SommaireLa gestion d’une entreprise dans le bâtiment est souvent fastidieuse et complexe. Vous souhaitez établir une stratégie pérenne pour gagner en compétitivité ? C’était sans compter sur un logiciel ERP et ses différentes fonctionnalités pour mieux gérer votre entreprise.
Entreprises du bâtiment : vers une stratégie d’automatisation
Également connu sous l’appellation PGI (Progiciel de gestions intégrées), un logiciel ERP peut être défini par une pluralité de modules indépendants déposés sur une base de données commune.
En d’autres termes, un logiciel ERP est un outil indispensable pour automatiser certaines opérations inhérentes au bon fonctionnement d’une entreprise, a fortiori dans les BTP. Une société spécialisée dans ce secteur doit, en effet, gérer un nombre exponentiel de documents dans un laps de temps très limité. Édition des devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation., gestion des plannings, communication des dossiers, transmission des fiches de paie.
Connue pour être un secteur particulièrement dynamique, la gestion d’une entreprise de BTP est parfois difficile au vu du nombre important de ses intervenants. Aussi, ce secteur est particulièrement exposé à une multiplicité de tâches souvent répétitives et chronophages.
Un logiciel ERP est un outil accessible à tous, d’une prise en main rapide, permettant d’automatiser certaines fonctions relatives à la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., aux ressources humaines, à la gestion documentaire ou à la relation au client…
Un logiciel ERP est accessible à chaque membre d’une entreprise pour le soutenir dans ses responsabilités. Idéal pour réaliser des économies durables, ce type de logiciel repose sur des modules personnalisables qui seront réactualisés à chaque évolution des lois et des règlements en vigueur.
Logiciels ERP : une multitude de fonctions au service de l’entreprise
Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning)Acronyme de Enterprise Resource Planning. Progiciel de gestion qui intègre sur une base de données unique, au minimum, la comptabilité et la gestion d’activité. D’autres modules peuvent s’y rattacher comme une BI, un CRM, etc. permet de soutenir les différents métiers relatifs à la gestion d’une entreprise. Par conséquent, il est composé d’une base de données unique permettant de stocker ou communiquer un grand nombre d’informations.
Il dispose, par exemple, d’un module de gestion des devis, des factures et des créances clients. Cet aspect est particulièrement efficace pour éditer des factures personnalisées ou se mettre à jour sur les potentiels retards de paiement. La totalité de la chaîne commerciale, allant du devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation. jusqu’aux bons de livraison, est assurée.Le module de gestion de la relation client permet d’optimiser la rentabilité de ses actions commerciales. Elle offre un suivi des clients précis avec une vraie connaissance de l’ensemble de ses prospects et des chantiers en cours.
Le module de gestion documentaire permet de centraliser les informations et les documents relatifs au fonctionnement interne de la société. Cette option favorise le travail collaboratif et rend les salariés et collaborateurs plus efficaces. Cela permet de répondre plus efficacement aux appels d’offres ou aux sollicitations d’éventuels clients. Il peut également s’agir d’un espace pour gérer le patrimoine documentaire de l’entreprise.
Idéal pour contourner les tâches comptables complexes, un logiciel permet de gérer instantanément la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. de l’entreprise et d’avoir une meilleure gestion des disponibilités de trésorerieEnsemble des liquidités disponibles au sein d’une entreprise, que ce soit en caisse ou en banque.. Avec un système d’information ERP, la gestion des stocks et des réapprovisionnements est également simplifiée.
Le secteur des ressources humaines y trouvera un soutien dans la gestion des plannings, du suivi des congés payés ou encore la modulation des heures de présence en fonction de chaque chantier en cours. Cette gestion du personnel interne peut être couplée avec le suivi des avancées des sous-traitants.
L’acquisition d’un logiciel ERP est particulièrement conseillée pour créer un environnement de travail agréable, avec un gain de productivité et une baisse des coûts d’exploitation. Dans le secteur des BTP, une vision globale est nécessaire et indispensable pour prendre les meilleures décisions et avancer les chantiers dans des conditions optimales. Les logiciels ERP permettent de centraliser les informations pour faciliter la gestion quotidienne de l’entreprise.
Un ERP pour une entreprise du BTP: comment faire le bon choix
Outre les logiciels les plus connus tels que Sage, SAP ou Oracle certains éditeurs indépendants ont fait le choix de développer des logiciels spécifiquement conçus pour les entreprises du bâtiment. Un chantier se déroulant en plusieurs étapes, un suivi minutieux des activités au long court est indispensable. Conducteurs de travaux, artisans, chef de chantier, architectes, BIM manager, agent de maintenance, la multitude d’acteurs en jeu demande d’avoir une solution efficace pour communiquer avec chaque interlocuteur. Cela est rendu possible grâce à des modules adaptés à la gestion des travaux que l’on retrouve par exemple chez iXBAT, Everwin GX-BTP ou encore KETYS.
Dans les outils clefs à retenir, l’ERP permet notamment:
– Le suivi de la rotation du matériel. La base de donnée est alimentée selon les besoins du BTP : nombre de banche, type de grue, disponibilité des chargeurs, matériel roulant etc. On peut ainsi connaître son taux d’utilisation, le nombre de pannes et autres informations quantitatives permettant une optimisation des ressources
– Le suivi de la main d’œuvre. Le nombre de personnes nécessaires sur un chantier, le nombre d’heures travaillées, les compétences des employés et leur disponibilités.
– Des indicateurs santé et sécurité. Les normes en vigueurs, les habilitations, les arrêts de chantier, les incidents.
– La mise en place d’un SAV. En sachant exactement les interventions qui ont eu lieu sur un chantier, il est plus facile de remédier à un besoin d’assistance.
Pour choisir l’ERP qui conviendra le mieux à votre entreprise, vous devez vous poser les bonnes questions: “Quels sont mesAcronyme pour l’anglais Manufacturing Execution System, soit la Gestion des Processus Industriels. C’est à dire un système informatique dont les objectifs sont d’abord de collecter en temps réel les données de production de tout ou partie d’une usine ou d’un atelier. besoins actuels?”, “Quels sont mesAcronyme pour l’anglais Manufacturing Execution System, soit la Gestion des Processus Industriels. C’est à dire un système informatique dont les objectifs sont d’abord de collecter en temps réel les données de production de tout ou partie d’une usine ou d’un atelier. objectifs de croissance?”, “Quelles fonctionnalités sont incontournables?”, “Quelles tâches me prennent le plus de temps dans ma gestion administrative?”, “Quel est mon budget?”
Les logiciels iXBAT, Everwin GX-BTP et KETYS incluent les fonctionnalités suivantes:
– Saisie des devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation.
– Gestion des Appels d’Offres
– Facturation
– Gestion des achats et approvisionnement (commandes fournisseurs, bons de réception, de livraison)
– Suivi des stocks
– Planification chantiers
Pour mener la réflexion plus loin et aborder des thématiques de rentabilité financière, gestion des marges, économies d’échelle, réduction des coûts, certains éditeurs proposent aussi des tableaux de bord détaillés sur votre activité qui vous permettront de présenter des analyses pertinentes et d’accélérer la prise de décision.
En terme de solution technique, les trois éditeurs se situent sur des marchés similaires. iXBAT met en avant le fait qu’une offre SaaS permet de lisser les coûts d’exploitations, de se décharger des problèmes d’infrastructures informatiques tout en bénéficiant d’un accès 24h/24 7j/7. Il est le premier éditeur majeur des ERP BTP à avoir décroché le label TRUXT, label européen qui garantit la capacité opérationnelle des prestataires informatiques auprès de leurs clients et partenaires.
Idem pour Everwin dont l’hébergementMise à disposition d’espace de stockage sur un serveur. en France (chez IBM) dans un centre à dimension industrielle avec raccordement au réseau Internet permet la gestion de la sécurité et de la confidentialité des données. La maintenance corrective et évolutive du logiciel SaaS est prise en charge par les techniciens et les ingénieurs R&D d’Everwin.
KETYS a pour objectif un « client léger » accessible en tout temps à partir d’un simple navigateur et les applications ne nécessitent aucune installation logicielle sur les postes clients, reposant sur la base d’un serveur de données en un lieu unique. L’offre « FULL WEB NATIF » a été développée sur la base d’outils de développement open sourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs. utilisés par une large communauté d’utilisateurs à travers le monde.
Nous ne cesserons de le répéter mais le meilleur ERP n’est pas celui qui possède le plus de fonctionnalités mais celui qui s’adapte le mieux à vos besoins et cela est d’autant plus vrai dans le domaine de la construction.
Éprouvé par le plus grand nombre d’utilisateurs et présent sur tous les corps de métier, SAGE est un éditeur de progiciel de gestion intégrée qui possède aussi sa version BTP. Sage Batigest Connect remplace désormais Sage Batigest i7 avec une capacité de stockage de données plus importante, une interface plus moderne et une rapidité d’exécution inégalée.
Sage Batigest Connect propose des fonctionnalités qui vont de la création des devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation. jusqu’au suivi de vos chantiers en passant par la facturation.
Des modules performants permettent l’organisation des documents de ventes en niveaux (tranches, phases, lots), des grilles de saisie paramétrable et même une connexion au simulateur des éco-primes (RGE) pour vous permettre de faire les bons choix et de prendre de l’avance en terme de RSERéseau Social d’Entreprise.. Autre outil très pratique, l’import au format BIMétré qui facilite l’échange du bordereau des travaux entre la maîtrise d’œuvre et les entrepreneurs et une transmission de l’information à l’architecte sans ambiguïté. Cela est particulièrement apprécié et démontre votre professionnalisme auprès de vos interlocuteurs.
Secondaire mais pratique pour personnaliser ses réponses aux appels d’offre, Sage Batigest Connect permet une mise en page de type traitement de texte directement dans le logiciel (police, couleur, alignement, insertion d’images, correcteur orthographique) et une grande liberté de saisie (ouvrages non référencés, saisie de textes libres, ajouts d’avenants etc).
Pour la gestion des devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation., l’ERP vous permet de centraliser fichiers clients, fournisseurs et sous-traitants. Il vous permets aussi de créer votre propre bibliothèque d’ouvrages, articles, engins, main-d’œuvre, fournitures… Tous vos tarifs sont personnalisables et les taux de TVA du BTP sont pris en compte.
Pour un suivi de chantier et une gestion de stock au plus près de votre activité, Sage Batigest Connect vous donne les outils pour visualiser rapidement le stock par chantier et mouvements inter-stocks, le suivi de consommation sur chantier et les seuils de sécurité-roulement ainsi que la gestion du Prix d’Achat Moyen Pondéré (PAMP).
Concernant son prix, SAGE fonctionne selon un abonnement mensuel ou annuel qui va de 360 euros par an pour un utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. à 8256 euros par an pour 50 utilisateurs.
Et pour pousser encore plus loin la gestion intégrée de votre entreprise et ajouter par exemple l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. de la facturation, la gestion à l’affaireTransaction commerciale qui commence par une négociation et débouche sur la conclusion d’un contrat. ou l’information en temps réel sur les dépenses et le contrôle des marges vous pouvez opter pour Sage 100 Multi DevisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation. Entreprise.
LSE, éditeur français depuis 25 ans
Éditeur français de logiciels de gestion pour le BTP depuis plus de 25 ans, LSE se divise en 9 solutions : LSE BTP eXtend, LSE SAV eXtend, LSE Mobile Chantiers, LSE DécisionnelRelatif à une décision., LSE Bâtiment, LSE Business BTP, LSE Mobile Codes-Barres,LSE Compta eXtend et LSE Paye. Chaque métier d’une entreprise oeuvrant dans le domaine de la construction est représenté par un module et c’est à vous de définir quels salariés nécessitent un suivi de gestion facilité selon la taille de votre entreprise.
LSE BTP va s’adresser principalement aux techniciens, LSE Mobile Chantiers à ceux qui sont sur la route, LSE DécisionnelRelatif à une décision. aux managers, LSE Mobile Codes-Barres à la logistique et LSE Compta et LSE Paye au département comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. et aux ressources humaines.
Dans les fonctionnalités incontournables, on retrouve toujours le suivi de la relation client, la gestion des devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation. et des avenants, la facturation directe ou à l’avancement, la gestion des sous-traitants et co-traitants, la planification du chantier, la gestion du stock…
Mais LSE ne se contente pas de fournir le logiciel. Il vous accompagne aussi sur le choix des matériels et réseaux (et les fournis même si besoin), sur le paramétrage des modules et des maquettes personnalisées, sur la formation des utilisateurs, l’accompagnement au démarrage et l’assistance téléphonique.
En conclusion, une solution claire et 100% destinée aux acteurs du BTP.
Comment comparer les éditeurs entre eux
Pour une vision d’ensemble pertinente des différents éditeurs et des solutions qu’ils proposent, il faut pouvoir les comparer entre eux. Vous aurez sans doute l’impression que les fonctionnalités proposées se ressemblent, et vous aurez raison. La plupart des éditeurs, en tant que spécialistes de votre domaine d’activité, seront à même de répondre aux exigences de votre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné.. Après la définition de vos besoins, la question cruciale à soulever pour votre entreprise est: Quels sont les enjeux pour mon organisation de l’implantation d’un premier ou d’un nouvel ERP? Est-ce pour accompagner une croissance rapide ? Pour améliorer la réactivité de vos équipes ? Est-ce que les employés accueillent avec impatience ou avec réticence ce changement dans l’entreprise ? Sont-ils déjà habitués aux outils informatiques ou auront-ils besoin de formation régulière ? Selon votre diagnostic, vous aurez tendance à privilégier un ERP “prêt à l’emploi” ou au contraire, un éditeur dont vous vous sentez proche et dont la disponibilité sera un élément clef.
Un conseil: n’hésitez pas à les rencontrer! Après votre étude comparative et une fois que vous en avez présélectionné certains, entrez en contact avec leur représentant. Vous verrez tout de suite si ils sont à l’écoute de leurs futurs clients. Selon la taille de l’éditeur, la prise de contact est plus ou moins directe. iXBat et LSE disposent d’un formulaire de contact et d’un numéro de téléphone ainsi que Everwin qui met aussi en avant son réseau d’agences régionales. Ketys, entreprise à taille humaine, affiche directement le numéro de portable du directeur commercial tandis Sage combine chat en ligne et numéro de téléphone débouchant sur un répondeur à choix multiples.
Ensuite, prenez le temps de tester leur démo. C’est ainsi que vous saurez si le logiciel répond à votre cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné.. D’un premier coup d’oeil, analysez l’ergonomieThéorie qui a pour but d’améliorer l’interaction homme-machine via une interface facile d’utilisation. du logiciel. Dressez la liste des opérations que vous souhaitez réaliser et testez les une par une. Notez le nombre de fonctionnalités, non pas offertes par le logiciel, mais que vous allez effectivement utiliser. Et surtout, posez vous la question de savoir si la version d’essai est intuitive ou non. Si vous éprouvez déjà des difficultés à prendre en main le logiciel, nul doute que l’implémentation n’en sera que plus compliquée. Par ailleurs, n’hésitez pas à demander le nombre de références disponibles chez l’éditeur. Au fil de la discussion et une fois qu’il aura mieux cerné vos attentes, le commercial pourra peut être vous orienter sur une autre version, plus en adéquation avec vos besoins. Par exemple, Sage Batigest Connect se décline en version premium, Everwin GX-BTP s’accompagne de solutions pour géomètres et architectes et LSE s’articule autours de modules distincts les uns des autres.
Enfin, pour s’assurer de la pérennité de l’éditeur, comparez leur ancienneté, leur activité et leur ancrage sur le marché. Un ERP doit s’inscrire durablement dans votre stratégie d’entreprise; en changer tous les deux ou cinq ans coûte cher! Demandez leur comment ils fonctionnent, la taille de leur équipe de développement, de soutien, de maintenance. Font-ils des formations sur site ou à distance ? Ont-il un portail client, un contact dédié, une hotline? Renseignez vous sur les fréquences de mises à jour. Sage Batigest évolue constamment et vous proposera régulièrement des updates mais peut être avez-vous plutôt besoin d’une solution qui évolue selon vos critères à vous et avec un technicien présent sur site pour vous guider pas à pas dans les améliorations.
Une dernière possibilité pour avoir un retour sur expérience des différents éditeurs: leurs clients. Sage, iXbat, Ketys, tous ont une section “références” ou “témoignages” sur leur site internet. Bien entendu, ils mettent en avant des clients satisfaits mais cela vous donne une idée du type d’entreprise qui utilise leur solution et peut être avez-vous déjà des contacts dans ces entreprises là qui pourront vous donner conseils et recommandations.
