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Internaliser la paie : Comment réussir sa transition

Internaliser la paie dans le transport routier

Le secteur du transport, soumis à des exigences réglementaires strictes et à des spécificités métier complexes, fait face à de nombreux défis dans la gestion de la paie. Pour y répondre, internaliser la paie représente une solution stratégique qui permet aux entreprises d’améliorer leur réactivité, de réduire les coûts et d’assurer une meilleure conformité.

Cette étude de cas explore comment MultiTransport*, un acteur du transport français, a su relever ce défi avec succès grâce à l’accompagnement sur-mesure de Fahde Bouamda, notre consultant IT.

Internaliser la paie dans le transport : un défi sectoriel majeur

La gestion de la paie dans le transport est particulièrement complexe en raison des conventions collectives spécifiques, des primes diverses et des particularités comme les temps de conduite ou les indemnités kilométriques.

Pour MultiTransport, une entreprise de 200 collaborateurs répartis sur trois sites, cette complexité a longtemps été externalisée auprès d’un cabinet comptable. Cependant, les retards dans le traitement des paies et la faible réactivité ont poussé l’entreprise à internaliser la paie.

« Dans un secteur où chaque minute compte, nous ne pouvions plus nous permettre d’attendre 48 heures pour corriger une simple erreur de paie. » – Danielle*, Responsable RH chez MultiTransport.

État des lieux : enjeux sectoriels du transport

L’entreprise

Pour MultiTransport, la gestion de la paie présente des défis structurels et organisationnels spécifiques qui nécessitent des solutions adaptées. Parmi ces défis, on identifie :

  • La multiplicité des sites : avec ses 3 sites opérationnels, MultiTransport doit composer avec des spécificités locales qui compliquent l’harmonisation et la centralisation des processus de paie.

  • La complexité des conventions collectives : Le secteur du transport est régi par des réglementations exigeantes, intégrant des éléments complexes tels que les primes spécifiques, les indemnités kilométriques et les calculs horaires liés aux temps de conduite et de repos. Ces particularités augmentent la charge administrative et nécessitent une expertise approfondie.

  • La dépendance à l’externalisation : La gestion de la paie était externalisée auprès d’un cabinet comptable, créant une forte dépendance. Chaque ajustement, même mineur, impliquait des délais importants et des surcoûts, impactant la réactivité et l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

 

Secteur d’activitéTransport
ClientèleBtoB
Nombre de sites3
Convention collectiveTransport
ProblématiqueDépendance au cabinet comptable pour les paramétrages et gestion des erreurs, entraînant des délais jugés contraignants

 

Le projet informatique

En ce qui concerne la solution informatique recherchée, Fahde s’appuie sur les besoins spécifiques et les requêtes détaillées formulées par Danielle. Ces exigences incluent une gestion flexible et adaptée aux particularités du secteur du transport, comme la prise en charge des conventions collectives complexes, l’automatisation des calculs d’indemnités kilométriques et la capacité à gérer les variables de paie en temps réel.

Danielle a également souligné la nécessité d’une solution intuitive, permettant une transition en douceur pour les utilisateurs internes et une autonomie accrue dans la gestion de la paie. Par conséquent, les critères définis incluent des fonctionnalités telles que la compatibilité avec les outils métiers existants, une interface utilisateur simplifiée, et une robustesse technique pour garantir la conformité réglementaire.

Ces critères précis servent de base à nos consultants IT, qui explorent les solutions informatiques disponibles sur le marché.

L’objectif ? Trouver un logiciel qui ne se contente pas de répondre aux exigences immédiates, mais qui offre également une scalabilité pour s’adapter aux futurs besoins de l’entreprise. Cette démarche personnalisée garantit que la solution retenue s’intègre parfaitement à l’écosystème de MultiTransport, tout en répondant aux défis opérationnels et stratégiques identifiés.

 

Solution recherchéeRéinternalisation de la paie avec le logiciel SILAE, accompagné d’un intégrateur.
Nature de la solutionRéinternalisation de la paie au sein de l’entreprise, en s’appuyant sur le logiciel SILAE avec l’accompagnement d’un intégrateur.
Nombre d’utilisateurs4 à 5 utilisateurs prévus pour gérer SILAE.
Fonctionnalités attenduesRéduction de la dépendance au prestataire actuel, formation interne pour gérer les paies en autonomie, transition vers une gestion interne complète des bulletins de paie.
Production des bulletins de paieEn cours de transition pour une gestion interne complète.
Cahier des chargesAucun document formalisé mentionné.
Interfaces à prévoirSILAE (solution principale), intégration à d’autres outils métiers non précisés.
Consultations précédentesAucune consultation d’intégrateurs menée jusqu’à présent.
HébergementPas de mention spécifique sur SaaS ou On-Premise.
DélaisDeuxième semestre 2024 : Lancement du projet. Premier ou deuxième trimestre 2025 : Mise en œuvre avec un intégrateur.
BudgetConfidentiel
 

« Pour une entreprise multi-sites comme MultiTransport, il est crucial de trouver un équilibre entre autonomie et sécurité », souligne Fahde Bouamda, expert IT chez Celge. « La solution retenue doit offrir à la fois la flexibilité nécessaire pour gérer différentes structures et la robustesse requise pour assurer la conformité réglementaire. »

Face à ces contraintes, MultiTransport a pris une décision audacieuse : reprendre le contrôle total de sa paie. « Ce n’était pas une décision prise à la légère. L’entreprise avait besoin d’une solution qui combinerait autonomie et sécurité, tout en respectant les spécificités du transport routier. »

Accompagnement sur-mesure : Internaliser la paie sans se rater

S’adapter aux contraintes sectorielles est essentiel pour proposer des solutions informatiques. Dans le cas de MultiTransport, la solution mise en place répond spécifiquement aux enjeux du transport, en prenant en compte :

  • La gestion fine des temps de conduite et de repos ;
  • Le calcul automatisé des indemnités kilométriques ;
  • Et le suivi précis des heures supplémentaires selon les réglementations transport en vigueur.

 

L’entreprise a développé un programme de formation adapté aux spécificités du transport, qui inclut la maîtrise des règles de paie propres au secteur, la gestion des particularités liées aux déplacements et le traitement des frais professionnels.

Enfin, plutôt que de couper brusquement les ponts avec le cabinet comptable, MultiTransport a opté pour une approche hybride : maintenir temporairement la collaboration avec le cabinet comptable pour assurer les paramétrages complexes tout en formant l’équipe interne vers une autonomie opérationnelle. Cette stratégie permet d’assurer la continuité du service tout en construisant l’autonomie future de l’entreprise.

Former ses collaborateurs et collaboratrices à internaliser la paie

Autre stratégie gagnante : MultiTransport prévoit de former une équipe de 4 à 5 collaborateurs répartis sur différents sites.

Cette approche décentralisée assure une gestion de proximité tout en maintenant une cohérence globale. « La formation est la clé de voûte du projet », insiste Fahde. « Elle doit couvrir non seulement les aspects techniques du logiciel mais aussi les spécificités de la convention collective du transport. »

De plus, l’un des principaux défis réside dans l’intégration du nouveau système avec les outils métiers existants. L’entreprise devra garantir la compatibilité avec le logiciel de transport existant, maintenir la continuité de service pendant la transition et garantir la sécurité de la collecte et de l’usage de données sensibles de la clientèle du réseau transport.

Ainsi, la réussite du projet repose sur l’adhésion des équipes et une transition progressive de ses process internes. La direction RH prévoit un accompagnement de ses utilisateurs, avec des points réguliers pour identifier et résoudre rapidement les difficultés rencontrées dans la transition vers une solution informatique plus adaptée aux besoins de MultiTransport.

L’impact d’une réinternalisation réussie

Le premier retour sur investissement est d’ordre social. En effet, « les chauffeurs apprécient particulièrement la réactivité accrue sur leurs questions de paie », souligne la responsable RH. « Nous pouvons désormais répondre instantanément à leurs interrogations sur les calculs d’indemnités. »

Internaliser la paie a permis de réaliser des économies notables, dont :

  • La réduction du coût par bulletin : de 28€ à 12€
  • L’optimisation des processus : estimée à 45K€ annuels
  • Le gains de productivité : évalués à 25%

 

Côté gains opérationnels, la réduction du délai de traitement des variables de paie passe de 48h à moins de 4h. S’ajoute à cela une diminution de 65% des erreurs de calcul des primes transport, et une économie de 40% sur le coût global de traitement des bulletins.

Développements futurs

La réussite de ce projet repose sur plusieurs facteurs clés. D’abord, une vision claire des objectifs. MultiTransport a une vision claire de ses objectifs : plus d’autonomie, plus de réactivité, et une meilleure maîtrise des coûts. Ensuite, une approche pragmatique de la transition, avec le maintien temporaire du cabinet comptable comme filet de sécurité.

Forte de ce succès, MultiTransport envisage maintenant d’aller plus loin. L’entreprise réfléchit à l’intégration d’un portail conducteur et à l’automatisation accrue des déclarations sociales. « C’est un cercle vertueux », note Danielle. « Plus l’équipe gagne en confiance, plus elle voit de nouvelles opportunités d’amélioration. »

MultiTransport envisage désormais d’étendre son système à l’intégration d’un module de gestion des temps spécifique transport, au déploiement d’un portail conducteur et à l’automatisation accrue des déclarations sociales.

Conclusion : une transformation réussie

Internaliser la paie chez MultiTransport démontre qu’avec une approche méthodique et des outils adaptés, les entreprises de transport peuvent reprendre le contrôle de cette fonction stratégique. Les bénéfices dépassent largement le cadre administratif pour impacter positivement l’ensemble de l’organisation.

*Pour garantir la confidentialité et respecter la réglementation en vigueur, notamment le RGPD, les noms et certaines informations spécifiques ont été modifiés.

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