire l’objet d’un scan ou d’une création numérique. Il faut aussi penser qu’il n’y a pas que l’aspect papier et documentation qui subit une transformation digitale. En effet, les communications entre collaborateurs, et certaines tâches sont de plus en plus fréquemment réalisées à distance.

Tout cela représente ce que l’on appelle un flux. Celui-ci peut être sortant, entrants, et d’ordre interne.
Quels types de documents sont concernés par la dématérialisation ?

Pour faire simple, tous vos documents peuvent être dématérialisés et concernés par le flux. D’après la loi, les documents de type électronique ont une valeur similaire aux documents papier.

Votre société a ainsi la possibilité de procéder à la numérisation des documents manuscrits et à les classer électroniquement. Les fichiers, communications et process de travail mis en place numériquement rentrent dans le cadre d’une dématérialisation native. Les documents électroniques natifs bénéficient d’un certificat de scellement afin d’être authentifiés.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La numérisation vous permet de gagner un temps fou et de mettre rapidement la main sur un document, contrairement à une « jungle » de papiers dans lequel il faut trouver l’aiguille parmi une botte de foin. Ainsi, votre entreprise gagne de l’argent et se révèle plus productive.

Qui plus est, ces documents deviennent accessibles et modifiables à distance. Inutile d’être sur place pour consulter des informations ou pour réaliser des impressions.

1. Gain de place

L’un des avantages les plus évidents de la dématérialisation, c’est le gain de place que cela permet. En effet, cela permet d’éviter le stockage massif et inutile. L’une des problématiques de certaines PME est l’optimisation de l’espace des bureaux, la dématérialisation permet d’éviter les étagères ou cartons remplis de papiers qui pourraient aussi bien se trouver sur des serveurs en format numérique.
2. Amélioration de la productivité

Grâce à la numérisation des documents, vos collaborateurs gagneront énormément de temps car ils auront accès aux informations dont ils ont besoin en seulement quelques clics. Ils n’auront plus besoin de se déplacer directement et de perdre du temps dans la recherche des documents dont ils ont besoin.

Vous aurez une meilleure traçabilité des documents dont vous avez besoin et cela vous permettra d’avoir accès à tous vos documents à distance rapidement et facilement. Il n’est plus nécessaire d’être sur place pour avoir accès aux documents ou pour les modifier.

Grâce à ces économies de temps, vos collaborateurs pourront se concentrer sur des tâches génératrices de valeurs pour l’entreprise. De plus, avec les logiciels de gestion des documents en ligne, vous recevez une notification à chaque fois qu’un document attend votre intervention et vous ne perdez plus de temps dans la transmission de l’information, le traitement des documents est plus rapide et plus efficace.

3. Économie

Votre entreprise utilisera moins de papier, moins d’encre et libérera de la place dans vos bureau, cela peut représenter d’importantes économies.

Les inconvénients de la dématérialisation

De nombreuses entreprises n’ont pas encore cédé aux sirènes du tout numérique. Principalement à cause de la sécurité, comme nous le disions auparavant. Il s’agit d’un véritable inconvénient pour ce qui a trait à la dématérialisation.

Le vol d’information ou l’espionnage par la concurrence peut nuire grandement à une entreprise. C’est pour cela que beaucoup de sociétés gardent la documentation version papier pour éviter tout problème.

Une nuance, toutefois à apporter. Le risque de piratage peut être limité grâce à des logiciels de protection et l’archivage électronique qui limite les actions inhérentes à l’utilisateur concernant les données.

La dématérialisation, contrairement à ce qu’on pense, coûte cher. Les données sont, en effet, considérables. Il faut alors acheter du matériel informatique sophistiqué et dernier cri, pour permettre le stockage de cette quantité astronomique d’informations. Là aussi, pas facile pour certaines petites entreprises, qui se lancent, d’investir massivement dans du matériel neuf et performant.

Si la digitalisation à des avantages certains, sans doute supérieurs à ses quelques inconvénients, il faut anticiper cette transformation, faire appel à des personnes compétentes, et ainsi réaliser en douceur la transition vers un monde sans papier, avec moins de contraintes, un vrai gain de temps et une productivité démultipliée.
Quelles peuvent être les limites de la dématérialisation ?

Même si la dématérialisation présente énormément d’avantages, se pose toujours la question de la sécurité des informations. Certains documents sensibles se retrouvent donc sur un serveur ou un cloud. Cependant il est simple de remédier à cela avec l’un des nombreux logiciels de protections qui existent aujourd’hui.

Si vous êtes à la recherche d’une solution de dématérialisation, n’hésitez pas à vous rendre sur notre comparateur gratuit pour déterminer en quelques minutes quel logiciel correspond le mieux à vos besoins.