SommaireLa gestion d’une entreprise dans le bâtiment est souvent fastidieuse et complexe. Vous souhaitez établir une stratégie pérenne pour gagner en compétitivité ? C’était sans compter sur un logiciel ERP et ses différentes fonctionnalités pour mieux gérer votre entreprise.
Entreprises du bâtiment : vers une stratégie d’automatisation
Également connu sous l’appellation PGI (Progiciel de gestions intégrées), un logiciel ERP peut être défini par une pluralité de modules indépendants déposés sur une base de données commune.
En d’autres termes, un logiciel ERP est un outil indispensable pour automatiser certaines opérations inhérentes au bon fonctionnement d’une entreprise, a fortiori dans les BTP. Une société spécialisée dans ce secteur doit, en effet, gérer un nombre exponentiel de documents dans un laps de temps très limité. Édition des devis, gestion des plannings, communication des dossiers, transmission des fiches de paie.
Connue pour être un secteur particulièrement dynamique, la gestion d’une entreprise de BTP est parfois difficile au vu du nombre important de ses intervenants. Aussi, ce secteur est particulièrement exposé à une multiplicité de tâches souvent répétitives et chronophages.
Un logiciel ERP est un outil accessible à tous, d’une prise en main rapide, permettant d’automatiser certaines fonctions relatives à la comptabilité, aux ressources humaines, à la gestion documentaire ou à la relation au client…
Un logiciel ERP est accessible à chaque membre d’une entreprise pour le soutenir dans ses responsabilités. Idéal pour réaliser des économies durables, ce type de logiciel repose sur des modules personnalisables qui seront réactualisés à chaque évolution des lois et des règlements en vigueur.
Logiciels ERP : une multitude de fonctions au service de l’entreprise
Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) permet de soutenir les différents métiers relatifs à la gestion d’une entreprise. Par conséquent, il est composé d’une base de données unique permettant de stocker ou communiquer un grand nombre d’informations.
Il dispose, par exemple, d’un module de gestion des devis, des factures et des créances clients. Cet aspect est particulièrement efficace pour éditer des factures personnalisées ou se mettre à jour sur les potentiels retards de paiement. La totalité de la chaîne commerciale, allant du devis jusqu’aux bons de livraison, est assurée.Le module de gestion de la relation client permet d’optimiser la rentabilité de ses actions commerciales. Elle offre un suivi des clients précis avec une vraie connaissance de l’ensemble de ses prospects et des chantiers en cours.
Le module de gestion documentaire permet de centraliser les informations et les documents relatifs au fonctionnement interne de la société. Cette option favorise le travail collaboratif et rend les salariés et collaborateurs plus efficaces. Cela permet de répondre plus efficacement aux appels d’offres ou aux sollicitations d’éventuels clients. Il peut également s’agir d’un espace pour gérer le patrimoine documentaire de l’entreprise.
Idéal pour contourner les tâches comptables complexes, un logiciel permet de gérer instantanément la comptabilité de l’entreprise et d’avoir une meilleure gestion des disponibilités de trésorerie. Avec un système d’information ERP, la gestion des stocks et des réapprovisionnements est également simplifiée.
Le secteur des ressources humaines y trouvera un soutien dans la gestion des plannings, du suivi des congés payés ou encore la modulation des heures de présence en fonction de chaque chantier en cours. Cette gestion du personnel interne peut être couplée avec le suivi des avancées des sous-traitants.
L’acquisition d’un logiciel ERP est particulièrement conseillée pour créer un environnement de travail agréable, avec un gain de productivité et une baisse des coûts d’exploitation. Dans le secteur des BTP, une vision globale est nécessaire et indispensable pour prendre les meilleures décisions et avancer les chantiers dans des conditions optimales. Les logiciels ERP permettent de centraliser les informations pour faciliter la gestion quotidienne de l’entreprise.
Un ERP pour une entreprise du BTP: comment faire le bon choix
Outre les logiciels les plus connus tels que Sage, SAP ou Oracle certains éditeurs indépendants ont fait le choix de développer des logiciels spécifiquement conçus pour les entreprises du bâtiment. Un chantier se déroulant en plusieurs étapes, un suivi minutieux des activités au long court est indispensable. Conducteurs de travaux, artisans, chef de chantier, architectes, BIM manager, agent de maintenance, la multitude d’acteurs en jeu demande d’avoir une solution efficace pour communiquer avec chaque interlocuteur. Cela est rendu possible grâce à des modules adaptés à la gestion des travaux que l’on retrouve par exemple chez iXBAT, Everwin GX-BTP ou encore KETYS.
Dans les outils clefs à retenir, l’ERP permet notamment:
– Le suivi de la rotation du matériel. La base de donnée est alimentée selon les besoins du BTP : nombre de banche, type de grue, disponibilité des chargeurs, matériel roulant etc. On peut ainsi connaître son taux d’utilisation, le nombre de pannes et autres informations quantitatives permettant une optimisation des ressources
– Le suivi de la main d’œuvre. Le nombre de personnes nécessaires sur un chantier, le nombre d’heures travaillées, les compétences des employés et leur disponibilités.
– Des indicateurs santé et sécurité. Les normes en vigueurs, les habilitations, les arrêts de chantier, les incidents.
– La mise en place d’un SAV. En sachant exactement les interventions qui ont eu lieu sur un chantier, il est plus facile de remédier à un besoin d’assistance.
Pour choisir l’ERP qui conviendra le mieux à votre entreprise, vous devez vous poser les bonnes questions: “Quels sont mes besoins actuels?”, “Quels sont mes objectifs de croissance?”, “Quelles fonctionnalités sont incontournables?”, “Quelles tâches me prennent le plus de temps dans ma gestion administrative?”, “Quel est mon budget?”
Les logiciels iXBAT, Everwin GX-BTP et KETYS incluent les fonctionnalités suivantes:
– Saisie des devis
– Gestion des Appels d’Offres
– Facturation
– Gestion des achats et approvisionnement (commandes fournisseurs, bons de réception, de livraison)
– Suivi des stocks
– Planification chantiers
Pour mener la réflexion plus loin et aborder des thématiques de rentabilité financière, gestion des marges, économies d’échelle, réduction des coûts, certains éditeurs proposent aussi des tableaux de bord détaillés sur votre activité qui vous permettront de présenter des analyses pertinentes et d’accélérer la prise de décision.
En terme de solution technique, les trois éditeurs se situent sur des marchés similaires. iXBAT met en avant le fait qu’une offre SaaS permet de lisser les coûts d’exploitations, de se décharger des problèmes d’infrastructures informatiques tout en bénéficiant d’un accès 24h/24 7j/7. Il est le premier éditeur majeur des ERP BTP à avoir décroché le label TRUXT, label européen qui garantit la capacité opérationnelle des prestataires informatiques auprès de leurs clients et partenaires.
Idem pour Everwin dont l’hébergement en France (chez IBM) dans un centre à dimension industrielle avec raccordement au réseau Internet permet la gestion de la sécurité et de la confidentialité des données. La maintenance corrective et évolutive du logiciel SaaS est prise en charge par les techniciens et les ingénieurs R&D d’Everwin.
KETYS a pour objectif un « client léger » accessible en tout temps à partir d’un simple navigateur et les applications ne nécessitent aucune installation logicielle sur les postes clients, reposant sur la base d’un serveur de données en un lieu unique. L’offre « FULL WEB NATIF » a été développée sur la base d’outils de développement open source utilisés par une large communauté d’utilisateurs à travers le monde.
Nous ne cesserons de le répéter mais le meilleur ERP n’est pas celui qui possède le plus de fonctionnalités mais celui qui s’adapte le mieux à vos besoins et cela est d’autant plus vrai dans le domaine de la construction.
Éprouvé par le plus grand nombre d’utilisateurs et présent sur tous les corps de métier, SAGE est un éditeur de progiciel de gestion intégrée qui possède aussi sa version BTP. Sage Batigest Connect remplace désormais Sage Batigest i7 avec une capacité de stockage de données plus importante, une interface plus moderne et une rapidité d’exécution inégalée.
Sage Batigest Connect propose des fonctionnalités qui vont de la création des devis jusqu’au suivi de vos chantiers en passant par la facturation.
Des modules performants permettent l’organisation des documents de ventes en niveaux (tranches, phases, lots), des grilles de saisie paramétrable et même une connexion au simulateur des éco-primes (RGE) pour vous permettre de faire les bons choix et de prendre de l’avance en terme de RSE. Autre outil très pratique, l’import au format BIMétré qui facilite l’échange du bordereau des travaux entre la maîtrise d’œuvre et les entrepreneurs et une transmission de l’information à l’architecte sans ambiguïté. Cela est particulièrement apprécié et démontre votre professionnalisme auprès de vos interlocuteurs.
Secondaire mais pratique pour personnaliser ses réponses aux appels d’offre, Sage Batigest Connect permet une mise en page de type traitement de texte directement dans le logiciel (police, couleur, alignement, insertion d’images, correcteur orthographique) et une grande liberté de saisie (ouvrages non référencés, saisie de textes libres, ajouts d’avenants etc).
Pour la gestion des devis, l’ERP vous permet de centraliser fichiers clients, fournisseurs et sous-traitants. Il vous permets aussi de créer votre propre bibliothèque d’ouvrages, articles, engins, main-d’œuvre, fournitures… Tous vos tarifs sont personnalisables et les taux de TVA du BTP sont pris en compte.
Pour un suivi de chantier et une gestion de stock au plus près de votre activité, Sage Batigest Connect vous donne les outils pour visualiser rapidement le stock par chantier et mouvements inter-stocks, le suivi de consommation sur chantier et les seuils de sécurité-roulement ainsi que la gestion du Prix d’Achat Moyen Pondéré (PAMP).
Combien coûte Sage Batigest Connect ?
Le logiciel fonctionne sur abonnement, avec un tarif variant entre 360 € par an pour un utilisateur unique et 8 256 € par an pour une entreprise de 50 utilisateurs. Pour une gestion plus avancée, Sage 100 Multi Devis Entreprise permet d’automatiser la facturation et d’améliorer le contrôle des marges en temps réel.
LSE, éditeur français depuis 25 ans
Éditeur français de logiciels de gestion pour le BTP depuis plus de 25 ans, LSE se divise en 9 solutions : LSE BTP eXtend, LSE SAV eXtend, LSE Mobile Chantiers, LSE Décisionnel, LSE Bâtiment, LSE Business BTP, LSE Mobile Codes-Barres,LSE Compta eXtend et LSE Paye. Chaque métier d’une entreprise oeuvrant dans le domaine de la construction est représenté par un module et c’est à vous de définir quels salariés nécessitent un suivi de gestion facilité selon la taille de votre entreprise.
LSE BTP va s’adresser principalement aux techniciens, LSE Mobile Chantiers à ceux qui sont sur la route, LSE Décisionnel aux managers, LSE Mobile Codes-Barres à la logistique et LSE Compta et LSE Paye au département comptabilité et aux ressources humaines.
Dans les fonctionnalités incontournables, on retrouve toujours le suivi de la relation client, la gestion des devis et des avenants, la facturation directe ou à l’avancement, la gestion des sous-traitants et co-traitants, la planification du chantier, la gestion du stock…
Mais LSE ne se contente pas de fournir le logiciel. Il vous accompagne aussi sur le choix des matériels et réseaux (et les fournis même si besoin), sur le paramétrage des modules et des maquettes personnalisées, sur la formation des utilisateurs, l’accompagnement au démarrage et l’assistance téléphonique.
En conclusion, une solution claire et 100% destinée aux acteurs du BTP.
Comment comparer les éditeurs ERP du bâtiment ?
Pour obtenir une vision d’ensemble pertinente des éditeurs ERP et des solutions qu’ils proposent, il est essentiel de les comparer de manière approfondie. À première vue, les fonctionnalités peuvent sembler similaires d’un éditeur à l’autre, et c’est normal : la plupart des solutions ERP du bâtiment sont conçues pour répondre aux exigences spécifiques de votre secteur. Toutefois, le choix de votre logiciel ne doit pas uniquement reposer sur la liste des fonctionnalités proposées.
Une fois vos besoins clairement définis, posez-vous la question cruciale : Quels sont les enjeux pour mon entreprise lors de l’implantation d’un nouvel ERP ? Est-ce un levier pour accompagner une forte croissance ? Un moyen d’améliorer la réactivité de vos équipes ? Comment vos collaborateurs perçoivent-ils ce changement : avec enthousiasme ou réticence ? Ont-ils déjà une aisance avec les outils numériques, ou nécessitent-ils une formation régulière ?
Selon votre diagnostic, vous pourrez privilégier un ERP clé en main ou au contraire, un éditeur offrant une forte proximité et une disponibilité accrue pour un accompagnement sur-mesure.
Rencontrer les éditeurs et tester leur réactivité
Un conseil : prenez contact directement avec les éditeurs ! Après votre étude comparative et une présélection de solutions, échangez avec leurs représentants. Ce premier contact vous permettra d’évaluer leur écoute et leur engagement.
Selon la taille de l’éditeur, les modalités de contact varient :
- iXBat et LSE proposent un formulaire en ligne et un numéro de téléphone.
- Everwin mise également sur un réseau d’agences régionales pour plus de proximité.
- Ketys, entreprise à taille humaine, affiche directement le numéro de portable de son directeur commercial.
- Sage combine un service de chat en ligne et un standard téléphonique avec options multiples.
Ces premiers échanges sont cruciaux : un éditeur réactif et à l’écoute dès le début du processus aura plus de chances d’offrir un support client efficace à long terme.
Tester la démo et évaluer l’ergonomie
Ne vous arrêtez pas à une simple démonstration commerciale : prenez le temps d’expérimenter la version d’essai. Cette étape est indispensable pour vérifier que le logiciel répond réellement aux besoins de votre cahier des charges.
Lors de votre test, évaluez :
- L’ergonomie de l’interface : la navigation est-elle fluide et intuitive ?
- Les fonctionnalités réellement utiles : combien d’options allez-vous exploiter au quotidien ?
- La prise en main : si vous éprouvez des difficultés dès la première utilisation, l’implémentation risque d’être complexe.
N’hésitez pas à demander des références clients à l’éditeur : après avoir cerné vos besoins, il pourra vous orienter vers une version plus adaptée. Par exemple, Sage Batigest Connect existe en version premium, Everwin GX-BTP propose des solutions spécifiques pour géomètres et architectes, tandis que LSE fonctionne avec des modules indépendants et complémentaires.
Vérifier la pérennité de l’éditeur
Investir dans un ERP est une décision stratégique à long terme. Changer de solution tous les 2 à 5 ans représente un coût élevé, tant en termes financiers que de formation. Il est donc primordial de s’assurer de la stabilité et de la fiabilité de l’éditeur.
Posez des questions sur :
- L’ancienneté et la solidité financière de l’éditeur.
- La taille des équipes en charge du développement, du support et de la maintenance.
- Les services après-vente : formations sur site ou à distance, hotline, portail client dédié.
- La politique de mises à jour : par exemple, Sage Batigest propose des évolutions régulières, tandis que d’autres solutions privilégient un accompagnement personnalisé pour adapter l’ERP aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
S’appuyer sur les retours d’expérience
Enfin, pour vous faire une idée concrète de l’efficacité d’un ERP, renseignez-vous sur les avis clients. La plupart des éditeurs disposent d’une section “Références” ou “Témoignages” sur leur site internet. Bien qu’ils ne mettent en avant que des avis positifs, ces témoignages vous donneront une idée des entreprises qui utilisent la solution.
Si possible, échangez directement avec des professionnels ayant fait le même choix que vous : leur retour d’expérience vous apportera un éclairage précieux sur les forces et limites de chaque solution ERP.
