Les différents intervenants dans l’implémentation d’un logiciel de gestion commerciale

La rédaction du cahier des charges

Très utile lors de la phase de comparaison des différents ERP à adopter, le cahier des charges permet d’établir les priorités de l’entreprise. Ces priorités seront reflétées dans l’ensemble du projet d’adoption du nouvel ERP. Le succès de la rédaction du cahier des charges passe par une hiérarchisation des besoins.

Avant d’être transmis aux éditeurs, le cahier des charges doit donc faire part des degrés d’importance de l’ensemble des fonctionnalités. À cet égard, ce sont les chefs de projets qui sont en premier mis en avant à cette étape de l’implémentation du nouveau logiciel de gestion commerciale.

Après analyse des besoins de l’entreprise, le chef de projet rédige donc le cahier des charges. Celui-ci se doit d’être fonctionnel et technique. Il doit ainsi permettre à l’éditeur de comprendre comment se comporte chaque élément présenté. Et ce en fonction des actions de chaque utilisateur.

Le mode de déploiement du logiciel

Une fois le cahier des charges rédigé, il convient d’opter pour un éditeur, une solution et un intégrateur. Une fois ces 3 acteurs définis, l’étape clé suivante consiste à opter pour un mode de déploiement. Solution On Premise ou SaaS ?

La décision dans ce cas revient au directeur du système d’information. Travaillant en étroite collaboration les chefs de projets, il est le responsable de la division informatique de l’entreprise. Les choix stratégiques incombant à l’adoption d’une solution logicielle lui reviennent.

L’étape de la mise en place du logiciel

La phase ultime du projet d’implémentation correspond à la bascule. Cette phase vise à effectuer un ensemble de vérifications permettant de détecter tout fonctionnement anormal du système. Ainsi, tout traitement informatique n’ayant pas abouti devra faire l’objet de corrections. Idem pour tout plantage.

Cette phase requiert au départ la contribution d’un nombre limité d’utilisateurs. Elle précède l’étape ultime de généralisation et est habituellement axée autour d’un seul service. À cette phase du projet, ce sont les consultants ERP qui sont mis à contribution. Après avoir décelé les anomalies, ceux-ci devront en référer aux chefs de projets.

Le destinataire final de ces remontées de bugs est bien entendu l’intégrateur. C’est lui qui a la charge de l’implémentation / intégration du logiciel dans le service. Consultants, chefs de projets et intégrateur sont donc les principaux acteurs de cette phase de la mise en place du logiciel.

La reprise des données

Cette étape est d’une grande importance dans le cadre de migration d’un logiciel de gestion commerciale. La reprise de données consiste à collecter des informations issues d’un ancien système informatique afin de les transférer vers le nouveau.

La réussite de ce processus repose sur la compréhension de la structure desdites données. À cet effet, il est toujours nécessaire de confier cette tâche à une équipe constituée en interne. Elle doit en effet maîtriser techniquement l’ancien système afin d’en extraire les données.

Cette équipe est notamment constituées de ressources clés des secteurs stratégiques de l’entreprise. La reprise de données doit se faire en étroite collaboration avec les profils suivants :

• Responsable CRM
• Responsable des achats, ventes
• Responsable comptable

Phase de test

Une fois le cahier des charges validé et tous les processus fonctionnels créés, une nouvelle phase survient. Il convient de tester le fonctionnement de l’ensemble des processus de gestion de l’entreprise.

Il s’agit par exemple dans un contexte comptable de tester :

• Des cas de factures (avec ou sans remises)
• La saisie d’écritures comptables
• Des clôtures

Des utilisateurs sont à cet effet formés par l’intégrateur de la solution. Il s’agit généralement d’une partie des utilisateurs finaux du logiciel de gestion commerciale.