Les différents intervenants dans l’implémentation d’un logiciel de gestion commerciale

La rédaction du cahier des charges

Très utile lors de la phase de comparaison des différents ERP à adopter, le cahier des charges permet d’établir les priorités de l’entreprise. Ces priorités seront reflétées dans l’ensemble du projet d’adoption du nouvel ERP. Le succès de la rédaction du cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. passe par une hiérarchisation des besoins.

Avant d’être transmis aux éditeurs, le cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. doit donc faire part des degrés d’importance de l’ensemble des fonctionnalités. À cet égard, ce sont les chefs de projets qui sont en premier mis en avant à cette étape de l’implémentation du nouveau logiciel de gestion commercialeEnsemble d’activités permettant de gérer l’aspect commercial de votre activité : stratégie qui permet de fixer les prix de ventes, de suivre l’évolution de vente, et d’avoir des informations sur les clients et fournisseurs. Les éditeurs et intégrateurs.

Après analyse des besoins de l’entreprise, le chef de projet rédige donc le cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné.. Celui-ci se doit d’être fonctionnel et technique. Il doit ainsi permettre à l’éditeur de comprendre comment se comporte chaque élément présenté. Et ce en fonction des actions de chaque utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service..

Le mode de déploiement du logiciel

Une fois le cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. rédigé, il convient d’opter pour un éditeur, une solution et un intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation.. Une fois ces 3 acteurs définis, l’étape clé suivante consiste à opter pour un mode de déploiement. Solution On PremiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. Ce concept a gagné en popularité au début de l’ère informatique, lorsque les entreprises ont commencé à déployer leurs propres infrastructures pour gérer leurs systèmes informatiques. Avant l’avènement des technologies cloud, les solutions on-premise étaient la norme, offrant aux entreprises un contrôle total sur leurs données, leurs applications et leur sécurité. Ce modèle est souvent préféré par les organisations ayant des besoins spécifiques en matière de confidentialité et de conformité, comme celles dans les secteurs financiers, gouvernementaux ou de la santé. Historiquement, les systèmes on-premise nécessitaient des investissements considérables en matériel et en maintenance, ainsi que des équipes dédiées pour gérer l’infrastructure informatique. Avec le développement rapide des solutions cloud, le modèle on-premise a perdu du terrain, bien que certaines entreprises continuent de le privilégier pour sa capacité à offrir une personnalisation poussée et une gestion autonome des ressources. Malgré la tendance vers le cloud, les systèmes on-premise restent essentiels pour des environnements critiques qui exigent un haut niveau de sécurité et de contrôle des données. More ou SaaS ?

La décision dans ce cas revient au directeur du système d’information. Travaillant en étroite collaboration les chefs de projets, il est le responsable de la division informatique de l’entreprise. Les choix stratégiques incombant à l’adoption d’une solution logicielle lui reviennent.

L’étape de la mise en place du logiciel

La phase ultime du projet d’implémentation correspond à la bascule. Cette phase vise à effectuer un ensemble de vérifications permettant de détecter tout fonctionnement anormal du système. Ainsi, tout traitement informatique n’ayant pas abouti devra faire l’objet de corrections. Idem pour tout plantage.

Cette phase requiert au départ la contribution d’un nombre limité d’utilisateurs. Elle précède l’étape ultime de généralisation et est habituellement axée autour d’un seul service. À cette phase du projet, ce sont les consultants ERP qui sont mis à contribution. Après avoir décelé les anomalies, ceux-ci devront en référer aux chefs de projets.

Le destinataire final de ces remontées de bugs est bien entendu l’intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation.. C’est lui qui a la charge de l’implémentation / intégration du logiciel dans le service. Consultants, chefs de projets et intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation. sont donc les principaux acteurs de cette phase de la mise en place du logiciel.

La reprise des données

Cette étape est d’une grande importance dans le cadre de migration d’un logiciel de gestion commerciale. La reprise de données consiste à collecter des informations issues d’un ancien système informatique afin de les transférer vers le nouveau.

La réussite de ce processus repose sur la compréhension de la structure desdites données. À cet effet, il est toujours nécessaire de confier cette tâche à une équipe constituée en interne. Elle doit en effet maîtriser techniquement l’ancien système afin d’en extraire les données.

Cette équipe est notamment constituées de ressources clés des secteurs stratégiques de l’entreprise. La reprise de données doit se faire en étroite collaboration avec les profils suivants :

• Responsable CRMCustomer Relationship Management. Logiciel qui gère la relation client. Il permet de mieux connaitre ses clients et d’aller en chercher des nouveaux.
• Responsable des achats, ventes
• Responsable comptable

Phase de test

Une fois le cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. validé et tous les processus fonctionnels créés, une nouvelle phase survient. Il convient de tester le fonctionnement de l’ensemble des processus de gestion de l’entreprise.

Il s’agit par exemple dans un contexte comptable de tester :

• Des cas de factures (avec ou sans remises)
• La saisie d’écritures comptables
• Des clôtures

Des utilisateurs sont à cet effet formés par l’intégrateurEntreprise intégrant un logiciel développé par un éditeur dans une société. L’intégrateur assure en plus de l’intégration la maintenance et la formation. de la solution. Il s’agit généralement d’une partie des utilisateurs finaux du logiciel de gestion commercialeEnsemble d’activités permettant de gérer l’aspect commercial de votre activité : stratégie qui permet de fixer les prix de ventes, de suivre l’évolution de vente, et d’avoir des informations sur les clients et fournisseurs. Les éditeurs et intégrateurs.