Comment se déroule l’implémentation d’un ERP coté client ?

Etablir un cahier des charges

Très utile pour comparer de manière objective les différents logiciels ERP en concurrence, la rédaction du cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. vous permet d’établir les priorités de votre entreprise. Pour que votre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. vous guide de façon efficace, il est en effet indispensable de hiérarchiser vos demandes. Distinguez les attentes les plus essentielles des demandes moins importantes. Ce tri préalable permet de faire ressortir les items indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise. Une fois votre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. transmis aux éditeurs, ces derniers doivent répondre à celui-ci en déterminant quels besoins peuvent être comblés ou non par leurs logiciels ERP. Pour éviter les mauvaises surprises, prévoyez un document Excel sur lequel vous préciserez les fonctionnalités recherchées pour chaque thématique (achat, support, comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., …). Pour chacune d’elles, demandez à l’éditeur de compléter une réponse à choix multiple telle que :

• S (Standard)
• P (Possible avec paramétrage)
• D (Développement spécifique)
• N (Non pris en charge)

Chaque fois que votre éditeur se déclare capable de répondre à vos besoins, demandez-lui de fournir une réponse argumentée dans laquelle il explique concrètement comment son outil gère la fonctionnalité en question.

Budgétiser votre projet ERP

Le budget lié à votre implémentation ERP varie en fonction du nombre d’utilisateurs et du nombre de modules implémentés. Pensez à faire une liste exhaustive des différents coûts à prévoir pour les domaines suivants :

• Infrastructures et matériel (serveurs, salle réfrigérée, …)
• Licences du logiciel
• Consulting (nombre de consultants ERP, durée de l’utilisation de ces ressources humaines extérieures, …)
• Ressources humaines en interne (temps consacré, nombre d’employés affecté à l’organisation du projet, …)

Procéder à une phase de tests

Cette phase consiste à tester le bon fonctionnement de l’ensemble des processus de gestion de votre entreprise. Il convient de faire établir des cas de tests à chacune des différentes grandes fonctions du logiciel. Par exemple, dans le domaine comptable, on peut envisager de tester plusieurs formes de factures, différentes situations de saisie manuelle d’écritures comptables et ainsi de suite.
La gestion de cette phase de tests peut être assurée par des logiciels spécialement conçus pour cet objectif.

Former les futurs utilisateurs

Pour faire adhérer les utilisateurs finaux au nouveau progiciel, il convient de les sensibiliser de différentes façons :

• Présenter les bénéfices apportés par l’ERP dans leur quotidien : gain de temps, simplification, …
• Assurer une formation pédagogique en vue d’une utilisation sereine du nouvel outil.
• Accompagner les utilisateurs en leur fournissant des supports de formation précis (copies d’écran).

Réussir la phase ultime d’implémentation : la bascule

Avant de généraliser cette phase ultime à l’ensemble de votre entreprise, vous devez commencer par faire basculer un seul service comprenant un nombre limité d’utilisateurs. Des vérifications sont ainsi effectuées pour détecter tout chiffre anormal, tout plantage ou traitement informatique ayant échoué.

Faire intervenir des consultants ERP

Travail de longue haleine, l’implémentation d’un ERP nécessite le recours à des consultants spécialisés qui peuvent intervenir à toutes les étapes de ce projet. Un consultant ERP accompagne votre entreprise de différentes manières :

• Il vous guide pour choisir l’éditeur de progiciel le plus adapté à vos besoins (auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information.).
• Il rédige un cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. et dirige le paramétrage du progiciel pour que ce dernier réponde aux spécificités de votre entreprise.
• Il personnalise votre ERP et réalise différents tests techniques pour, au final, déployer le logiciel dans le système informatique de votre entreprise.
• Il aide vos collaborateurs à prendre en main et à utiliser le logiciel.
• Il s’occupe de la maintenance de votre logiciel.

Migration de logiciels : bien choisir ses prestataires

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