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CELGE vous propose des conseils quant au choix d’une solution IT pour la gestion administrative du personnel. Collaborateurs, chargés de projet, talents, équipe agile… les procédures, termes et autres acronymes se multiplient pour rivaliser de singularité, l’objectif étant de parler toujours plus précisément d’un cadre spécifique en rapport avec des objectifs particuliers. Si les mots et outils se renouvellent perpétuellement, l’approche n’a pas changé : il s’agit de gagner en temps et en efficacité dans un monde professionnel qui se complexifie. Ceux d’entre nous qui sont en charge de la gestion des ressources humaines n’échappent pas à la règle. Aussi, pour leur venir en aide, les éditeurs logiciels mettent au point des logiciels spécialisés dans la gestion administrative du personnel : les SIRH (Systèmes d’Information de gestion des Ressources Humaines). Cependant, même parmi les SIRH, certains sont adaptés à des cahiers des charges particuliers. Par conséquent, il est important de bien évaluer les possibilités afin de choisir un bon logiciel, c’est-à-dire un logiciel qui rejoint les besoins de votre entreprise.
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Vous avez dit « gestion administrative du personnel » ?
Couvrant souvent aujourd’hui certaines fonctions comptables et financières de l’entreprise, le collaborateur chargé des ressources humaines (chargé RH) a avant tout pour mission de gérer les ressources humaines. Celle-ci revêt :
- Une composante opérationnelle et légale;
- Une composante stratégique dans une logique d’optimisation des ressources humaines dont le collaborateur a la charge;
- Une composante sociale voire sociétale.
L’aspect opérationnel et légal que le collaborateur chargé des ressources humaines doit observer consiste principalement en une veille perpétuelle des régulations en matière de gestion de personnel. À cet égard, le responsable RH assure quotidiennement la réalisation et le suivi de conformité des obligations légales envers les collaborateurs de l’entreprise.
L’aspect stratégique de sa tâche, par ailleurs, s’explique par l’initiative que le responsable RH conduit chaque jour afin de permettre aux collaborateurs de s’épanouir professionnellement au maximum tout en créant la plus haute valeur possible pour l’entreprise. L’aspect social, enfin, se retrouve dans le dialogue qui s’établit avec chaque membre de l’organisation, en vue de contribuer à la cohésion et de prévenir les problèmes relationnels. L’aspect sociétal existe par ailleurs dans certaines PME dont le volume d’activité et/ou la nature de la mission confère à ses employés un rôle prépondérant au sein d’une collectivité plus large. La gestion administrative du personnel ne couvre pas les composantes stratégique et sociale et ne s’intéresse qu’à l’aspect administratif.
La gestion des obligations légales en matière de ressources humaines
Afin de réaliser leur tâche au mieux, les responsables de gestion administrative du personnel doivent établir une stratégie adaptée et, par extension, choisir un logiciel intégrant les régulations issues des sources suivantes :
- Le Code du travail;
- Les accords collectifs;
- Le règlement intérieur à l’entreprise.
Les chargés de gestion administrative du personnel prennent principalement en charge les 3 tâches suivantes :
- Le suivi et le respect des obligations légales;
- La gestion des congés payés, des temps de travail et de la paie;
- La gestion des procédures et documents en droit du travail.
Congés, temps, gestion de la paie et autres éléments
Aux côtés des congés payés et temps de travail sont également pris en considération :
- Les absences;
- Les arrêts maladie;
- Les plannings.
La gestion de la paie, quant à elle, lorsqu’elle est prise en charge par le chargé RH, intègre :
- La détermination et le rassemblement des éléments budgétaires du salaire (montant brut, cotisations sociales, etc.);
- La constitution des enveloppes salariales et des fiches de paie correspondantes;
- La remise de ces éléments aux collaborateurs.
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Les procédures et documents du cadre légal à observer
Le chargé RH doit, dans sa démarche, maîtriser un certain nombre d’éléments issus du droit du travail. Parmi eux :
- Procédures liées au recrutement et au licenciement;
- Rédaction des contrats de travail et de leurs avenants;
- Documents de ruptures conventionnelles et de licenciement.
Choisir son SIRH pour les procédures de gestion administrative du personnel
Le but d’un SIRH est donc de faciliter voire de rendre possible, dans les organisations très complexes, les tâches quotidiennes du chargé RH en optimisant voire automatisant un certain nombre d’entre elles.
Recommandations préalables
Pour choisir correctement son SIRH, deux caractéristiques clefs doivent être observées parmi les logiciels candidats :
- Flexibilité;
- Modularité.
En plus de faire gagner du temps, le SIRH doit vous permettre d’assurer transparence et visibilité sur chacune de vos actions, vis-à-vis des audiences concernées.
Transparence et visibilité des processus administratifs
Le SIRH doit donc offrir au RH des représentations synthétiques mais aussi des données précises, à la demande, d’un pool exhaustif d’informations sur les collaborateurs, et ce afin de pouvoir rapidement répondre à des questions simples telles que :
- Quel est le nombre de jours de congés restant d’un collaborateur donné à un instant T;
- Où en sont les remboursements des frais engagés par chaque collaborateur dans le cadre de leur activité respective;
- Quelles formations internes sont disponibles pour chacun d’entre eux et comment l’entreprise les prend-elle en charge ?
Une présentation standardisée mais à la carte
La mise en forme de l’accès aux informations RH de chaque collaborateur doit être digeste mais systématique. Par conséquent, un bon SIRH doit pouvoir proposer au chargé RH de mettre au point ses propres tableaux de bord qu’il remplira d’indicateurs à la carte. Chaque tableau de bord devenant ainsi un standard parfaitement adapté à la réalité quotidienne de l’entreprise, le chargé RH gagnera en rapidité et efficacité.
Une inter-connectivité avec les autres départements de l’organisation
Les pôles décisionnels de l’entreprise doivent pouvoir à tout moment disposer des informations clefs à propos de chaque collaborateur. L’inverse est aussi vrai : afin d’évaluer la situation d’un collaborateur au plus près de la réalité, le SIRH doit pouvoir intégrer les données d’autres départements. Cette inter-connectivité doit s’inscrire dans une solution complète de workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service. cohérent.
Définition de stratégies RH
Le SIRH, ultimement, doit permettre, grâce à toutes les fonctionnalités qu’il offre, de dégager des prémisses de décisions. Pour cette raison, la politique RH de l’entreprise, en cheville avec les axes de développement de celle-ci, est un élément stratégique dont la mise au jour doit être facilitée par un bon SIRH.
Réglementations et cartographie des collaborateurs
Employés à temps plein, talents indépendants, experts en mission… les statuts juridiques diffèrent d’une catégorie de collaborateur à l’autre, et avec eux les droits et devoirs contractuels de chaque partie prenante à l’activité. Un bon SIRH doit permettre d’établir une catégorisation claire des collaborateurs, en accord avec la réglementation. Les informations rassemblées à cet égard doivent par ailleurs respecter des normes légales propres à leur nature. Ainsi, un SIRH doit pouvoir permettre de disposer des informations en question d’une manière qui respecte par exemple les mesures prévues par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Solutions SIRH phares : sélection comparative de 3 logiciels
Répondant au cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. dressé jusque-là pour choisir un SIRH adapté à un chargé RH, de nombreuses solutions logicielles sont aujourd’hui disponibles sur le marché. Trois d’entre elles semblent sortir du lot :
- Nicocka HR : une approche intuitive;
- Eurécia : modularité et collaboration pour maître-mots;
- ServicesRHOnline : la recherche de l’exhaustivité.
Nicoka
Se voulant très abordable en terme de prix et de prise en main, le SIRH Nicoka est très apprécié des PME ayant aux besoins simples et au budget limité. La personnalisation des tableaux de bord suit une logique facile à saisir et la création de rapports se veut rapide et efficace. Une certaine garantie de récupération des données perdues assortie à un support technique perpétuellement disponible sont par ailleurs les avantages comparatifs de taille de ce SIRH.
Eucédia
Adapté aux PME de toute taille avec des besoins évolutifs, le SIRH Eucédia est le choix de prédilection des entreprises montantes et dont le modèle d’activité les prédestine à une évolution importante et rapide. En intégrant une solution ERP quasi-complète, Eucédia propose par ailleurs un corpus de tutoriaux assurant une maîtrise au rythme souhaité des fonctions modulables d’un outil hautement collaboratif.
ServicesRHOnline
Couvrant quasiment l’intégralité du spectre des besoins d’entreprise, ServicesRHOnline s’annonce comme un mastodonte de l’exhaustivité s’adressant aussi bien aux TPE aux modèles singuliers qu’aux GE. Son extrême modularité est son cheval de bataille principal et son approche plus classique des interfaces lui offre une place au sein des grands groupes.
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